Comité exécutif : rôles, responsabilités et fonctionnement

La position du comité exécutif gagne en importance au sein des entreprises. Selon une étude de recherche de Spencer Stuart, plus de 130 entreprises ayant une capitalisation boursière de 500 millions de dollars ou plus ont nommé un président exécutif à leur comité exécutif. Cette tendance augmente, avec une croissance de 50% entre 2010 et 2019. La position du comex gagne en importance dans les entreprises. 

Dans cet article, nous expliquons le concept et les rôles du comité exécutif, ses responsabilités et ses fonctions. Nous étudions également les rôles et la mission du comité exécutif des organismes sans but lucratif.

Qu’est-ce qu’un comité exécutif ? 

Un comité exécutif, également appelé comité permanent, est un organe de gouvernance travaillant en étroite collaboration avec les membres en tant que PDG ou directeur exécutif. Le comité, élu par les membres du conseil pour trois ans, peut se réunir rapidement et agir de manière urgente pour résoudre une crise au nom du conseil.

En règle générale, les membres du comex du conseil sont les suivants :

• Chaise ou président
• Vice-président
• Secrétaire
• Trésorier
• Les chefs des autres comités permanents et groupes de tâches temporaires

Le nombre de membres du comex est généralement en corrélation avec leurs fonctions et la taille de l’organisation. La fréquence des réunions de comité, dirigées par les présidents de comité et supervisées par le président du conseil ou le président actuel, peut être trimestrielle ou mensuelle.

Les dirigeants seniors, tels que le président, le président sortant, et les représentants des officiers, apportent une grande expérience à la table.

Comité exécutif vs conseil d’administration

Compte tenu des rôles et des responsabilités souvent associés au comité exécutif et au conseil d’administration, il est essentiel de comprendre les différences et les similitudes entre les deux.

Définition et objectif du comité exécutif

Le comité exécutif se compose généralement du PDG, du directeur financier, du directeur opérationnel et d’autres dirigeants de haut niveau. Son principal objectif est de traiter les questions urgentes qui nécessitent une considération en dehors des réunions du conseil d’administration.

Le rôle du comité exécutif inclut les éléments suivants :

• Exécution stratégique. Il met en œuvre les stratégies du conseil.
• Traiter les décisions urgentes. Le comité peut agir rapidement dans des situations urgentes.
• Conseiller la haute direction. Le conseil fournit des conseils et un soutien aux cadres.
• Gérer les opérations quotidiennes. Il supervise le fonctionnement quotidien.
• Conformité et surveillance. Le comité veille à l’alignement avec les politiques et les réglementations.

Bien que les membres du comex aient une variété de responsabilités qui vont au-delà des fonctions purement opérationnelles, leurs pouvoirs sont souvent définis par les statuts de l’organisation. Par exemple, ils ne peuvent pas annuler les décisions prises par le conseil d’administration.

Définition et objectif d’un conseil d’administration

Le conseil d’administration est l’organe de gouvernance que les actionnaires élisent. Son objectif est de superviser la direction et la stratégie globales de l’organisation.  

Les postes et les responsabilités du conseil d’administration comprennent notamment :

• La supervision stratégique. Les administrateurs définissent les objectifs à long terme, la mission et la vision de l’organisation, assurant une alignement stratégique.
• La gouvernance et la conformité. Le conseil d’administration assure le respect des lois, des règlements, des normes éthiques et des politiques internes, garantissant l’intégrité organisationnelle.
• La représentation des parties prenantes. Le conseil d’administration sert de médiateur entre la direction et les actionnaires, représentant et protégeant les intérêts des parties prenantes.
• Le suivi des performances. Le conseil d’administration surveille les performances par une évaluation régulière des états financiers, des opérations commerciales et des tendances du marché.

Le conseil d’administration est également chargé de veiller à la performance de l’organisation, de définir les règles et les politiques de l’entreprise, d’établir les budgets annuels, de fixer la rémunération des hauts fonctionnaires et d’élire le directeur général.

Pour assurer un suivi neutre, un conseil d’administration implique souvent des administrateurs indépendants et non exécutifs.

Quel est le rôle du comité exécutif ?

Les rôles et responsabilités du comité exécutif varient en fonction des besoins et spécifications uniques de chaque entreprise. 

En général, le comex est responsable de prendre les décisions clés, de résoudre les idées controversées, de mettre en œuvre des stratégies et de combler l’écart entre la direction et le conseil d’administration.

Voici la liste des rôles du comité exécutif :

• Faciliter l’examen approfondi des performances et de la rémunération du PDG
• Conseiller le PDG, offrir des perspectives et des conseils
• Rationaliser les activités du conseil et ses priorités clés
• Définir des objectifs clairs et un plan de développement pour la croissance de l’organisation.
• Harmoniser et superviser les efforts collaboratifs de l’ensemble du conseil.

Responsabilités du comité exécutif

Un comité exécutif agit conformément aux statuts de l’entreprise pour maximiser l’efficacité des opérations quotidiennes. Voici un bref aperçu de ses fonctions. Cependant, chaque comité aura des responsabilités différentes en fonction du secteur et des besoins de l’entreprise.

