Besprechungsprotokoll schreiben: Ein vollständiger Leitfaden

Die Effizienz von Vorstandssitzungen ist der Garant zur erfolgreichen Entscheidungsfindung und zur Entwicklung einer Organisation. Eine Vorstandssitzung ermöglicht eine produktive Diskussion über die aktuellen Aktivitäten des Unternehmens und die Festlegung kurz- und langfristiger Ziele. Eines der entscheidenden Elemente für eine effektive Vorstandssitzung ist, ein angemessenes Besprechungsprotokoll schreiben zu können.

In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über den Ablauf von Vorstandsitzungen und wie Sie ein Besprechungsprotokoll für effektive Vorstandssitzungen in Ihrem Unternehmen erstellen können. 

Was ist ein Besprechungsprotokoll?

Ein Vorstandsitzungsprotokoll ist genau genommen ein Satz von Regeln, die eine Organisation bei der Durchführung von Vorstandsitzungen befolgen sollte. Es hilft allen Vorstandsmitgliedern, sich auf die Ziele des Unternehmens zu konzentrieren, bei der Entscheidungsfindung produktiver zu sein und sowohl den Vorstandsmitgliedern als auch den Interessengruppen Zeit zu sparen. 

Hinweis: Die Begriffe Agenda oder Tagesordnung einer Vorstandssitzung, Sitzungsbericht und Besprechungsprotokoll werden manchmal synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt. ➔      Eine Agenda ist eine Liste von Ereignissen, die während einer Vorstandssitzung stattfinden sollen – vom Eröffnen bis zur Vertagung. ➔      Ein Sitzungsbericht ist eine Aufzeichnung aller Ereignisse während einer Vorstandssitzung und wird nach einer Sitzung erstellt.  ➔ Ein Besprechungsprotokoll beschreibt eine Reihe von Regeln, die vor, während und nach einer Besprechung befolgt werden sollten.

Es gibt kein einheitliches Format für eine Besprechungsprotokoll Vorlage, da jede Organisation ihre eigene Unternehmensstruktur und ihre eigenen Verfahren hat, und auf dieser Grundlage ihr Besprechungsprotokoll erstellen.

Ein Protokoll für Vorstandsitzungen kann Vorstandsmitgliedern helfen, sich auf das Meeting vorzubereiten, indem es ihnen einen Überblick über die Tagesordnung, die zu erwartenden Themen und die zu treffenden Entscheidungen gibt.

Die Erstellung eines Sitzungsprotokolls bedeutet jedoch in der Regel die Angabe der folgenden Punkte:

Regeln für Vorstandssitzungen	Diese Regeln regulieren verschiedene technische Details, ohne die eine Aufsichtsratssitzung nicht stattfinden kann- oder die Abstimmung nicht als rechtmäßig angesehen wird. Die Regeln für Aufsichtsratssitzungen enthalten auch die Anzahl der erforderlichen Aufsichtsratsmitglieder, die für eine Beschlussfähigkeit erforderlich sind.
Umgangsformen in Vorstandssitzungen	Umgangsformen in Vorstandssitzungen sind Maßnahmen, die Verwaltungsratsmitglieder ergreifen oder vermeiden sollten, um eine positive Atmosphäre innerhalb des Verwaltungsrates zu schaffen, in der jeder gehört und respektiert wird. Das kann alles sein, von der Unterbrechung von Benachrichtigungen auf Mobiltelefonen bis hin zur Kenntnis darüber, wann jemand während einer Vorstandssitzung das Wort ergreifen darf.
Verfahren für Vorstandssitzungen	Darin werden alle unternehmensinternen Verfahren, die bei der Durchführung von Vorstandssitzungen befolgt werden sollten und es wird erklärt, wie die Sitzungen strukturiert sein sollten.  Es handelt sich um Grundregeln für Maßnahmen, die bei Verfahren wie dem Aufruf zur Ordnung oder der Vertagung ergriffen werden sollten.

