Checkliste für Sekretäre/innen: Sich effektiv auf das Meeting vorbereiten

Der Erfolg einer Vorstandssitzung hängt maßgeblich von der Vorbereitung ab. Deshalb ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer die Unterlagen und den Gesprächsstoff für die Vorstandssitzung im Voraus erhält und genügend Zeit hat, sie durchzuschauen.

Trotzdem berichten etwa 26% der Führungskräfte und Vorstandsvorsitzenden, dass ihre Vorstandsmitglieder nie oder selten auf die Sitzungen vorbereitet sind. Dies führt zu ineffektiver Kommunikation, Frustration und Fehlentscheidungen.

Der folgende Leitfaden wurde erstellt, um Sekretären/innen die Kunst des Vorbereitens von Vorstandssitzungen beizubringen, da dies eine ihrer Hauptaufgaben ist. Aber auch Vorstandsmitglieder und andere regelmäßige Teilnehmer an Vorstandssitzungen können davon profitieren.

Unten finden Sie Best Practices, Ratschläge und Checklisten zur Vorbereitung von Vorstandssitzungen. Hier sind auch Tipps, mit welcher Software Sie die Vorbereitung schnell, einfach und effektiv gestalten können.

Eine Vorstandssitzung vorbereiten: So läuft es ab

Obwohl Vorstandsmitglieder wissen, wie wichtig eine ordnungsgemäße Vorbereitung auf Vorstandssitzungen ist, scheinen nur wenige dieser Aufgabe genügend Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen.

Hier ist, was Mark Suster, Managing Partner bei Upfront Ventures, von der typischen Vorbereitung auf eine Vorstandssitzung hält.

1. Vorstandssitzungen werden lange im Voraus geplant, die meisten Vorstandsmitglieder beginnen jedoch erst eine oder zwei Wochen vor der bevorstehenden Sitzung mit den Vorbereitungen..
2. Die Vorstandsmitglieder sind oft zu sehr auf ihre täglichen Aufgaben fokussiert und betrachten die Vorbereitung auf eine Vorstandssitzung als Ablenkung. Darüber hinaus denken sie oft, dass sie ohne ein Meeting auskommen könnten.
3. Vorstandsvorsitzende, Investoren und andere Teilnehmer an Sitzungen lesen selten die gesamten Sitzungsunterlagen. Sie überfliegen nur schnell die wichtigsten Dokumentenseiten und machen sich mit den Zahlen vertraut.
4. Sehr wenige Vorstandsmitglieder kommen zu einer Sitzung mit einem klaren Verständnis davon, was besprochen und getan werden soll.
5. Vorstandssitzungen beginnen in der Regel spät, da viele Vorstandsmitglieder aus anderen Sitzungen kommen.
6. Die Meetings enden oft spät, da es viele unstrukturierte und inkonsistente Diskussionen gibt.
7. Die Vorstandsmitglieder verlassen oft in Eile die Sitzungen, da sie andere geplante Sitzungen haben.
8. Die Vorstandsmitglieder sind sich in wesentlichen Punkten nicht einig, selbst wenn diese besprochen wurden.

Warum bereiten sich Vorstandsmitglieder nicht auf Meetings vor?

Trotz der oben beschriebenen schlechten Tendenzen zeigt eine Studie, dass Vorstandsmitglieder nichts gegen Vorstandssitzungen haben und sich sogar darauf freuen, wenn sie vollständig vorbereitet sind.

Was sind dann die Gründe für eine so schlechte Vorbereitung?

• Zeitmangel. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber viele Vorstandsmitglieder sind mit alltäglichen Aufgaben überlastet, die dringender sind, und geben ihnen daher höhere Priorität.
• Mangel an Motivation. Dieser Ausdruck ist grundlegender: Vorstandsmitglieder sind nicht motiviert, sich auf die Sitzungen vorzubereiten. Das liegt hauptsächlich daran, dass sie nicht verstehen, warum sie sich überhaupt vorbereiten sollten, wenn sonst niemand vorbereitet sein wird.

Die Wichtigkeit der richtigen Vorbereitung auf eine Vorstandssitzung

Ein Zitat von Abraham Lincoln beschreibt perfekt, wie wichtig die Vorbereitung ist. Darin heißt es: „Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und die ersten vier werde ich damit verbringen, die Axt zu schärfen.“

Die Vorbereitung von Vorstandssitzungen ist keine Ausnahme. Vorstandsmitglieder sollten ihr genügend Aufmerksamkeit schenken, denn:

• sie stellt sicher, dass jeder die notwendigen Informationen hat
• legt den Grundstein und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind
• verhindert eine schlechte Leistung
• spart Zeit bei Vorstandssitzungen, die normalerweise durch ineffiziente Diskussionen verloren wird.

SekretärIn Checkliste: Meeting vorbereiten – Vorlage & Muster

Wenn Sie ein/e Sekretär/in, Geschäftsführer/in, Vorstandsmitglied oder CEO sind und Probleme haben, sich auf Ihre nächste Vorstandssitzung vorzubereiten, kann Ihnen die folgende Checkliste zur Vorstandssitzungsvorbereitung helfen.

