Comparatif de logiciel pour les conseils d’administration 

Board software	Description
1. iDeals Board	Die iDealsBoard Management Software ist mit verschiedenen Betriebssystemen kompatibel, obwohl sie hauptsächlich für iPad-Benutzer maßgeschneidert ist. Eine Board Meeting App ermöglicht eine Synchronisierung der Daten, sobald eine Internetverbindung hergestellt ist. Die iDeals-Software sticht unter den Anbietern von paperless Board Meetings Software hervor, da sie sowohl als klassische On-Premise-Anwendung als auch als Cloud-basierte App auf Microsoft Azure verfügbar ist. Plus d'informations
2. Diligent	Le logiciel de direction de Diligent est une combinaison puissante d’outils d’analyse de conseil d’administration pour l’analyse de rapports et l’extraction d’informations précieuses. Le logiciel pour la gestion des conseils d’administration offre une vision parfaite de quand et comment les utilisateurs accèdent aux documents d’affaires. Le logiciel dispose également d’un excellent outil de recherche pour trouver le document nécessaire en quelques clics. Un board portal software efficace.
3. DiliTrust	DiliTrust Governance Suite est une solution complète de gestion de la gouvernance d’entreprise conçue pour optimiser la gestion des processus de gouvernance, des risques et de la conformité. Elle offre des outils avancés pour la gestion des réunions, la collaboration sécurisée, la gestion des documents et des politiques, ainsi que le suivi des décisions clés. Avec le board software DiliTrust Governance Suite, les entreprises peuvent renforcer leur efficacité opérationnelle tout en assurant la conformité réglementaire et en optimisant la communication au sein du conseil d’administration et de l’ensemble de l’entreprise.
4. Azeus Convene	Azeus Convene est un logiciel de conseil d’administration abordable et riche en fonctionnalités développé par le principal fournisseur de services informatiques Azeus. Il offre tous les outils essentiels de collaboration et de gestion des documents du conseil, ainsi que des notifications push et des annotations. Les votes sont également possibles avec ce logiciel. Un board of directors software compplet.
5. iBabs	Le portail de direction iBabs est l’un des principaux board portal software en Europe. Tous les serveurs d’iBabs sont situés en Europe. Parmi les clients de ce fournisseur, on compte de nombreuses banques et autres institutions financières, ce qui permet aux nouveaux utilisateurs de bénéficier des normes de sécurité les plus élevées.

Qu’est-ce qu’un Board Portal ?

Un portail de direction est défini comme un outil numérique qui simplifie les réunions du conseil d’administration et améliore leur efficience. Un portail de direction est également appelé logiciel de gestion du conseil d’administration ou board management software. À l’origine, le portail de direction a été développé pour permettre au comité exécutif de planifier efficacement le développement stratégique de l’entreprise ou de discuter de questions critiques.

De nos jours, le logiciel de portail du conseil d’administration peut être utilisé non seulement par les cadres supérieurs du conseil d’administration, mais aussi par tous les membres de l’équipe pour conduire des réunions, partager des documents pertinents, fixer des objectifs pour une période spécifique, définir des tâches et contrôler leur exécution.

Comment choisir un logiciel de gestion du conseil d’administration ?

Lors du choix d’un fournisseur de logiciel de gestion du conseil d’administration, il est important de s’assurer que les fonctionnalités proposées répondent aux besoins de votre entreprise. ce paramètre est crucial pour les entreprises de toutes tailles, de tous pays et de toutes industries. Voici six étapes à suivre pour choisir un board management software :

• Définissez les besoins de votre entreprise. Qui utilisera le board of directors software ? À quelle fréquence l’entreprise utilisera-t-elle le portail de direction ? Quels processus la solution logicielle devrait-elle couvrir ?
• Identifiez les fonctionnalités essentielles pour la gestion des réunions du conseil d’administration que votre entreprise utilisera fréquemment : vote en direct, échange de documents, comptes rendus de réunion, etc.
• Établissez une fourchette budgétaire que votre entreprise est prête à investir dans un board portal software.
• Élaborez une liste des meilleurs logiciels de conseil d’administration répondant aux critères énoncés aux points 1 à 3.
• Réduisez la liste aux 10 meilleurs fournisseurs et recueillez des données supplémentaires à leur sujet, telles que les avis sur les board collaborative software dans les forums, les médias sociaux et autres plateformes. Comparez les logiciels de gestion du conseil d’administration en fonction des commentaires des clients.
• Sélectionnez les trois meilleurs portails de direction, entrez en contact avec leurs représentants et souscrivez à une version d’essai gratuite pour déterminer lequel répond le mieux à vos besoins.

