Les 10 principales raisons de passer à des réunions du conseil sans papier et comment faire

Les réunions sans support papier sont devenues une réalité grâce aux technologies avancées. Les outils numériques aident les entreprises à être plus efficaces tout en restant concentrées sur leur routine quotidienne.

Ils contribuent également à réduire l’impact environnemental de la production de papier, qui est en pleine croissance selon l’Administration américaine de l’information énergétique. Alors que la production de papier est l’une des industries les plus énergivores au monde, les entreprises peuvent augmenter leur durabilité en passant aux réunions sans papier.

C’est la raison pour laquelle les entreprises utilisent aujourd’hui des portails de conseil d’administration, améliorant la collaboration entre les membres du conseil pour passer à des réunions sans papier en ligne.

Qu’est-ce que les réunions du conseil sans papier ?

Une réunion sans support papier est une réunion d’entreprise qui est menée électroniquement, sans utiliser de documents papier physiques.

En lieu et place des livres de tableau traditionnels et des documents papier, tous les matériaux de tableau nécessaires sont stockés et accessibles via une plateforme numérique sécurisée, connue sous le nom de logiciel de gestion de tableau.

Au cours des réunions sans papier, les administrateurs peuvent accéder, examiner et annoter en temps réel les documents, les agendas et les présentations des réunions sur leurs appareils électroniques.

Les réunions du conseil sans papier aident à promouvoir la durabilité, car réduisent le gaspillage de papier et l’énergie nécessaire pour imprimer, stocker et distribuer des documents physiques. De plus, les réunions du conseil sans papier peuvent améliorer l’efficacité du processus de réunion et renforcer la communication entre les directeurs.

Pour en savoir plus sur les spécificités des réunions du conseil sans papier, téléchargez notre livre blanc.

Voici les 10 principales raisons de passer à un logiciel de réunion sans papier :

1. Gagner du temps pour les membres du conseil

Un des plus grands avantages du logiciel de réunion de conseil sans support papier est que les directeurs peuvent l’utiliser pour échanger des mises à jour et des documents pertinents et les étudier pour se préparer à une réunion de conseil.

Ensuite, une fois que l’événement démarre, ils peuvent passer directement à la conversation et à la prise de décision. Pas de mises à jour interminables, pas de rapports ennuyeux. Seulement la collaboration et des discussions fructueuses.

2. Réduire les dépenses liées à chaque réunion du conseil.

La gestion du conseil d’administration est impossible sans une bonne gestion budgétaire. Comme nous l’avons déjà mentionné, les réunions traditionnelles peuvent être assez coûteuses. Si vous utilisez un logiciel de réunion sans papier, vous réduirez au moins les dépenses liées à l’impression de toutes ces copies papier dont les directeurs ont besoin pour discuter.

Si vous décidez d’organiser un événement virtuel, les dépenses diminueront considérablement car vous n’aurez pas à couvrir les déplacements des directeurs. Au lieu de payer pour l’espace de bureau, l’hébergement et les voyages, vous n’aurez qu’à prendre en charge une solution de réunion du conseil sans papier.

3. Améliorer l’efficacité des réunions du conseil d’administration.

Le simple fait que les conseils d’administration n’aient pas besoin de passer par des mises à jour en début de réunion signifie déjà qu’ils ne seront pas fatigués avant de commencer à discuter. Par conséquent, ils peuvent réfléchir clairement car ils ne sont pas fatigués par l’écoute des rapports.

De plus, les portails de conseils permettent aux directeurs de créer des ordres du jour de réunion pour que tout le monde puisse proposer des idées avant qu’elle n’ait lieu. La solution de réunion sans papier fournit aux membres différents outils tels que des votes et des sondages qui peuvent améliorer le processus de prise de décision.

4. Améliorer la collaboration entre les membres du conseil et les employés.

La plupart des fournisseurs de portail de conseil permettent aux utilisateurs d’intégrer ce logiciel aux autres outils d’entreprise. Ainsi, il est facile de connecter le portail de conseil aux applications que les employés utilisent pour synchroniser le flux de documents sans papier et contrôler ainsi la progression des tâches.

Passer à des réunion sans papier avec ce logiciel crée un espace de travail fluide et centralisé pour les directeurs, ce qui leur permet de rester en contact avec les employés même sans espace de bureau.

5. Améliorer l’attention des membres du conseil.

Il est difficile pour les directeurs de rester connectés entre eux en permanence, car chacun d’entre eux doit s’occuper des processus qui ont lieu dans leurs départements. Les portails du conseil leur permettent de communiquer entre les réunions.