Arten von Besprechungsprotokoll

Wie bereits erwähnt, gibt es kein einheitliches Besprechungsprotokoll Muster für ein Sitzungsprotokoll. Es hängt allein von der Organisation ab, was in das Protokoll aufgenommen und wie eine Vorstandssitzung reguliert wird.

Natürlich können die Protokolle von Aufsichtsratssitzungen je nach Art der Organisation unterschiedlich sein: privat, öffentlich oder gemeinnützig. Dies bedeutet, dass sich Protokolle einer gemeinnützigen Organisation von denen einer privaten oder öffentlichen gewinnorientierten Organisation unterscheiden und diese Unterschiede werden vor allem von den Zielen der Organisation bestimmt.

Im Zeitalter der digitalen Transformation sind papierlose Vorstandssitzungen immer beliebter. Vorstandsmitglieder können Dokumente und Protokolle online teilen und diskutieren, wodurch Zeit und Geld gespart werden kann.

Wovon hängt das Besprechungsprotokoll ab? 

Die Erstellung eines Besprechungsprotokoll wird immer durch bestimmte Richtlinien oder gesetzliche Vorschriften vorgegeben. Die häufigsten sind im Folgenden aufgeführt: 

• Satzung. Dies ist das grundlegende Dokument, das die Vorgehensweise des Unternehmens bei der Durchführung von Sitzungen beschreibt. Darin werden die Zuständigkeiten des Vorsitzenden, der Vorstandsmitglieder und anderer Teilnehmer, sowie die Anzahl der jährlich abzuhaltenden Sitzungen und andere rechtlichen Zuständigkeiten festgelegt.
• Robert’s Rules of Order. Hierbei handelt es sich um eine bekannte parlamentarische Verfahrensvorlage, die von vielen Organisationen weltweit zur Durchführung von Vorstandssitzungen verwendet wird.
• Allgemeine Bestimmungen. Dieses Dokument enthält Richtlinien für die Umsetzung der Satzung und ebenfalls Informationen wie etwa Datum und Ort der Sitzung, die Zusammensetzung des Vorstands, Regeln für die Wahl neuer Mitglieder und die Art und Weise, wie die Sitzungen protokolliert werden müssen.
• Kodex der Unternehmensführung. Dieses Dokument beschreibt Regelungen für bestimmte Situationen, die das Protokoll der Aufsichtsratssitzungen beeinflussen können. Das kann alles sein, von der Behandlung eines Interessenkonflikts bis hin zur ausführlichen Darstellung von Angelegenheiten der Unternehmensführung im Tagungsprotokoll.
• Öffentliche Sitzungsvorschriften. Einige Organisationen (in der Regel staatliche) sind verpflichtet, ihre Vorstandssitzungen der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Dies wirkt sich letztlich auf das Sitzungsprotokoll aus, da die Verantwortlichen sicherstellen müssen, dass die öffentlichen Sitzungsprotokolle erstellt und rechtzeitig der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. 

Besprechungsprotokoll schreiben: Elf Schritte zum Erfolg

Wie bereits erwähnt, ist das Protokoll einer Vorstandssitzung für jede Organisation einzigartig. Die in dem Protokoll festgelegten Phasen hängen vom Typ und der Struktur der Organisation ab.

Es gibt jedoch bestimmte Phasen, die ein allgemeines Vorstandsitzungsprotokoll beinhaltet. Die Phasen des Protokolls werden hier in Abschnitte die vor, während und nach einer Sitzung stattfinden sollen unterteilt.

Vor der Sitzung	Bestimmung des Zwecks der Besprechung. Einberufung der Vorstandssitzung. Erstellen der Vorstandssitzungsagenda. Vorbereitung der Besprechung.
Während der Sitzung	Feststellung der Beschlussfähigkeit. Eröffnung der Sitzung. Genehmigung der Tagesordnung und des Protokolls. Mitteilungen und Berichtserstattung. Erörterung von alten und neuen Geschäftsaktivitäten.
Nach der Sitzung	Beendigung der Sitzung. Nachbereitung.