Prenez le temps d’établir des listes, de rechercher des expériences de première main et d’évaluer l’efficacité de la solution choisie étape par étape. Ceci est particulièrement important pour les grandes entreprises, car elles doivent former de nombreux employés, et un échec pourrait entraîner le gaspillage de dizaines d’heures de travail.

Critères de sélection pour les logiciels de conseil d’administration :

Un portail de direction est un outil de collaboration universel qui peut offrir une plus grande commodité aussi bien au conseil d’administration qu’aux employés, à condition de faire le bon choix. Voici les trois critères à prendre en compte lors de la sélection d’un board portal software :

1. Options de déploiement du logiciel de portail de direction :

• Portail de direction en tant que service (SaaS)

Le SaaS permet d’accéder au logiciel de gestion des réunions du conseil d’administration via Internet en fonction des besoins, on parle d’online board portal. L’utilisateur ne paie que pour l’utilisation effective du logiciel, sans qu’il soit nécessaire d’installer un logiciel spécifique de gestion du conseil d’administration ni d’acheter des licences individuelles.

• Portail de direction auto-hébergé

Une alternative au SaaS est un logiciel de portail de direction auto-hébergé. Avec cette approche, une entreprise possède le logiciel de gestion du conseil d’administration : chaque utilisateur du système a besoin d’un portail de direction distinct qui interagit avec une base de données commune, elle-même stockée sur les serveurs de l’entreprise.

2. Corrélation entre le ROI et les fonctionnalités des logiciels de portail de direction

La tarification des digital board rooms est souvent un obstacle à la décision de numériser le conseil d’administration. C’est pourquoi les directeurs doivent comprendre comment le logiciel de gestion du conseil d’administration peut optimiser l’ensemble de l’organisation et réduire les coûts.

Un ensemble d’outils de collaboration pour le conseil d’administration facilite la gestion du temps des membres du conseil et des administrateurspour une meilleure efficacité. Dans le même temps, les documents physiques du conseil sont remplacés par leurs équivalents numériques, ce qui élimine toutes les dépenses traditionnellement liées aux réunions.

Un autre facteur clé à prendre en compte est la façon dont les fournisseurs de logiciels de conseil d’administration déterminent les coûts finaux en fonction des fonctionnalités et des services spécifiques. Chaque conseil a besoin de son propre ensemble d’outils de portail, et il est logique de ne payer que pour ceux qui sont nécessaires.

Les comparaisons des fonctionnalités des portails de direction peuvent aider à déterminer quelles sont les outils qui, en fonction de la valeur qu’ils apportent à chaque conseil, valent la peine d’être investis.

3. Niveau de sécurité approprié pour les logiciels de gestion du conseil d’administration

La sécurité est essentielle lors de la sélection d’un board portal. Cependant, le niveau de sécurité requis de chaque logiciel pour la gestion des conseils d’administration est directement lié à la nature de l’activité de l’organisation. Pour de nombreux conseils d’administration, des fonctionnalités de sécurité de base sont tout à fait suffisantes. Celles-ci comprennent :

• Authentification à plusieurs niveaux
• Chiffrement des données pendant la transmission et le stockage
• Gestion des niveaux d’accès utilisateur
• Filigranes sur les documents et autres fonctionnalités

D’autres conseils d’administration nécessitent des solutions plus avancées pour traiter des documents hautement sensibles, tels que des informations médicales sur les patients ou des données sur les employés. Dans de tels cas, le board management software doit offrir des installations de stockage physique certifiées, des mesures sophistiquées de protection contre les catastrophes et un chiffrement géré par le client.

