Comment rédiger un procès verbal du conseil: résumé pour les secrétaires

Un procès verbal de conseil d’administration est un document qui comprend les performances actuelles et les objectifs de développement d’une entreprise et qui est distribué parmi les membres du conseil avant une réunion du conseil. C’est essentiellement un document de référence détaillant des informations sur les points mentionnés dans l’ordre du jour du conseil, les procès-verbaux de la réunion ou le rapport du directeur exécutif.

Les rapports du conseil d’administration ou les documents du conseil sont nécessaires pour qu’une entreprise prenne des décisions importantes sur son chemin de développement et sont particulièrement utiles lorsqu’un problème juridique survient.

Lisez cet article pour savoir comment rédiger un procès verbal de conseil d’administration et découvrez les meilleurs conseils pour rédiger un rapport pour le conseil d’administration.

Le but d’un rapport du conseil

En s’appuyant sur un rapport présenté lors de la réunion du conseil d’administration, les membres du conseil prennent des décisions essentielles qui définissent souvent le parcours de développement de l’entreprise. C’est pourquoi rédiger un procès verbal de réunion des membres du conseil est un élément essentiel de la préparation de la réunion du conseil.

Voici les principales raisons de le faire :

• Informer les membres du conseil de la performance de l’entreprise. Fournir des détails sur la façon dont l’entreprise se porte est la principale raison de rédiger un procès verbal de conseil d’administration. Lors des réunions du conseil, les membres du conseil peuvent voir quels objectifs de l’entreprise ont été accomplis et lesquels n’ont pas été atteints depuis la dernière réunion du conseil.
• Le comité d’audition rend compte des tâches particulières. Souvent, les membres du conseil sont affectés à des comités du conseil en fonction de leurs compétences et doivent remplir certaines tâches ou mener des recherches sur une question particulière avant une réunion du conseil. La rédaction d’un procès verbal de réunion doit figurer dans le rapport du conseil afin que les membres du conseil puissent suivre le progrès.
• L’amorce de la discussion. Au début d’une réunion du conseil d’administration, un directeur exécutif présente un rapport du conseil. Grâce à cela, il attire l’attention sur les progrès et les échecs de l’entreprise et soulève des points importants nécessitant une discussion. Ainsi, les membres du conseil peuvent poser des questions ou demander plus de détails pour se préparer à la prochaine réunion du conseil.
• Instiller aux membres du conseil d’administration un sens d’enthousiasme. Lorsque les membres du comité lisent des rapports, cela crée une atmosphère de réussite générale et inspire les membres du conseil à prendre des décisions de développement positives.

Structure du rapport du conseil

Le point clé pour apprendre à rédiger un procès verbal de conseil d’administration est de définir une structure claire.

La structure d’un rapport de conseil d’administration peut varier en fonction de son objectif. Cependant, un excellent procès verbal de conseil d’administration se compose généralement des éléments suivants :

• Titre. Énoncez le but principal du rapport en quelques mots.
• Table des matières. Créez une liste à puces pour les rapports plus volumineux.
• Introduction. Résumez brièvement de quoi parle ce rapport.
• Points clés à discuter. Écrivez des titres clairs pour tous les aspects importants du rapport.
• Aperçu des indicateurs clés de performance (KPI). Mettez en évidence les KPI pour une période particulière et mentionnez leur statut d’achèvement.
• Résumé. Analysez les informations présentées et mettre l’accent sur les actions qui ont été prises ou qui sont nécessaires.

Top 10 conseils pour rédiger un rapport du conseil d’administration

Apprenez à rédiger facilement un rapport du conseil d’administration d’une entreprise en suivant ces recommandations.

1. Créez un modèle de procès verbal de conseil d’administration

En investissant du temps dans la création d’un modèle de procès verbal de conseil d’administration, vous serez plus rapide dans la rédaction d’un procès verbal de réunion à l’avenir. De plus, l’écriture d’un rapport à l’image du conseil d’administration permet de créer un aspect corporatif d’un rapport au conseil d’administration. Cela permet à chaque membre du conseil d’administration de s’habituer à la structure particulière, de sorte qu’ils sachent à quoi s’attendre à chaque réunion du conseil d’administration.

