Comité ejecutivo: ¿Qué es y cómo maximizar su eficiencia?

Muchas corporaciones tienen oficinas en varias ubicaciones, con miembros de sus consejos de administración viviendo en todo el país e incluso en el extranjero. Dado que sus agendas suelen estar llenas, reunir a todos cada semana o mensualmente puede ser muy desafiante. Por eso tiene sentido mantener un comité permanente para tomar decisiones entre las reuniones del consejo.

Este equipo también es conocido como el comité ejecutivo. Aunque está formado por directivos de alto nivel, debe reportarse al consejo y seguir prácticas específicas que garanticen operaciones eficientes. Le invitamos a seguir leyendo para descubrir cómo maximizar el valor que un comité ejecutivo puede aportar a su organización.

¿Qué es el comité ejecutivo?

Un comité ejecutivo es un órgano permanente que trabaja en estrecha colaboración con el CEO o el Director Ejecutivo. Elegido por los miembros del consejo, puede reunirse con poco tiempo de anticipación y tiene el poder de actuar con urgencia en nombre de la junta para resolver cualquier crisis.

La lista de miembros del comité generalmente incluye los siguientes puestos:

• Presidente
• Vicepresidente
• Secretario
• Tesorero
• Los líderes de otros comités permanentes y grupos de trabajo ad hoc

El tamaño del comité directivo generalmente depende del alcance de sus responsabilidades y del tamaño de la propia organización. Los resultados de las reuniones del comité ejecutivo siempre deben estructurarse como actas y presentarse ante la junta directiva completa para su evaluación y aprobación.

Principales responsabilidades de un comité ejecutivo

Un comité ejecutivo actúa de acuerdo con los estatutos corporativos para maximizar la eficiencia de las operaciones diarias. Aquí hay un breve resumen de sus deberes, ya que cada comité tendrá diferentes responsabilidades, dependiendo de la industria y las necesidades de la empresa.

• Brindar dirección organizacional para la junta directiva completa y el CEO. El CEO puede resolver una gran variedad de problemas diarios; algunos deberes pueden ser cubiertos por grupos de trabajo ad hoc y comités permanentes; otros pueden ser manejados por el grupo que compone el comité ejecutivo, mientras que ciertas decisiones requieren la atención de la junta directiva completa. El comité debe decidir qué tareas corresponden a cada grupo para preparar la agenda de las reuniones de la junta.
• Evaluar el desempeño de los ejecutivos de nivel C. La junta contrata a los ejecutivos de nivel C para realizar tareas específicas y alcanzar ciertos objetivos. El comité ejecutivo puede supervisar cómo cumplen estas obligaciones para garantizar que los recursos de la empresa sean bien invertidos. Esto es necesario para revisar la compensación de los directivos y ajustarla en consecuencia.
• Nominar y seleccionar a los miembros de la junta. Los miembros de la junta pueden renunciar, jubilarse o las circunstancias pueden requerir aumentar el tamaño del consejo. Mediante la interacción diaria con varios gerentes, el comité ejecutivo puede hacer una lista de candidatos para el consejo y presentarlos para su aprobación en la próxima reunión.
• Asesorar al CEO y ejecutar el poder de la junta entre reuniones. El CEO tiene muchas tareas que realizar y decisiones que tomar. Contar con un grupo de expertos bien coordinado, que trabaje en estrecha colaboración con el CEO, ayuda a lograr una mayor agilidad operativa y a potenciar la capacidad de gestión de crisis.
• Tomar decisiones de emergencia. Las decisiones empresariales suelen tomarse después de una cuidadosa consideración y una amplia discusión, pero a veces se presentan con carácter de urgencia. En situaciones de emergencia, el comité ejecutivo puede actuar de inmediato y permitir que la junta completa juzgue más tarde si sus acciones fueron necesarias, correctas o justificadas.
• Ofrecer entrenamiento y desarrollo profesional para los ejecutivos. Se necesitan líderes para dirigir a la organización en la dirección correcta. Y dado que los líderes se hacen, no nacen, los miembros de la junta siempre deben tener nuevos horizontes a los que aspirar, de lo contrario, podrían convertirse en simples manos levantadas para dar su aprobación. El comité puede supervisar programas de capacitación individualizados para los miembros del consejo, con el objetivo de garantizar que el liderazgo sea efectivo.

Algunas de estas tareas son continuas, algunas son periódicas y otras solo deben hacerse un par de veces al año. La frecuencia con que se reúne el comité ejecutivo está dictada por las necesidades comerciales de la empresa. Una vez al trimestre, varias veces a la semana o tal vez de manera ad hoc, es algo que la entidad debe decidir considerando las funciones del comité ejecutivo.