Ensuite, lors de la discussion, les directeurs auront une meilleure compréhension de ce qui se passe. Cela signifie qu’ils seront en mesure de se concentrer sur la conversation plutôt que sur l’étude des documents et des rapports de réunion.

De plus, un tel logiciel de réunion sans support papier aide les directeurs à rester informés des processus en cours dans l’entreprise chaque jour, car la plupart des portails de conseil permettent aux utilisateurs de créer, d’attribuer et de suivre des tâches.

6. Rendre l’accès à l’information facile

Le logiciel de gestion de réunions sans papier peut être accessible à partir de n’importe quel appareil et emplacement, pour autant qu’un utilisateur dispose d’une connexion Internet. Cela signifie que les directeurs ne rencontreront pas de retards ou de problèmes simplement parce qu’ils ne peuvent pas recevoir un document imprimé. Toutes les informations téléchargées sur le portail du conseil sont faciles d’accès et les membres peuvent les étudier même en déplacement.

7. Protéger les données de l’entreprise

Les fuites de données ne sont pas une plaisanterie. Elles sont coûteuses et peuvent à la réputation de l’entreprise une fois que les clients ont réalisé que leurs données sensibles avaient été exposées. Il est donc crucial pour une entreprise de protéger ses informations, et les portails de conseil d’administration sont parfaits pour cela. Ce logiciel vous permettra de tenir des réunions de conseil d’administration sans papier tout en gardant les documents d’entreprise protégés de manière fiable.

Il est impossible pour les malfaiteurs d’accéder à un portail de conseil d’administration car les fournisseurs sécurisent par chiffrement leurs serveurs et les référentiels de leurs clients. Pour le bénéfice des membres du conseil d’administration et une meilleure protection, les administrateurs peuvent utiliser des fonctionnalités supplémentaires de sécurité telles que l’authentification à deux facteurs.

8. Rendre votre conseil flexible

Les directeurs de votre conseil sont situés dans différents pays ? Quelqu’un est actuellement en voyage d’affaires ? Pas de problème, vous pouvez passer à des réunions sans papier en organisant simplement l’évènement en ligne à l’aide d’un logiciel de vidéoconférence et d’un portail du conseil.

Les technologies nous permettent d’être flexibles alors que nous nous attachons de moins en moins aux espaces de bureaux. Profitez de cette opportunité pour tenir une réunion du conseil d’administration virtuelle, même si certains participants ne peuvent pas y assister physiquement.

9. Améliorer la gestion des réunions

Les portails de conseil fournissent aux directeurs la possibilité d’établir des ordres du jour, d’enregistrer des procès-verbaux, de tenir des votes, de créer et d’attribuer des tâches, et d’autres fonctionnalités qui peuvent améliorer la façon dont votre entreprise gère les réunions.

Vous voudrez peut-être assigner quelqu’un au contrôle de cette solution de réunion sans papier afin que tout reste organisé. Les directeurs n’auront jamais à s’inquiéter des informations perdues et des tâches oubliées.

10. Être écologique

Cette raison est souvent négligée par de nombreuses entreprises. Néanmoins, c’est un avantage très important du logiciel de réunion sans support papier. Ces outils éliminent la nécessité d’imprimer des documents. Ainsi, vous pouvez réduire l’empreinte carbone de votre entreprise car vous gaspillez moins de papier.

Cependant, le principal problème que notre planète rencontre avec l’impression sont les imprimantes elles-mêmes. En fonctionnement, elles produisent beaucoup d’émissions nocives. Donc, moins vous imprimez, mieux c’est. C’est ainsi que les portails de conseil vous aideront à être plus respectueux de l’environnement lorsque vous gérez votre entreprise.

Voici où vous pouvez trouver plus d’informations sur le logiciel de tableau sans papier.

Comment rendre les réunions du conseil sans papier plus efficaces ?

1. Choisissez le bon logiciel de réunion sans papier
2. Organisez des séances de formation en groupe pour tous les directeurs du conseil.
3. Fournissez un accès limité à des informations sensibles
4. Définissez des agendas clairs pour un processus de réunion du conseil plus efficace.
5. Encouragez un retour d’information actif de chaque membre du conseil.

1. Choisissez le bon logiciel de réunion sans papier.

L’adoption des bons outils est cruciale pour des réunions virtuelles de conseil productives. Cependant, choisir des solutions de réunion sans papier est un processus assez long. Pour choisir le meilleur logiciel, évaluez :

• Les fonctionnalités de sécurité pour la protection des informations sensibles (cryptage, contrôles d’accès basés sur les rôles, surveillance d’activité, authentification multi-facteurs)
• Les fonctionnalités de collaboration (attribution de tâches, suivi de la progression, fixation des délais)
• Les fonctionnalités de réunion de conseil (signatures électroniques, votes, création de modèles de procès-verbaux de réunion de conseil, distribution d’éléments d’agenda)

Pour gagner du temps et des efforts, consultez notre page principale présentant la comparaison des meilleures solutions de réunion sans papier.