Lassen Sie uns nun genauer betrachten, was die einzelnen Stufen voraussetzen. 

1. Bestimmung des Zwecks der Besprechung

Dies ist die Grundlage für die Planung der Vorstandssitzung. Sie sollten deutlich verstehen und erklären, warum Sie eine Sitzung einberufen, was besprochen werden soll und welche Ergebnisse erwartet werden.

2. Einberufung der Vorstandssitzung

Dieser Schritt setzt voraus, dass ein Ort, ein Datum und eine Uhrzeit für die Sitzung festgelegt wird. Dieser Termin muss für die meisten Vorstandsmitglieder geeignet sein, damit eine Beschlussfähigkeit während der Sitzung erreicht werden kann. Es sollte allen Teilnehmern eine förmliche Einladung zur Vorstandssitzung, sowie alle Unterlagen, die vor der Sitzung geprüft werden sollen, zugesendet werden.

3. Erstellen der Vorstandssitzungsagenda

Um eine erfolgreiche Vorstandssitzung zu gewährleisten, ist die Erstellung einer Tagesordnung für die Vorstandssitzung unerlässlich. Sie beschreibt den Ablauf der Sitzung und hält alle Themen fest, die besprochen werden sollen. 

Außerdem können die betreffenden Mitglieder des Gremiums darüber informiert werden, ob von ihnen vor oder während der Sitzung eine bestimmte Handlung erwartet wird. 

Der einfachste Weg, eine Tagesordnung für eine Vorstandssitzung zu erstellen, ist mit einer Software-Anwendung, die von Vorstandsportalen bereitgestellt werden kann. Solch eine Board-Management-Software bietet zahlreiche Vorlagen für eine erfolgreiche Sitzung – von einer Vorlage für die Tagesordnung einer Sitzung bis zu einer Vorlage für einen Beschluss des Gremiums.  

4. Vorbereitung der Besprechung

Diese Phase setzt voraus, dass alle Mitglieder des Vorstands mit den bereitgestellten Unterlagen vertraut sind, die vor der Sitzung überprüft werden sollten. Ebenfalls müssen CEO und CFO gründlich alle Finanzberichte und Ausschussberichte überprüfen, damit sie während der Sitzung ausführlich auf alle Fragen antworten können.

5. Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der erste Punkt einer Sitzung ist, dass der Vorsitzende feststellt, ob eine Beschlussfähigkeit vorliegt. Die Beschlussfähigkeit wird in der Satzung der Organisation definiert. Wenn keine Beschlussfähigkeit festgelegt wurde, gilt bei der Abstimmung in der Regel die einfache Mehrheit.

6. Eröffnung der Sitzung

Der nächste Schritt besteht darin, dass der Vorsitzende die Sitzung durch eine einfache Erklärung eröffnet. Der Vorsitzende kann dann auch persönliche oder oberflächliche Themen ansprechen, z. B. neue Mitglieder, Besucher und andere Vorstandsmitglieder begrüßen und ausscheidenden Mitgliedern danken.

7. Genehmigung der Tagesordnung und des Protokolls

Die Sitzung beginnt offiziell, nachdem der Vorsitzende die Zustimmung zur aktuellen Tagesordnung und den Protokollen der letzten Sitzung von jedem Vorstandsmitglied erhalten hat. Wenn Änderungen an der aktuellen Tagesordnung gewünscht werden, wird die geänderte Tagesordnung in der Regel ohne Abstimmung genehmigt.

Um die Zustimmung zum Sitzungsprotokoll zu erhalten, liest der Sekretär in der Regel das Protokoll der vorangegangenen Sitzung vor, wenn er es nicht vor der aktuellen Sitzung verschickt hat. Der Vorsitzende fragt dann alle Vorstandsmitglieder, ob Änderungen erforderlich sind, und wenn ja – können die Änderungen ohne oder mit einer Abstimmung genehmigt werden.