Pour évaluer correctement les exigences de sécurité technique des logiciels de gestion du conseil d’administration, il est essentiel de tenir compte de deux facteurs :

1. Le niveau global de confidentialité des documents dans le portail
2. La quantité attendue de contrôle utilisateur

Principaux avantages de l’utilisation de logiciels pour la gestion des conseils d’administration

Le principal avantage d’un board collaborative software pour les réunions du conseil est qu’il structure les réunions virtuelles du conseil.

Voici une courte liste des avantages offerts par la salle de réunion virtuelle :

1. Communication fluide et convivialité. Avec un board portal software, les membres du conseil peuvent collaborer efficacement dans la direction stratégique et la planification tactique.
2. Amélioration de la sécurité des données et de la confidentialité. Un autre avantage du portail de direction est la sécurité des données. Toutes les réunions du conseil en ligne sont protégées par des protocoles de cryptage avancés, rendant impossible l’accès aux événements ou aux documents par des tiers non autorisés.
3. Gestion et contrôle des utilisateurs. Les digital board rooms modernes permettent aux membres du conseil de gérer différents espaces de réunion, ainsi que des dossiers et des répertoires de documents ; ils peuvent partager des accès granulaires pour des utilisateurs sélectionnés ou de manière globale.
4. Accès aux bons outils. Gestion facile de l’ordre du jour, des notes, des documents, des discussions, des votes et des comptes rendus de réunion du conseil.
5. Fixation d’objectifs et contrôle. L’outil de définition d’objectifs permet la programmation de rappels pour mieux organiser le processus.

L’utilisation d’un portail de direction présente des avantages clairs pour la structuration des réunions virtuelles du conseil, permettant une communication fluide, une meilleure sécurité des données ainsi qu’une gestion et une réalisation efficaces des objectifs.

9 étapes pour améliorer les réunions virtuelles du conseil à l’aide de board software

Il existe un flux de travail qui permet à une entreprise de gérer les réunions virtuelles du conseil aussi efficacement que possible. Ce flux de travail de gestion des réunions du conseil est basé sur les expériences d’entreprises qui utilisent activement quotidiennement des logiciels de gestion du conseil. Voici 9 étapes pour améliorer les réunions virtuelles du conseil de votre entreprise en utilisant des board management software :

1. Automatisez la planification des réunions et les notifications pour les réunions régulières.
2. Assurez-vous que tous les participants sont invités et ont accès aux documents nécessaires.
3. Établissez l’ordre du jour pour que chaque participant puisse planifier son propre emploi du temps.
4. Utilisez le générateur de compte rendu pour automatiser le processus et gagner du temps.
5. Utilisez la vidéo pour augmenter l’engagement.
6. Mettez en place des enregistrements de notes automatisés.
7. Mettez en place des votes en direct. Cela aide à prendre des décisions rapides et à les enregistrer facilement.
8. Transformez les décisions en tâches réelles au sein du logiciel de gestion du conseil.
9. Recueillez en fin de réunion des commentaires sur la réunion elle-même, analysez tous les points bloquants survenus pendant la réunion et mettez à jour le cadre nécessaire pour répondre aux besoins de votre entreprise.

L’utilisation des board meeting software offre de nombreux avantages. Des principes simples de gestion des réunions aident à les intégrer tous dans la vie quotidienne de l’entreprise. Il vous suffit de les appliquer et vous verrez à quel point les logiciels de gestion du conseil peuvent être utiles.

Comment simplifier la gestion des réunions du conseil dans un portail de direction

Un board collaboration software améliore votre expérience lors des réunions du conseil et des réunions d’équipe à chaque étape, de la préparation à la réalisation effective de la réunion, en passant par la prise de décision, la mise en œuvre des résolutions et la gestion des tâches.