2. Étudiez le public

La connaissance des compétences individuelles des membres du conseil d’administration aide à créer un rapport informatif dans un format clair et concis. Certains membres du conseil d’administration peuvent souvent être ignorants de certains aspects essentiels de l’industrie, bien qu’ils soient des professionnels dans leur domaine. Par exemple, un membre du conseil d’administration particulier qui est un expert financier peut avoir besoin d’une plus grande explication sur les mesures de marketing de l’industrie.

Assurez-vous que tous les points couverts dans la rédaction du procès verbal soient clairs pour chaque membre du conseil.

3. Assurez-vous que le conseil d’administration comprenne facilement le procès verbal.

Le langage simple est le conseil clé pour savoir comment rédiger un procès verbal  à un conseil d’administration. Il est essentiel que chaque membre du conseil comprenne les points principaux du rapport car ils l’utilisent pour prendre des décisions.

De plus, assurez-vous d’utiliser la langue que tous les membres du conseil comprennent. Fournissez des rapports traduits si nécessaire.

4. Fournissez des informations financières détaillées

Les statistiques et les chiffres ne fournissent pas toujours suffisamment d’informations claires pour saisir l’ensemble du tableau. Assurez-vous de présenter les états financiers clés de l’organisation et de les comparer au dernier rapport et aux résultats du marché dans son ensemble. Cela aidera les membres du conseil à prendre une décision bien considérée sur les prochaines décisions de l’entreprise.

5. Mettez en évidence les points positifs et négatifs.

Pour prendre une décision raisonnable, le conseil d’administration doit connaître l’état réel de l’entreprise. Ne montrer que de bons résultats trompe le conseil d’administration, ce qui influence considérablement les décisions clés.

Un excellent procès verbal de conseil d’administration inclut toujours des mauvaises nouvelles avec une explication détaillée des échecs.

6. Incluez des visuels

Il y a plus de chances que les membres du conseil lisent un rapport de conseil s’il comprend des infographies, des tableaux, des images ou des graphiques. Les graphiques facilitent la visualisation des informations complexes et cruciales lorsqu’elles sont présentées à l’aide de visuels. De plus, cela aide à rédiger un rapport professionnel pour le comité du conseil de manière plus engageante.

7. Posez des questions importantes

Le rôle des membres du conseil d’administration n’est pas seulement de prendre des décisions financières importantes. Ils apportent également leurs connaissances qui aident à faire croître l’entreprise. Utilisez donc efficacement leur professionnalisme et posez des questions auxquelles les membres du conseil peuvent répondre en fonction de leur expertise.

8. Assurez-vous que les indicateurs clés de performance sont faciles à atteindre et à examiner.

Mettez les indicateurs clés de performance (KPI) dans un tableau de bord afin que les membres du conseil d’administration puissent les consulter facilement et les comparer avec les progrès actuels. Cela aide les membres du conseil à prendre des décisions informées pour favoriser la croissance de l’entreprise.

9. Utilisez un logiciel de gestion de tableau

L’utilisation d’un logiciel de gestion du conseil d’administration est fortement recommandée pour ceux qui luttent contre la façon de rédiger rapidement et efficacement un procès verbal de conseil d’administration. Les portails du conseil automatisent la plupart des étapes, ce qui permet d’économiser considérablement du temps. De plus, les membres du conseil peuvent discuter de certains problèmes dans le logiciel, ce qui permet de garder les secrets d’entreprise plus privés. En outre, les portails du conseil permettent une édition en ligne de dernière minute, ce qui réduit la nécessité de réimprimer de nouvelles versions du rapport.

10. Respectez le temps du conseil.

Même le portail du conseil le plus clair et le plus concis nécessite du temps pour être examiné. Une journée ou deux ne sont pas suffisantes pour que les membres du conseil lisent un rapport du conseil et comprennent chaque point. Il vaut mieux envoyer un procès verbal de réunion au moins une ou deux semaines avant la réunion du conseil. De cette façon, chaque membre du conseil aura le temps de digérer les informations, de poser des questions et de faire des suggestions importantes pour la croissance de l’entreprise.

Utilisation du modèle de procès verbal du conseil

L’utilisation d’un modèle de procès verbal de conseil d’administration permet de gagner beaucoup de temps, ce qui est particulièrement important si les membres du conseil se réunissent chaque mois.

La meilleure recommandation pour rédiger un procès verbal mensuel du conseil est de créer un modèle à utiliser pour toutes les réunions futures.