8. Mitteilungen und Berichtserstattung

Der Kernpunkt der Vorstandssitzung besteht darin, den Bericht des Geschäftsführers und der ständigen oder besonderen Ausschüsse anzuhören. Bei Bedarf kann auch eine Diskussion eingeleitet werden.

9. Erörterung von alten und neuen Geschäftsaktivitäten

Die Diskussion über ältere Geschäftsangelegenheiten beinhaltet Dinge, die in der letzten Versammlung besprochen wurden und nun zur Genehmigung anstehen

Die Diskussion über neue Aktivitäten umfasst alle Punkte, die neu auf der Tagesordnung stehen.  Normalerweise folgt eine Abstimmung, aber manchmal kann die Entscheidung auch auf die nächste Sitzung verschoben werden.

10. Schließung der Sitzung

Eine Sitzung gilt als beendet, wenn der Vorsitzende den Besuchern dankt und die Sitzung für beendet erklärt.

11. Nachbereitung

Nach der Sitzung ist es unerlässlich, dass der Vorsitzende mit dem Geschäftsführer alle während der Sitzung diskutierten Themen noch einmal aufarbeitet. Hier sollten alle Aspekte der Sitzung noch einmal besprochen werden, bevor der Sekretär des Unternehmens die Sitzung offiziell protokolliert.

Häufige Fehler bei der Erstellung eines Besprechungsprotokoll

Obwohl das Vorstandssitzungsprotokoll eine klare Definition des Ablaufs der Sitzung bereitstellt, gibt es immer noch häufige Fehler, die typischerweise auftreten.

• Die Mitglieder des Gremiums sind nicht gut auf die Sitzung vorbereitet. Dies ist eine ziemlich kontraproduktive Haltung, die sich negativ auf die Entscheidungsfindung und die Realisierung der Ziele des Unternehmens auswirken kann. . Deshalb ist es wichtig, ein klares Sitzungsprotokoll zu haben, das die Vorbereitung der Verwaltungsratsmitglieder vor der Sitzung genau spezifiziert. 
• Beiratsmitglieder unterbrechen einander während der Diskussionen. Dies geschieht häufig, wenn die Mitglieder des Verwaltungsrates starke Emotionen zu einem bestimmten Thema haben. Ein solches Verhalten kann die Effektivität der Vorstandssitzung erheblich beeinträchtigen.  Wenn die Umgangsformen für Vorstandssitzungen jedoch klar im Sitzungsprotokoll festgelegt sind, können solche Situationen vermieden werden.
• Die Mitglieder des Vorstands nehmen nicht regelmäßig an den Sitzungen teil. Es ist wichtig, dass ein beschlussfähiges Gremium an den Sitzungen teilnimmt, um die Effektivität der Entscheidungsprozesse zu gewährleisten. Das Protokoll einer Vorstandssitzung hilft möglicherweise nicht immer, dieses Problem zu regulieren. Wenn jedoch die Anwesenheit eines beschlussfähigen Gremiums im Protokoll festgeschrieben ist, trägt dies dazu bei, das Versäumen von Sitzungen zu verringern.  

Aufbau eines Besprechungsprotokolls

Besprechungsprotokolle sind ein unverzichtbares Instrument, um Ergebnisse, Entscheidungen und Aktionen von Besprechungen festzuhalten. Ein gut strukturiertes Besprechungsprotokoll ermöglicht es, den Überblick zu behalten, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und sicherzustellen, dass die besprochenen Themen und Ziele effizient verfolgt werden. In diesem Artikel werden wir den Aufbau eines Besprechungsprotokolls, auch als Sitzungsprotokoll oder Meeting Minutes bezeichnet, genauer betrachten.