1. Fournir une direction organisationnelle pour le conseil d’administration et le PDG

Le PDG résout une gamme de problèmes quotidiens – certaines tâches sont couvertes par des groupes de tâches ad hoc et des comités permanents ; d’autres tâches sont gérées par le comité exécutif, tandis que certaines décisions nécessitent l’attention du conseil d’administration. Par conséquent, le comité doit déterminer quels éléments inclure dans l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration.

2. Évaluer les performances des cadres de niveau C

Le conseil d’administration embauche le C-suite pour remplir des fonctions spécifiques et atteindre certains objectifs. Le comité exécutif surveille de quelle manière ils remplissent ces obligations pour s’assurer que les ressources de l’entreprise sont bien utilisées. Cela est nécessaire pour examiner la rémunération de l’exécutif et l’ajuster en conséquence.

3. Nominer et sélectionner des membres du conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration peuvent démissionner ou prendre leur retraite, ou les circonstances peuvent nécessiter d’augmenter la taille du conseil d’administration. Grâce à des interactions quotidiennes avec différents gestionnaires, le comité exécutif peut établir une liste de candidats pour le conseil d’administration et les soumettre à l’approbation lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.

4. Conseiller le PDG et exécuter le pouvoir du conseil entre les réunions

Le PDG est responsable de l’exécution de nombreuses tâches et de la prise de décisions. Avoir un groupe d’experts étroitement liés travaillant en étroite collaboration avec le PDG aide à obtenir une meilleure agilité opérationnelle et des capacités de gestion des crises.

5. Prise de décision en cas d’urgence

Les décisions commerciales sont généralement prises après une analyse et une discussion approfondies, mais parfois la prise de décision doit être urgente. Dans ce cas, le comité exécutif doit agir immédiatement et laisser le conseil d’administration juger plus tard si ses actions étaient nécessaires, correctes ou justifiées.

6. Offrir une formation et un développement professionnel pour les cadres

Les dirigeants sont responsables de mener l’organisation dans la bonne direction. Comme les dirigeants, les membres du conseil devraient toujours avoir de nouveaux horizons vers lesquels s’efforcer. Le comité supervise des programmes de formation individuels pour les membres du conseil afin de s’assurer qu’ils deviennent des leaders efficaces.

Le comité exécutif dans les organisations à but non lucratif

Pour une gestion efficace, les organismes sans but lucratif doivent également avoir un comex. La taille de son conseil d’administration est essentielle pour l’efficacité de l’organisation dans son ensemble.

Selon une recherche menée par Bain Capital Private Equity, le nombre idéal d’administrateurs pour une prise de décision optimale est de sept. Par exemple, leurs résultats montrent que chaque membre supplémentaire ajouté au comité exécutif réduit l’efficacité de 10 %.

En qualité d’équipe de direction de l’organisation, ils remplissent trois obligations légales fondamentales : soin, loyauté et obéissance. Ils s’engagent dans diverses activités, telles que :

• Créer une déclaration de mission
• Élire et superviser le directeur exécutif
• Gérer les ressources humaines
• Superviser les programmes sans but lucratif et le financement

Dans leur article, Kathy Cohen et Nanette Fridman soulignent l’importance pour un comité exécutif d’une organisation à but non lucratif d’être en mesure de prendre des choix cruciaux sans aliéner les autres membres du conseil. 

Les organismes à but non lucratif devraient envisager d’intégrer ces pratiques et ces politiques à leur travail :

1. Aligner les décisions avec leur mission et leur communauté
2. Être transparent
3. Encourager l’inclusion

Dans une étude de Leading With Intent, BoardSource a signalé que les dirigeants des organismes à but non lucratif sont éloignés des domaines et des personnes qu’ils servent. Selon le rapport, 49 % des PDG estiment que leurs membres du conseil n’établissent pas de confiance avec la communauté et 51 % des répondants accordent la priorité à la connaissance ou à la représentation de la communauté. 

Quand un conseil doit-il établir un comité exécutif ?

Lorsqu’un conseil ou une organisation devient grand et complexe, un comité exécutif peut être mis en place pour rationaliser la prise de décision et permettre des réponses plus adéquates aux questions urgentes. Un plan de communication exécutif peut d’avérer essentiel, assurant une communication claire sur les décisions et les stratégies.

Pendant des périodes de crise ou de restructuration importante, ce comité s’avère extrêmement précieux. Le but d’un comité exécutif est précisément de fournir une réponse et une surveillance rapides. De plus, dans des situations où des informations confidentielles ou sensibles doivent être partagées ou discutées, le conseil d’administration exécutif peut choisir d’enregistrer des procès-verbaux de séance exécutive.

L’infographie illustre comment le comité exécutif travaille pour réduire les risques à tous les niveaux de la structure organisationnelle de l’entreprise.