Examinons comment un logiciel pour la gestion des conseils d’administration peut améliorer vos réunions du conseil à chaque étape :

1. Ordre du jour pour les réunions du conseil

• Modèles prêts à l’emploi. Créez un ordre du jour solide à partir de zéro ou adaptez l’un des modèles prêts à l’emploi disponibles dans le portail de direction virtuel. De cette manière, l’utilisation du logiciel devient simplissime.
• Collaboration fluide en équipe. Attribuez des points de l’ordre du jour à des individus spécifiques. Allouez des créneaux horaires pour les interventions individuelles et les discussions en équipe. Impliquez votre équipe avec des pratiques créatives grâce aux applications de réunion tout-en-un du conseil d’administration. Téléchargez, organisez et distribuez des documents aux membres de l’équipe sélectionnés pour qu’ils puissent se préparer à l’avance à la réunion.
• Sécurité complète. Dans le logiciel de gestion du conseil, vous pouvez protéger les informations confidentielles en mettant en place des dossiers restreints, vous permettant ainsi de partager les informations en toute sécurité.

2. Compte rendu pour les réunions du conseil

• Enregistrement facile. Grâce aux plages horaires prévues, la rédaction de comptes rendus détaillés devient simple. Optimisez vos réunion avec précision grâce aux outils conviviaux de gestion des réunions du conseil inclus dans la plupart des solutions de logiciels de gestion du conseil.
• Partage pratique. Mettez à disposition les points de référence importants et permettez à vos membres d’équipe et aux parties prenantes d’accéder facilement en quelques clics aux comptes rendus.
• Création de documents interactifs. Le board portal software vous permet de créer des documents interactifs avec l’ordre du jour et les comptes rendus. Vous pouvez en un seul clic les envoyer par e-mail aux participants ainsi qu’à ceux qui étaient absents.

3. Votes lors des réunions du conseil

Tous les administrateurs sont-ils disponibles pour une réunion du conseil ? Interrogez-les pour choisir le moment et la date qui conviennent à chaque participant.

• Préparation des votes. Préparez les votes à l’avance et partagez-les avec vos collègues dans un ordre du jour. De cette manière, ils seront prêts pour la réunion et auront le temps de tout considérer.
• Activation du vote anonyme. Utilisez le vote anonyme pour éviter les désagréments et obtenir des réponses honnêtes sur des sujets sensibles.
• Collecte et analyse des retours. Collectez les retours en utilisant des votes et des sondages virtuels. Pour améliorer l’organisation, sondez les membres du votre propre équipe ou ceux du conseil.

La distance n’est plus un obstacle avec les portails virtuels de réunion du conseil. Gardez tout le monde sur la bonne voie, permettez-leur de participer aux décisions, même s’ils sont malades, en déplacement ou coincés dans la circulation.

4. Décisions du conseil d’administration

• Signature électronique pratique. Téléchargez le document ou créez-le, même pendant la réunion, et envoyez-le à votre collègue pour signature électronique.
• Gestionnaire de tâches intégré. Transformez les décisions en tâches et gérez-les facilement avec les gestionnaires de tâches intégrés.
• Notifications automatiques. Configurez les dates d’échéance avec les  responsables une fois que la décision a été prise. Surveillez la progression des tâches avec des notifications automatisées.

Les logiciels de gestion des réunions du conseil d’administration économisent du temps, éliminent le besoin d’intégrer de nombreux outils multimédias différents dans votre flux de travail et permettent à l’équipe de se concentrer sur l’essentiel.

Gestion des documents dans la salle de réunion virtuelle

La salle de réunion virtuelle permet aux individus, aux équipes et aux entreprises de collaborer facilement avec un ou plusieurs documents :

• Échange rapide et sécurisé de documents au sein de l’entreprise
• Accès en ligne et hors ligne depuis n’importe où aux administrateurs et aux parties prenantes 
• Distribution des matériaux parmi les participants aux réunions et mise à jour si besoin
• Facilitation de la communication entre les gestionnaires et les administrateurs
• Correction des erreurs : plus besoin de gaspiller une autre feuille de papier
• Économise de temps et de coûts liés au papier
• Optimisation du temps de votre assistant pour se concentrer sur vos besoins et sur ceux des participants, plutôt que de gérer les tâches liées au papier.

Sans papier, pratique et respectueux de l’environnement

Imaginez : votre bureau est propre et vide, seulement votre ordinateur portable avec tous les documents dessus. Ça semble génial, non ?