Pero recuerde, hay ciertas acciones que un comité ejecutivo nunca debería tener permitido hacer:

• Modificar los estatutos. Cualquier cambio en los estatutos debe ser comunicado a la junta directiva completa y aprobado por sus miembros. De lo contrario, se podría concentrar demasiado poder en manos de un pequeño grupo de personas.
• Elegir o remover miembros de la junta. Tales decisiones deben ser tomadas únicamente por la junta completa.
• Contratar o despedir a los ejecutivos de nivel C. Los motivos para realizar este tipo de movimiento deben presentarse ante la junta directiva completa y ser aprobados por ellos.
• Cambiar el presupuesto. Es tarea del consejo completo planificar o ajustar el presupuesto, ya que estas decisiones afectan a toda la empresa. Puede ser tentador dejar la responsabilidad al jefe de finanzas, que también actúa como tesorero y forma parte del comité ejecutivo, pero hacerlo podría tener consecuencias indeseables a largo plazo.
• Cambiar la estructura de la empresa. Buscar una fusión o adquisición, crear un nuevo departamento, reorganizar la estructura existente o cerrar la empresa: cualquiera de estas decisiones requiere la atención de la junta directiva completa.

En resumen, un comité ejecutivo puede ser una herramienta muy influyente para optimizar los flujos de trabajo de su organización. Sin embargo, establecer un comité ejecutivo solo por el hecho de hacerlo no es recomendable. Primero debe asegurarse de que sus futuros roles y responsabilidades estén claramente definidos y que esté completamente equipado para abordar los problemas que surjan en la empresa.

Cómo maximizar la eficiencia de un comité ejecutivo

Suponga que creó un comité ejecutivo y había estado funcionando muy bien, hasta que dejó de hacerlo. ¿Qué debería hacer si se da cuenta de que las reuniones de la junta se convirtieron en una mera formalidad, el comité ejecutivo se volvió un círculo cerrado y el resto del consejo se siente menos valorado y no contribuye tanto como debería?  A continuación verá cinco pasos de sentido común que toda organización debería tomar para aumentar la eficiencia de sus actividades del comité ejecutivo:

• Comience con una discusión sincera. Hable con el CEO, el comité y la junta directiva completa. ¿Los miembros del consejo se sienten profundamente involucrados en los asuntos de la empresa o permitieron que el comité ejecutivo se convirtiera en un grupo elitista que no puede ser removido del poder? En ese caso, es hora de reconstruir la estructura de la junta y reemplazar al comité (si aún tiene el poder de hacerlo, por supuesto…).
• Discuta la reconstrucción de la estructura durante la próxima reunión. Discuta lo que cada miembro del consejo piensa que el comité debería estar haciendo y si actualmente cumple con sus responsabilidades. Estas conversaciones ayudan a descubrir los motivos detrás de la irritación o inacción de los miembros de la junta, así como a resolver cualquier conflicto potencial.
• Analice sus estatutos. Seamos honestos, ¿cuántas veces ha leído los estatutos de su empresa? ¿Quizás hay una cláusula que prohíbe a cualquier persona que no sean los altos funcionarios servir en el comité ejecutivo? ¿O tal vez sus demandas socavan la operación eficiente de sus departamentos?
• Coma un elefante por bocado. Si es posible, intente aumentar el tamaño de la junta y agregue sangre fresca del cuerpo gerencial. Estos nuevos miembros traerán ideas frescas a la mesa y ayudarán a llevar a la empresa en la dirección correcta. Además, esto podría darle suficientes votos para eliminar a los miembros del comité ejecutivo que tienen demasiado poder.
• Tome notas claras de lo que hace cada miembro del consejo. Esto sirve para muchos propósitos a la vez, desde monitorear el progreso del trabajo en fuerzas de tareas específicas, hasta destacar el impacto de este o aquel miembro de la junta que esté cumpliendo con entusiasmo -o descuidando- sus deberes. Leer las actas de las reuniones del comité ejecutivo también es mejor opción antes que intercambiar correos electrónicos interminables.

El último punto es donde entra la tecnología. El software de gestión de reuniones del comité ejecutivo y consejo de administración es un instrumento imprescindible que mantiene organizados todos los documentos, apoya discusiones transparentes, garantiza el cumplimiento de los estatutos y permite que la toma de decisiones sea rápida cuando se necesite.

En la nueva realidad del trabajo remoto, es esencial implementar este tipo de software para garantizar que no se pasen por alto detalles importantes, que todas las decisiones del consejo sean seguidas por todos los miembros y que puedan comunicarse fácilmente dónde y cuando sea necesario. Además, permite a la empresa almacenar y compartir documentos esenciales de manera segura.

Preguntas frecuentes sobre el Comité Ejecutivo

¿Cuál es el papel del Comité Ejecutivo?

El papel del Comité Ejecutivo es proporcionar liderazgo, establecer metas y objetivos, y tomar decisiones importantes en nombre de la organización. También es responsable de supervisar la implementación de las políticas y estrategias acordadas.

¿Cuál es la diferencia entre el Comité Ejecutivo y el Consejo de Administración?

El Comité Ejecutivo es responsable de la gestión diaria de la organización y la implementación de las decisiones tomadas, mientras que el Consejo de Administración es responsable de tomar decisiones estratégicas y supervisar las actividades del Comité Ejecutivo. El Consejo de Administración está compuesto por accionistas, directivos y otros miembros designados.

¿Cómo se lleva a cabo la comunicación entre el Comité Ejecutivo y otros departamentos?

La comunicación entre el Comité Ejecutivo y otros departamentos se realiza a través de reuniones periódicas, informes de progreso, presentaciones y comunicación directa. Los líderes de los diferentes departamentos informan al Comité Ejecutivo sobre el estado de las operaciones y los desafíos que enfrentan.