1. Kopfzeile

Die Kopfzeile des Besprechungsprotokolls enthält grundlegende Informationen über die Sitzung, wie das Datum, den Ort, die Uhrzeit und den Namen des Protokollführers. Diese Angaben helfen dabei, das Protokoll zu kategorisieren und leichter wiederzufinden.

Datum: Das Datum, an dem die Besprechung stattgefunden hat.

Ort: Der Ort, an dem die Besprechung abgehalten wurde.

Uhrzeit: Die Start- und Endzeit der Sitzung.

Protokollführer: Der Name der Person, die das Protokoll führt.

2. Anwesenheitsliste

Die Anwesenheitsliste gibt Aufschluss darüber, wer an der Besprechung teilgenommen hat. Dies ist wichtig, um später nachvollziehen zu können, wer an den Diskussionen und Entscheidungsprozessen beteiligt war.

3. Agenda

Die Agenda listet die Themen auf, die während der Sitzung behandelt wurden. Jedes Thema sollte eine klare Überschrift haben, und es ist hilfreich, die Reihenfolge beizubehalten, wie sie in der Sitzung aufgetreten sind. Die Agenda dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte behandelt werden.

4. Protokoll

Der Hauptteil des Besprechungsprotokolls ist das eigentliche Protokoll. Hier sollten die Diskussionen und Ergebnisse zu jedem aufgeführten Agenda-Punkt detailliert festgehalten werden. Dies beinhaltet:

Eine Zusammenfassung der Diskussionen und Präsentationen zu jedem Thema.

Die Entscheidungen, die getroffen wurden, einschließlich Abstimmungsergebnisse, falls zutreffend.

Aktionsschritte und Verantwortlichkeiten: Hier sollte klar aufgeführt werden, wer für welche Aufgaben oder Maßnahmen verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein sollen.

5. Bemerkungen

Der Abschnitt für Bemerkungen kann für allgemeine Anmerkungen und Kommentare genutzt werden, die während der Besprechung gemacht wurden, aber keinen direkten Bezug zu den aufgeführten Agenda-Punkten haben.

Besprechungsprotokoll Vorlage

Im Folgenden finden Sie ein einfaches Beispiel dafür, wie eine Vorlage für ein Protokoll einer Vorstandssitzung aussehen kann.

Zusammenfassend

Das Protokoll einer Vorstandssitzung ist der Garant, um die Effektivität einer Aufsichtsratssitzung sicherzustellen. Es legt die Regeln, Verfahren und Umgangsformen fest, um das Potenzial einer Vorstandssitzung voll ausschöpfen zu können.

Mithilfe einer Verwaltungssoftware ist die Erstellung von Sitzungsprotokollen noch einfacher. Vorstandsportale bieten nicht nur verschiedene Vorlagen für effektive Vorstandssitzungen, sondern ermöglichen auch virtuelle Board-Meetings direkt über die entsprechende Software-Anwendung.

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FAQ

Welche Rolle spielt der Aufsichtsratsvorsitzende bei der Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Protokolls während der Aufsichtsratssitzungen?

Der Vorsitzende ist dafür verantwortlich, dass das Protokoll der Vorstandssitzung eingehalten und die Erwartungen erfüllt werden.

Wie können die Aufsichtsratsmitglieder sich auf eine Aufsichtsratssitzung vorbereiten, um produktive Ergebnisse zu erzielen?

In erster Linie sollten sich die Mitglieder des Vorstands vor der Sitzung mit allen Unterlagen vertraut machen, die sie vor der Sitzung erhalten haben. Dies ermöglicht es, sich über den Zweck und die Erwartungen der Sitzung bewusst zu sein. Außerdem sollten sie die in dem Sitzungsprotokoll festgelegten Regeln lesen und  befolgen, um eine effiziente Entscheidungsfindung zu gewährleisten.

Ein Ergebnisprotokoll ist ein Beispiel für ein Dokument, mit dem sich Aufsichtsratsmitglieder vor einer Sitzung vertraut machen können, um produktive Ergebnisse zu erzielen.