2. Organisez des séances de formation en groupe pour tous les directeurs du conseil.

Même si vos administrateurs du conseil naviguent facilement dans le monde numérique, il est important de former votre personnel avant de mettre en œuvre toute nouvelle technologie. Cela permet de s’assurer que tout le monde maîtrise le logiciel sans papier.

Considérez différentes options de formation, des démonstrations en direct aux guides vidéo, à des matériaux utiles et aux FAQ. Organisez des sessions de formation en ligne et assurez ensuite un soutien produit continu pour une adoption en douceur de la solution de réunion sans papier.

3. Fournissez un accès limité aux informations sensibles

Lorsque vous invitez des membres du conseil et d’autres experts à participer aux discussions, envisagez de fournir un accès limité. Protégez tous les fichiers par mot de passe et utilisez des contrôles d’accès basés sur les rôles pour vous assurer que le niveau d’accès des membres du conseil correspond à leurs besoins mais ne les dépasse pas. Maintenir un accès contrôlé et sécurisé préviendra le risque d’utilisation abusive des données.

4. Définissez des agendas clairs pour un processus de réunion du conseil plus efficace.

Le succès d’un événement est déterminé avant le début d’une réunion. Pour assurer des réunions sans papier fluides et productives, il est essentiel d’avoir des agendas clairs.

Créez un document d’ordre du jour clair et détaillé, et rendez-le accessible à tous les membres du conseil en le joignant à l’invitation au calendrier. Cela leur donne le temps de consulter les informations avant la réunion, tout en favorisant un sentiment de propriété et d’engagement.

Assurez-vous un accès rapide aux horaires liés à des tâches spécifiques pour suivre les actions prises suite à des réunions virtuelles.

Pensez à créer un espace dédié aux agendas si votre solution de réunion sans papier dispose de cette fonctionnalité.

5. Encouragez un retour d’information actif de chaque membre du conseil.

Obtenir des commentaires des utilisateurs est essentiel pour évaluer l’efficacité d’un nouvel outil. Organisez des sessions de brainstorming silencieuses pour donner aux membres du conseil le temps de réfléchir et de fournir des commentaires structurés et objectifs. En fonction des informations recueillies, apportez les modifications nécessaires pour améliorer le résultat des réunions sans papier.

En résumé

Les réunions du conseil d’administration sont des réunions électroniques des directeurs du conseil, également connues sous le nom de réunions du conseil sans papier.

Lors de réunions sans support papier, les directeurs peuvent accéder, examiner et annoter en temps réel les documents, les ordres du jour et les présentations à l’aide d’une connexion Internet et de leurs appareils électroniques.

L’organisation de réunions du conseil sans papier aide à réduire l’utilisation de papier, la consommation d’énergie et améliore l’efficacité des réunions et la communication entre les dirigeants.

L’utilisation de portails de tableau aide également à protéger les informations contre les fuites de données et améliore de nombreux processus essentiels, tels que la collaboration, le suivi des tâches, la création d’un agenda de réunion, la distribution, l’organisation de réunions sans papier, la préparation des procès-verbaux et bien plus encore.

Les portails de tableau peuvent également être utilisés pour stocker les comptes rendus de réunion, ce qui facilite le partage et la recherche d’informations.

FAQ

Qu’est-ce qu’une réunion sans papier ?

Une réunion sans support papier est une réunion qui est tenue numériquement ou en personne avec l’aide d’un logiciel de gestion de conseil. Les administrateurs utilisent des applications mobiles pour examiner les documents, voter, signer et présenter leurs motions.

Quels sont les avantages d’une réunion sans papier ?

L’avantage principal des réunions sans papier est la commodité. Les directeurs peuvent accéder à tous les documents nécessaires à partir d’un espace numérique centralisé, sans s’inquiéter de perdre un fichier ou de compromettre des données sensibles. Les réunions sans papier sont également plus rentables car elles éliminent le besoin d’imprimer et de distribuer des documents, ainsi que de rassembler tous les membres dans un lieu physique.

Est-ce que le passage au sans papier est une stratégie efficace ?

Oui, passer au sans papier pour les réunions s’est avéré plus écologique, plus axé sur le monde entier et plus rentable que l’approche traditionnelle de la facilitation des réunions du conseil.

De quoi avez-vous besoin pour la gestion de réunions sans papier ?

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion de conseil fiable et sécurisé qui réponde aux exigences et au budget de votre entreprise.