Cependant, c’est encore plus facile à faire avec l’aide d’un logiciel de gestion du conseil d’administration car la plupart des fournisseurs proposent généralement de nombreux modèles, notamment un modèle de rapport du conseil d’administration, un modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration et un modèle d’ordre du jour de réunion du conseil d’administration.

Tabous lors de l’écriture d’un rapport à un conseil d’administration

Faire ce qui suit peut ruiner un rapport de conseil :

• Utilisation d’un langage technique compliqué. Les années d’expérience dans les affaires ne signifient pas que les membres du conseil ne s’ennuieront pas en lisant le jargon industriel sec et en étudiant les statistiques. Les informations importantes sont plus faciles à comprendre lorsqu’elles sont écrites à l’aide de mots courts et d’une structure claire.
• Oubli des visuels. Les images rendent les informations complexes plus faciles à comprendre et à mémoriser. Assurez-vous d’ajouter des graphiques, des graphiques et des tableaux.
• Envoi d’un rapport du conseil d’administration une heure avant la réunion. Lorsque quelqu’un est en retard pour une réunion, cela implique une attitude qui n’est pas très importante pour moi. Il en va de même pour la façon dont les rapports du conseil d’administration sont préparés et livrés. Envoyer un rapport aux membres du conseil d’administration une semaine ou deux semaines avant la réunion montre que l’auteur se soucie de leur examen de qualité.

Logiciel de gestion des conseils pour créer des rapports des conseils

Les portails de conseil offrent une réunion de conseil facilement planifiée, efficace et sans papier.

Avec un logiciel de gestion du conseil d’administration, les membres du comité peuvent rédiger un procès verbal de réunion en quelques minutes car la plupart des étapes sont automatisées.

• Téléchargez des volumes importants de données en quelques secondes via le téléchargement en vrac.
• Les modèles de rapport de conseil permettent une préparation rapide du rapport.
• Les options de personnalisation permettent de créer des rapports de tableau de bord personnalisés.
• Les membres du conseil peuvent communiquer à l’intérieur du logiciel et discuter de questions spécifiques avant la réunion.
• Il est possible de mener une réunion du conseil d’administration virtuelle via Zoom à partir du logiciel.

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Points clés

Un rapport de conseil résume tous les éléments essentiels sur la situation actuelle de l’entreprise, analyse les performances depuis la dernière réunion et soulève des questions pour le développement futur.

Il est important de rédiger un procès verbal de réunion de conseil d’administration pour tenir les membres du conseil informés des performances de l’entreprise, entendre les rapports des comités sur des questions particulières, initier des discussions importantes et donner aux membres du conseil un sentiment d’implication et d’enthousiasme.

Des conseils de haut niveau sur la façon d’écrire un exemple de procès verbal de conseil d’administration comprennent l’utilisation de modèles de rapport de conseil d’administration, la garantie que chaque membre du conseil comprend le rapport du conseil, la présentation des points positifs et des points négatifs et la fourniture d’informations financières globales.

En outre, il est important de choisir un format clair et concis lors de la création d’un rapport de conseil, ajouter des graphiques, des tableaux, des graphiques et des visuels et utiliser un logiciel de gestion du conseil pour une préparation plus rapide et plus efficace du rapport du conseil.

FAQ

Existe-t-il une différence entre les procès verbaux du conseil, du comité et du directeur?

En bref, oui. Le procès verbal du comité et celui du PDG font partie du PV général du conseil. Les comités écrivent des procès verbaux sur une certaine question à laquelle ils ont été invités à s’intéresser. Un directeur général fournit un procès verbal complet sur la performance de l’entreprise dans son ensemble. Un procès verbal de conseil résume les rapports des comités et le rapport du directeur.

Comment rédiger un procès verbal pour un conseil d’administration sans but lucratif?

La principale recommandation sur la façon de rédiger un procès verbal de conseil d’une organisation à but non lucratif est de résumer l’ensemble des activités de l’entreprise. En général, rédiger des procès verbaux de conseil à but non lucratif ne diffère pas beaucoup de l’écriture de procès verbaux de conseil à but lucratif. Cependant, il est tout aussi important de reconnaître les contributeurs et de joindre des photos et des rapports financiers.

Qui peut signer le procès verbal du conseil d’administration?

Un procès verbal de conseil d’administration est généralement signé par le président de la société. Cependant, en cas d’absence d’autorité pour un président pour signer un PV de conseil d’administration, au moins deux administrateurs de la société doivent le signer.