Cómo redactar un acta del consejo de administración paso a paso

En el mundo empresarial, las reuniones de la junta directiva son una parte esencial de la toma de decisiones y la gestión estratégica de una corporación. Para que cada idea expresada y ejecutada tenga un efecto positivo, es indispensable saber cómo redactar un acta del consejo de administración.

Según un informe publicado en diciembre de 2022 por Cepyme, el 59,6% de las empresas españolas desaparecen antes de cumplir los cinco años de actividad. Este alto índice de disoluciones se debe en gran medida al fracaso en la resolución de problemas y a la falta de una planificación adecuada.

Las actas del consejo de administración son los documentos que registran por escrito todo lo discutido en las reuniones de la junta: desde retos e inquietudes, hasta soluciones factibles y acciones aplicadas para cumplir las metas en un tiempo determinado. Estas actas sirven como constancia de los acuerdos alcanzados en las reuniones, y dichos acuerdos son vinculantes para la empresa.

Además, representan un importante recurso válido para efectos del marco legal, ya que pueden utilizarse en auditorías y procesos de tribunales. Es importante destacar que ciertos acuerdos deben inscribirse en el registro mercantil para garantizar su validez legal.

Al leer por completo esta guía, aprenderás cómo redactar un acta del consejo de administración, siguiendo unos pasos muy simples con una plantilla de modelo, para que puedas potenciar tu empresa al máximo. Las actas también funcionan como un resumen formal de las discusiones y decisiones tomadas.

Por último, cabe señalar que todas las actas se recopilan en un libro oficial de actas del consejo de administración.

¿Qué es el acta del consejo de administración?

El acta del consejo de administración es un documento que registra los detalles de las reuniones y las decisiones tomadas por la junta directiva de una empresa durante los encuentros de trabajo, ya que el consejo de administración tiene múltiples funciones. El acta debe detallar los asuntos tratados y el orden en que se abordaron durante la reunión.

Su propósito es proporcionar información clara y precisa de lo que se discutió y acordó, haciendo énfasis en las acciones ejecutadas y por ejecutar, más que en lo que se ha dicho. Es importante registrar los nombres de los asistentes para dar validez al documento.

La adopción de acuerdos debe realizarse conforme a los estatutos de la sociedad para asegurar su legalidad.

Es esencial para garantizar que todas las partes involucradas en la toma de decisiones tengan una comprensión verídica y explícita de lo que se decidió en la reunión, evitando posibles confusiones o malentendidos en el futuro.

Además, en España, es un documento legalmente vinculante que puede ser utilizado como prueba en caso de una disputa legal y aplica para efectos de una sociedad mercantil, sociedad limitada y otros tipos de firmas comerciales del país.

¿Por qué es importante elaborar un acta del consejo de administración completa y precisa? 

Una de las características fundamentales de un acta de reunión del consejo de administración es que otorga garantías en cuanto a la transparencia y responsabilidad de la gestión de una empresa. Además, es esencial documentar cada decisión relevante tomada durante la reunión, ya que esto asegura la legalidad y claridad de las acciones del consejo.

Al llevar este registro detallado, los miembros de la junta pueden estar seguros de que están cumpliendo con sus deberes, resguardando los intereses de la corporación. El proceso de elaboración y validación del acta es una parte fundamental de la gestión, ya que permite formalizar y agilizar la documentación de las decisiones adoptadas.

Por tanto, podemos afirmar que ayuda a fomentar una cultura de honestidad, integridad y responsabilidad empresarial, algo beneficioso para la reputación de la organización.

Sin embargo, esto solo es posible si se sabe cómo hacer un acta de reunión del consejo de administración de manera completa y precisa. La persona encargada de la redacción debe ser objetiva y precisa para evitar malentendidos y garantizar la correcta interpretación de lo acordado.

Cuando la documentación de las reuniones es deficiente, puede haber consecuencias negativas, dando lugar a escenarios perjudiciales para la entidad, como los siguientes:

1. Problemas de cumplimiento: Si una empresa no mantiene registros precisos y actualizados de sus transacciones y operaciones, puede tener dificultades para cumplir con las regulaciones y normativas aplicables, provocando multas y sanciones financieras.
2. Reclamaciones de los empleados: Cuando los empleados presentan una reclamación legal, la empresa se ve en la obligación de proporcionar documentos relevantes para apoyar su caso. Si no tiene qué presentar, puede verse en una situación desfavorable en el juicio.
3. Responsabilidad fiscal: Para el secretario, saber cómo debe redactar el acta del consejo de administración es útil para mantener registros de ingresos y gastos. Si no, puede tener dificultades para calcular sus impuestos y declararlos.
4. Litigios: En las disputas legales, los documentos que respaldan a la organización pueden ser cruciales para resolver los casos. Si no puede proporcionarlos, perdería el litigio y se enfrentaría a consecuencias financieras y legales.
5. Pérdida de contratos: Si los registros de operaciones y transacciones son imprecisos y están desactualizados, la empresa tendría problemas para demostrar su experiencia y habilidades a clientes potenciales, perdiendo oportunidades de negocio y contratos.

¿Cómo se debe redactar el acta del consejo de administración? 