Bien sûr, nous ne pouvons pas nous débarrasser complètement des documents papier. Cependant, le partage et la révision de documents en ligne sont beaucoup plus pratiques et sécurisés que le travail sur des versions imprimées. C’est pourquoi la gestion des documents du conseil d’administration est une fonctionnalité très appréciée des board software. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter des exemples de documents du conseil.

Téléchargez plusieurs documents à la fois. Organisez les fichiers dans des dossiers, sous-dossiers et sous-sous-dossiers. Modifiez les autorisations d’accès aux dossiers pour différents groupes d’utilisateurs. Et sauvez un arbre chaque mois.

Sécurité, confidentialité et simplicité assurées

Les portails de direction offrent toutes ces fonctions de sécurité essentielles que les services d’échange d’e-mails et de données personnelles ne fournissent pas. Les réunions du conseil sans papier sont facilement accessibles et difficiles à pirater. Les administrateurs peuvent définir des niveaux d’accès pour différents utilisateurs et ajouter d’autres mesures de sécurité comme le chiffrement.

Avez-vous besoin de signer électroniquement certains documents ? Plus besoin de payer des coûts supplémentaires pour des outils logiciels tiers. Téléchargez le document lors de la réunion du conseil en ligne ou créez-le et envoyez-le simultanément à vos collègues pour signature électronique.

Gagnez du temps et libérez votre esprit pour des solutions créatives, des tâches complexes et la prise de décisions. Utilisez des outils efficients pour vos tâches administratives.

Comparatif des meilleurs portails de direction

Chez Board-room.org, nous proposons des comparaisons électroniques détaillées des portails de direction, basées sur des analyses de marché régulières effectuées par nos équipes internes de recherche et de contrôle qualité.

Nous prenons en compte le paysage concurrentiel, les avancées technologiques, les besoins des clients, les politiques tarifaires et les conditions réglementaires tout en évaluant chaque fournisseur de board software.

Board-room.org établit les meilleurs classements pour les portails de direction en ligne en se basant sur des évaluations et des tests systématiques des critères suivants :

• Conditions d’entreprise. Position sur le marché, historique opérationnel et réputation en ligne.
• Fonctionnalités du logiciel. Caractéristiques de sécurité et de convivialité, ainsi que capacités pour les réunions du conseil.
• Service client. Qualité du service client, aide à la mise en œuvre et support technique.
• Satisfaction des utilisateurs. Cas d’utilisation, tonalité, volume, fréquence au fil du temps et autres paramètres des avis en ligne.
• Données de tarification. Rapport qualité-prix des plans tarifaires et informations spécifiques sur les versions d’essai gratuites.

Comparaison des fonctionnalités des portails de direction

Board-room.org a créé des dizaines d’évaluations de logiciels pour les travaux du conseil d’administration et analysé plus de 90 % des board software existants sur le marché. Nos résultats de recherche montrent que les administrateurs de direction et les utilisateurs réguliers considèrent les fonctionnalités suivantes des logiciels de paquet de direction comme particulièrement précieuses pour le processus de réunion du conseil :

• Création d’ordre du jour (évaluation moyenne de 38 %)
• Gestion des votes (évaluation moyenne de 80 %)
• Gestion des documents du conseil (évaluation moyenne de 95 %)
• Contrôles d’accès/autorisations (évaluation moyenne de 100 %)
• Gestion des procès-verbaux (évaluation moyenne de 85 %)
• Gestion du calendrier (évaluation moyenne de 80 %)
• Bibliothèque de documents (évaluation moyenne de 76 %)
• Gestion des participants (évaluation moyenne de 61 %)
• Logiciel de collaboration (évaluation moyenne de 95 %)
• Signature électronique (évaluation moyenne de 90 %)

Board-room.org calcule pour chaque fournisseur l’évaluation moyenne de 0 % à 100 % des fonctionnalités des logiciels de direction.

Nous classons également les portails de direction avec une meilleure gouvernance en fonction des fonctionnalités du logiciel. Étant donné que la qualité des fonctionnalités dans les board management software varie, les classements des fournisseurs pour ces fonctionnalités varient également.

