Guía de responsabilidades para un secretario de la junta directiva

El secretario de la junta directiva es el encargado de gestionar una amplia gama de tareas con el objetivo de potenciar la colaboración entre los miembros del consejo. Su trabajo es esencial para garantizar que las reuniones de la junta se desarrollen sin problemas.

Para completar con éxito sus responsabilidades, necesita usar herramientas de planificación alternativas a los encuentros de los directivos, como, por ejemplo, un software de reuniones que le permita simplificar y optimizar los procesos, las discusiones, las propuestas y los planes de acción.

¿Qué obtendrás del documento técnico?

Responsabilidades y deberes del secretario de la junta

Las responsabilidades laborales de un secretario de la junta pueden variar moderadamente, dependiendo del tipo de organización, ya que se personalizan según los estatutos y necesidades de cada empresa. 

Sin embargo, en general, las tareas suelen ser las mismas en la mayoría de las entidades:

• Organizar reuniones. Una de las responsabilidades de un secretario ejecutivo es programar y preparar las invitaciones de las reuniones. También crea agendas con los estatutos de la compañía y las distribuye a los miembros, junto con cualquier otra documentación de apoyo.

• Construir comunicación. La persona a cargo de este rol tiene el privilegio de estar en contacto directo con los miembros y los ejecutivos, lo que lo convierte en un puente indispensable para cerrar cualquier brecha de comunicación que pueda existir entre ellos. Si es posible y lo considera necesario, también puede aconsejar a la junta sobre temas específicos.

• Preparación de materiales. Se organizan los materiales de la reunión, como informes y presentaciones, de acuerdo con las directrices de la empresa. Por lo general, estos elementos se distribuyen antes del encuentro, a menos que las regulaciones de la entidad indiquen lo contrario.

• Tomar minutas. El secretario del consejo de administración debe extraer información clave de las reuniones, tomar minutas detalladas y enviarlas a todos los miembros en el plazo de una semana. De esta manera, podrán revisar los puntos clave de las reuniones mientras aún están frescos en su memoria.

• Mantener la documentación. También es crucial que revise y actualice los documentos para asegurarse que contengan información precisa y verificada. Además, es responsable de preservar todos los registros de la reunión aprobados por los directores.

• Informar a los miembros de la junta. Un secretario de la junta informa a los asistentes sobre las decisiones o acciones que pueden afectar sus responsabilidades como miembros y les explica cómo estas aplican a su situación particular. Por ejemplo, se les debería mantener al tanto de los cambios recientes en la legislación o de las leyes pertinentes.

Preguntas frecuentes

¿El secretario de la junta es también un miembro del consejo?

Sí, un secretario de la junta es, ante todo, un miembro del consejo de administración. Además de las responsabilidades específicas de su rol, los secretarios también cumplen con sus deberes administrativos y pueden llegar a ser presidente de la junta, igual que cualquier otro miembro.

¿Cuál es el papel del secretario de la junta?

Se encarga de asumir las tareas administrativas de la gestión de la junta, para garantizar que cada reunión sea fluida y productiva. Algunas de las obligaciones del secretario del consejo de administración son planificar reuniones, distribuir los materiales que se usarán en ellas, construir agendas, llevar un registro de las minutas y ayudar al presidente.

¿Quién puede desempeñar el papel de secretario de la junta?

Cualquier miembro del consejo, excepto el presidente. El cargo de secretario se ejercerá por el período de tiempo requerido y luego se reelegirá. Un expresidente puede ser elegido como secretario, así como un secretario puede convertirse en presidente en el futuro.

¿Cuáles son las responsabilidades de un secretario de la junta?

Las funciones y responsabilidades de un secretario de la junta se aplican con el objetivo de garantizar una colaboración eficiente en una entidad. Esto incluye organizar el horario de los directores para elegir las fechas ideales de las reuniones, distribuir documentación, crear agendas, registrar la asistencia y tomar nota de lo que se discute y planifica en los encuentros. Además, como miembro activo de la junta, también puede proponer mociones, votar y firmar resoluciones. En nuestro documento técnico, encontrarás más detalles.

¿Qué más puedes aprender de nuestro documento técnico?

¿Cómo mejorar la eficiencia de las reuniones virtuales del consejo?

A medida que las organizaciones abrazan la tecnología y el trabajo remoto, las reuniones virtuales o videoconferencias de la junta pueden llegar a ser más comunes que las sesiones presenciales cara a cara. Desafortunadamente, dirigir una reunión remota no es tan fácil, pues, resulta complicado que las reglas puedan cumplirse sin la presencia física de los miembros. 

Para que tu reunión virtual sea exitosa, es necesario que sepas cuáles son las responsabilidades de un secretario. Considera poner en práctica estas recomendaciones: 

1. Crea un calendario de grupo y envíalo a los miembros de la junta, para ayudarlos a planificar su semana. Asegúrate de que confirmen su asistencia.
2. Utiliza un sistema de notificaciones inteligente que envíe mensajes a los participantes, al menos 15 minutos antes de la reunión, para garantizar la puntualidad.
3. Dado que la tecnología de alta calidad es clave para que las reuniones remotas sean efectivas, elige un software de colaboración que les permita utilizar un servicio de mensajería segura, el intercambio de archivos y la votación.
4. Asegúrate de que todos tengan el enlace para unirse a la reunión y comparte cualquier código de acceso o PIN que sea necesario. Confirma que todos los miembros de la junta sepan cómo usar el software. Si es necesario, organiza una sesión de práctica antes de la convocatoria.
5. Establece objetivos claros que se enfoquen en los puntos más importantes y coordina la discusión con base a los temas clave. Intenta eliminar cualquier elemento que obstaculice el progreso y concéntrate en apuntar hacia el objetivo principal.
6. Debido a que la comunicación no verbal es vital para que los miembros se entiendan, adopta una política obligatoria de activar la cámara durante las reuniones. El uso de vídeo puede humanizar las reuniones virtuales y contribuir a la unión del equipo.
7. Prepara una agenda con tiempos establecidos y obtén la aprobación del presidente del consejo. Ten en cuenta que una reunión virtual puede extenderse por más tiempo que una física, así que programa algunos descansos si es posible.
8. Involucra a todos los participantes en las discusiones haciéndoles preguntas específicas. Asegúrate de que la reunión no sea dominada por una parte minoritaria del equipo. Lo ideal es que todos los participantes puedan ofrecer su aporte.
9. Escribe todos los puntos de acción y las fechas límite para distribuirlos entre los miembros de la junta después del encuentro.
10. Reserva 5-10 minutos para dar un resumen de la reunión y determinar cuándo debe programarse la próxima.

Aunque las funciones del secretario del consejo de administración a menudo se subestiman, es uno de los cargos más importantes y determinantes de las empresas.

En pocas palabras, un secretario organiza reuniones eficazmente y garantiza que cada miembro del consejo actúe siguiendo las políticas aprobadas y los estatutos de la organización. El valor de sus responsabilidades no debe pasarse por alto, ya que puede provocar disfunciones en el consejo de administración y pérdidas financieras importantes.

En nuestro documento técnico no solo hablamos de las responsabilidades principales de este rol, también compilamos una lista de las mejores herramientas para la gestión de la secretaría, ¡así que apúrate a leerlo y ponlo en práctica!