De plus, certaines exigences réglementaires ou spécifiques à l’industrie peuvent nécessiter la création d’un comité exécutif pour superviser le respect des règles et la gestion des risques. Si une surveillance spécialisée est nécessaire dans des domaines comme la finance, la technologie ou les fusions et acquisitions, un comité exécutif peut être mis en place pour exploiter l’expertise spécifique au sein du conseil.

Selon le guide du réseau SEEP, il existe plusieurs conseils utiles pour établir un comité exécutif. Ces conseils comprennent :

• L’établissement de termes de référence clairs
• L’assurance d’une diversité au sein du comité
• la définition des affaires du comité et les relations avec le conseil d’administration complet
• L’évaluation régulière de l’efficacité du comité

7 conseils pour maximiser l’efficacité d’un comité exécutif

Cela peut être difficile lorsqu’un comité exécutif qui a précédemment réussi fait face à un revers. Si les réunions du conseil sont devenues plus routinières, le comex est devenu plus exclusif et le reste du conseil semble se sentir exclu et ne contribue plus autant qu’avant, la mise en œuvre de quelques stratégies pratiques peut aider à remettre les choses sur la bonne voie.

1. Développez une charte de comité

Pour améliorer l’efficacité du comité exécutif, créez une charte du comité qui définit son objectif, ses responsabilités et son autorité en matière de prise de décision. En l’établissant, le comité exécutif peut fonctionner de manière cohérente, se concentrer sur ses objectifs principaux et éviter les potentiels malentendus au sein de l’organisation.

2. Commencez par une discussion ouverte

Parlez avec le PDG, le comité et le conseil d’administration complet. Les membres du conseil se sentent-ils profondément impliqués dans les affaires de l’entreprise, ou ont-ils laissé le comité exécutif devenir un clan élitiste qui ne peut pas être écarté du pouvoir ? Dans ce cas, il est temps de reconstruire la structure du conseil et de remplacer le comité.

3. Discutez de la reconstruction de la structure lors de la prochaine réunion.

Discutez de ce que chaque membre du conseil pense que le comité devrait faire et s’il fait actuellement ce qu’il devrait. Ces conversations aident à découvrir les raisons de l’irritation ou de l’inaction des membres du conseil, ainsi qu’à résoudre tout conflit potentiel.

4. Analysez les statuts

Soyons honnêtes, combien de fois les dirigeants lisent-ils les statuts de leur entreprise ? Peut-être qu’il existe une clause qui interdit à quiconque, à l’exception des hauts responsables, de siéger au comité exécutif ? Ou peut-être que leurs exigences minent le fonctionnement efficace de divers départements ?

5. Avancez étapes par étapes.

Essayez d’augmenter la taille de l’administration, si possible, et d’ajouter du sang neuf dans la corporation des gestionnaires. Ces nouveaux membres apportent souvent de nouvelles idées à la table pour aider l’entreprise à aller dans la bonne direction. Quand c’est nécessaire, cela peut produire suffisamment de votes pour retirer les membres du comité exécutif trop puissants.

6. Prenez des notes claires sur ce que chaque membre du conseil réalise

Cela sert à plusieurs fins, de la surveillance de la progression du travail dans des forces de travail particulières à la mise en évidence de l’impact d’un membre du conseil qui remplit – ou néglige – ses devoirs. La lecture des procès-verbaux des réunions du comité exécutif est également préférable aux échanges de courriels sans fin.

7. Créez un plan de communication exécutif

Favorisez une communication ouverte et transparente entre les membres du comité exécutif et le conseil d’administration en mettant en place un plan de communication exécutif efficace. Cela garantit que tous les membres du conseil se sentent valorisés, informés et encouragés à apporter leurs idées et leur expertise.

Principaux enseignements

1. La composition du comité exécutif et la fréquence des réunions sont adaptées à la taille, à la portée et aux besoins spécifiques de l’organisation, permettant des réponses adéquates aux questions critiques.
2. Les organisations à but non lucratif bénéficient également des comités exécutifs, remplissant des obligations légales essentielles, facilitant le financement et aidant à la prise de décisions cruciales.
3. Une considération soigneuse des rôles et responsabilités, de la structure et de la communication du comité exécutif favorise le fonctionnement efficace et une gouvernance équilibrée au sein de l’organisation.
4. L’établissement de comités exécutifs peut être suscité par la croissance organisationnelle, les besoins de gestion de crise ou les exigences spécifiques à l’industrie, ce qui améliore la gestion des risques et un contrôle spécialisé.

FAQ

Que fait un comité exécutif ?

Les rôles et responsabilités du comité exécutif comprennent la planification stratégique, la prise de décisions urgentes, le guidage de la direction générale, la gestion des opérations quotidiennes, le respect des normes et la prise en charge des crises.

Quelle est l’une des principales fonctions du comité exécutif du comté ?

Le comité exécutif du comté supervise les politiques du gouvernement local et s’assure qu’elles sont alignées sur les objectifs plus larges du gouvernement.

Qui sont les membres du comité exécutif ?

Le comité exécutif est composé de cadres de haut niveau, y compris le PDG, du directeur financier, du directeur général et d’autres représentants de haut niveau. Plus particulièrement, il comprend le président du conseil d’administration, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.