Board Software:	Principales caractéristiques :	Idéal pour :
1. iDeals Board	Optimisation du flux de travail Documents et communication Sécurité Création d’ordre du jour Gestion des comptes rendus Signature électronique	Offrir la meilleure expérience de gestion de réunion.
2. Diligent	Préparation des réunions Outils d’analyse Gestion des mesures réalisables Signature électronique	Analyse approfondie de l’efficacité du flux de travail
3. DiliTrust Governance Suite	Gestion des réunions  Gestion des documents Conformité et réglementation Gestion des risques  Tableau de bord et rapports Sécurité et confidentialité  Archivage et conservationur	Particulièrement adapté à une sécurité documentaire avancée et à une collaboration orientée vers la conformité au sein du conseil d’administration.
4. Azeus Convene	Intégrations vidéo Accès via différentes plateformes Collaboration Signature électronique	Création de modèles personnalisés via une interface de glisser-déposer
6. iBabs	Gestion des réunions Distribution de documents Annotations numériques Gestion des votes Accès hors ligne Signature électronique	Particulièrement adapté pour une gestion optimisée des réunions, des annotations numériques et des options d’accès hors ligne flexibles aux documents du conseil.

Qui utilise le plus souvent les portails de direction ?

Les board portal software sont le plus souvent utilisés par des organisations à but non lucratif (81 % des portails de direction) et des entreprises commerciales (68 % des portails de direction). Les agences gouvernementales sont les utilisateurs les moins fréquents de logiciels de direction (37 % des portails de direction).

FAQ

Quelles sont les options de tarification pour les logiciels de direction ?

Les options de tarification pour les logiciels de direction varient en fonction de plusieurs facteurs. La plupart des fournisseurs se basent sur le nombre d’utilisateurs pour définir leurs tarifs. Cela signifie que chaque nouvel utilisateur coûte de l’argent au client. Parfois, un fournisseur offre une réduction à ses clients ( par exemple à partir du 101e utilisateur sur le portail de direction en ligne).

Une version d’essai gratuite est parfois proposée par certains fournisseurs (mais pas tous), qui permet aux clients potentiels d’essayer le produit pendant 30 ou 60 jours.

Pourquoi utiliser un board collaboration software ?

L’utilisation d’un logiciel de réunion du conseil signifie des réunions du conseil sans papier, ce qui réduit considérablement la charge de travail. De plus, les données sont protégées de manière sécurisée, de sorte que des tiers ne peuvent pas y accéder.

Les portails de direction proposent également des logiciels d’ordre du jour pour les réunions du conseil. Avec cette fonctionnalité, les secrétaires ne manquent jamais de points importants. Il existe des outils pour contrôler les utilisateurs, les accès et les projets entiers. Les administrateurs peuvent vérifier les rapports d’activité à tout moment pour rester à jour et planifier d’autres actions.

Quelle est la situation actuelle du marché des portails de direction ?

Le marché mondial des plate-formes collaboratives pour les conseils d’administration est en croissance. Cette croissance particulièrement rapide de la popularité des réunions virtuelles du conseil a été rendue possible par le développement fulgurant des technologies basées sur le cloud.

Ce développement a non seulement permis aux entreprises d’utiliser des solutions SaaS ou auto-hébergées, mais aussi de créer des produits internes basés sur le cloud. Le seul problème que les solutions auto-hébergées et faites maison n’ont pas encore réussi à résoudre est la sécurité : ces options sont beaucoup plus vulnérables aux attaques informatiques que les plateformes SaaS protégées.

Cela a conduit à l’émergence de solutions de sécurité rendant les cyberattaques impossibles. De telles plateformes gagnent une popularité considérable dans le monde entier. Le marché mondial des portails de direction a été estimé à 2,48 milliards de dollars américains en 2018 et devrait atteindre 10,43 milliards de dollars américains d’ici 2026. Il devrait croître à un TCAC de 20,15 % entre 2019 et 2026, selon Verified Market Research. La croissance devrait s’accélérer davantage en raison de la pandémie.