La redacción del acta del consejo de administración óptima y eficiente es clave para garantizar los buenos resultados de una gestión empresarial a largo plazo. Es fundamental definir un formato estándar para las actas, ya que esto facilita su elaboración, revisión y archivo, asegurando claridad y eficiencia en el proceso.

A continuación, encontrarás algunos elementos imprescindibles para incluir en tus actas:

1. Fecha, hora y lugar de la reunión: Especifica el día, mes y año, la hora de la reunión, el lugar donde se ha celebrado y la sesión a la que corresponde el acta.
2. Lista de asistentes: Incluye nombre, apellido y cargo de todas las personas que participaron en la reunión del consejo.
3. Agenda de tópicos de discusión: Cada uno de los temas por tratar deben ser mencionados y explicados. Esto será de gran utilidad al momento de hacer una auditoría o para efectos de una disputa legal.
4. Decisiones tomadas: También es crucial registrar cualquier acción acordada, incluyendo siempre los resultados de las votaciones con sus respectivas decisiones, sin excepción.
5. Firma y aprobación del acta: Referente a los miembros del consejo de administración, asegúrate de que todos los que hayan asistido firmen y aprueben el acta, especificando el tipo de firma aceptada (por ejemplo, firma electrónica cualificada) para validar su contenido y garantizar su autenticidad.

Se recomienda incluir un resumen al final del acta, que sintetice las decisiones y discusiones principales, facilitando así la consulta posterior y la trazabilidad de los acuerdos.

Y para complementar cada uno de estos cinco puntos clave, sigue estos consejos:

– Al realizar un acta del consejo de administración, utiliza un lenguaje preciso y objetivo. Evita emitir juicios de valor u opiniones personales que puedan generar conflictos internos.

– Incluye información relevante sobre el cierre de la reunión, pues, muchos de los temas tratados en esta parte, suelen quedar pendientes para profundizar y resolver en futuras reuniones.

– Mantén un registro frecuente de las reuniones, para garantizar la transparencia y responsabilidad en la gestión a largo plazo.

– Utiliza un soporte digital para archivar las actas, ya que la digitalización permite gestionar, firmar y almacenar estos documentos de forma segura, eficiente y accesible desde cualquier lugar, asegurando su validez legal y facilitando su consulta.

Modelo de acta de la reunión del consejo de administración

Ahora veamos un ejemplo de acta del consejo de administración, que puedes utilizar como modelo o plantilla para documentar todas las reuniones del consejo de administración de tu empresa, rellenando los espacios respectivos con tus propias minutas.

¡Ahora tienes todo lo necesario para redactar las actas! Recuerda adaptar este modelo a las necesidades específicas de tu empresa y asegurarte de cumplir con todos los requisitos legales y formales.

¿Cómo preparar los temas por tratar en el acta del consejo de administración antes de la reunión?

Preparar el acta del consejo de administración previo a una reunión de la junta directiva facilitará al secretario encargado de la gestión del acta la toma de notas y la redacción posterior de los puntos. La convocatoria es fundamental, ya que define los temas a tratar y garantiza la validez de los acuerdos alcanzados.

Los administradores pueden preparar y acceder a la información relevante a través de plataformas digitales antes de la reunión, lo que les permite revisar los documentos oficiales y participar activamente en la discusión.

Para crear con éxito tus pautas, haz una lista de los tópicos principales por los que se ha convocado el encuentro. Jerarquiza cada tema, de manera que se traten primero los más importantes. Asegúrate de incluir en cada tópico una descripción detallad

Ideas clave

Redactar de manera precisa y objetiva tus actas te permitirá elevar al máximo las competencias de la empresa, en cuanto a la gestión corporativa y la toma de decisiones.

Llevar un registro constante de las minutas discutidas y las acciones ejecutadas establecerá procesos claros y confiables a nivel interno, fortaleciendo los vínculos entre clientes, accionistas, socios y ‘stakeholders’. Comparado con el uso tradicional de papel, la gestión digital de actas reduce costes, ahorra tiempo y mejora la eficiencia, eliminando los problemas asociados al soporte físico y facilitando la validación y firma electrónica de los documentos por parte de los socios, lo que asegura la validez de los acuerdos.

Otro recurso muy valioso es utilizar un software para reuniones de juntas, como Ideals Board, que puede ser de gran ayuda para alcanzar con éxito los objetivos de las empresas.

Podrás gestionar efectivamente todos los procesos comunicativos entre los equipos de trabajo, mediante el acceso a una plataforma digital disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

FAQ

¿Cuál es la diferencia entre el acta del consejo de administración y el acta de la junta de accionistas?

Esencialmente, ambas actas persiguen el mismo fin: documentar los temas discutidos y las acciones ejecutadas durante una reunión. La diferencia está en los miembros que participan en cada una de ellas. En el primero, los actores son los integrantes de la junta directiva. En el segundo, participan los accionistas. Otro modelo de registro similar es el de las actas de acuerdo de la asamblea general.

¿Es obligatorio crear un acta del consejo de administración?

Que sea obligatorio o no depende de las leyes específicas de cada país y jurisdicción. En España, es obligatorio porque así lo estipula la Ley de Sociedades de Capital (LSC). De cualquier forma, es recomendable contar siempre con estas actas, ya que aportan credibilidad en el cumplimiento de los estándares de transparencia, confiabilidad y responsabilidad empresarial.