1. Planen Sie voraus und zögern Sie nicht

Effizientes Planen von Vorstandssitzungen sollte mit einer Checkliste am Ende der vorherigen Sitzung beginnen. Dies ist der Moment, in dem ein/e Sekretär/in oder Vorstandsmitglieder Notizen darüber machen, was in die Tagesordnung der nächsten Sitzung aufgenommen werden soll.

Außerdem sollten Sie folgendes machen:

• einen Plan erstellen, was vor dem nächsten Meeting erledigt werden soll
• die Zeit in Ihrem Kalender sperren, die vollständig dem Umgang mit den Vorbereitungsaufgaben für die Vorstandssitzung gewidmet werden kann
• es vermeiden, alles auf den letzten Drücker erledigen zu müssen

2. Lesen Sie die Satzung und die Sitzungsprotokolle

Satzungen und Tagungsprotokolle sind Vorstandsdokumente, die sicherstellen sollen, dass alle Sitzungsteilnehmer die gleichen Regeln, Verfahren und Etikette befolgen.

“Es ist wichtig, dass Vorstände ihre Sitzungen so durchführen, dass die Zeit und das intellektuelle Kapital ihrer Mitglieder optimal genutzt werden.”, heißt es im Chartered Governance Institute.

Deshalb ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen, jedem Vorsitzenden eine Kopie der Satzung zuzusenden, damit er diese als Referenz zur Vorstandssitzung mitbringen kann.

3. Entwickeln Sie eine Tagesordnung für die Vorstandssitzung

Ein effektives Meeting ist fast unmöglich ohne eine Tagesordnung. Verwenden Sie eine Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung und befolgen Sie diese Tipps, um sie klarer und hilfreicher zu gestalten:

• Wählen Sie Themen aus, die alle Vorstandsmitglieder betreffen. Identifizieren Sie die dringendsten Angelegenheiten, die vom gesamten Vorstand besprochen oder gelöst werden sollen
• Die wichtigsten Fragen kommen zuerst. Beginnen Sie mit der Diskussion der wichtigsten Themen, da den Untersuchungen zufolge Fragen zu Beginn eines Meetings unabhängig von ihrer Wichtigkeit die meiste Zeit und Aufmerksamkeit erhalten
• Identifizieren Sie den Zweck jedes Themas. Geben Sie an, ob es darum geht, Informationen auszutauschen, Input für eine Entscheidung einzuholen oder eine Entscheidung zu treffen

Es gibt viele verschiedene Meeting-Agenda Vorlagen verfügbar, die für verschiedene Arten von Vorstandssitzungen angepasst werden können.

4. Nutzen Sie Technologien, um die Vorbereitung von Vorstandssitzungen zu vereinfachen

Einer der größten Tipps zur Vorbereitung einer Vorstandssitzung ist die Verwendung von Board-Management-Software. Dies ist ein wirksames Instrument zur Vereinfachung des Vorbereitungsprozesses, denn es ist:

• Sicher, damit Sie vertrauliche Informationen durch Speichern in einem absolut sicheren Online-Repository schützen können
• Zugänglich, damit Sie die Materialien zur Vorstandssitzung jederzeit und überall abrufen können
• Umweltfreundlich, sodass Sie durch die Durchführung papierloser Vorstandssitzungen zum Schutz des Planeten beitragen können

Wenn Sie Ihre Vorstandssitzungen auf die nächste Stufe heben, effizienter gestalten und gleichzeitig Zeit und Geld bei der Vorbereitung und Organisation sparen möchten, probieren Sie das Vorstandsportal aus.

5. Organisieren Sie das Meeting

Nehmen Sie sich Zeit für Folgendes:

• Planen Sie das Meeting. Legen Sie Datum, Uhrzeit und Ort für das Meeting fest. Überlegen Sie sich Online-Meetings für mehr Bequemlichkeit
• Bestätigen Sie die Teilnahme. Senden Sie die RSVPs an die Vorstandsmitglieder. Kontaktieren Sie oder senden Sie Erinnerungen an diejenigen, die sich noch nicht bestätigt haben
• Erledigen Sie alle zugewiesenen Aufgaben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben, die Ihnen in einer früheren Vorstandssitzung zugewiesen wurden, weiterverfolgen

6. Verteilen Sie Materialien für die Vorstandssitzung

Bereiten Sie sich auf eine Vorstandssitzung vor, indem Sie sicherstellen, dass alle Vorstandsmitglieder mindestens eine Woche vor der Sitzung relevante Materialien erhalten. Auf diese Weise haben sie genügend Zeit, alles noch einmal durchzugehen. Die Materialien können Folgendes umfassen:

• Endgültige Tagesordnung des Vorstands
• Finanzberichte
• Managementberichte
• Komiteeberichte
• Vorherige Sitzungsprotokolle

7. Bereiten Sie eine Gliederung für die Protokolle vor

Erstellen Sie vor der nächsten Vorstandssitzung eine Protokollvorlage. Sie sollte Folgendes enthalten:

• Datum und Uhrzeit des Meetings
• Namen der Teilnehmer
• Zweck der Besprechung
• Tagesordnungspunkte und besprochene Themen
• Entscheidungen und Abstimmungen 

8. Machen Sie die letzten Vorbereitungen

Es gibt einige organisatorische Aufgaben, die erledigt werden müssen, um sicherzustellen, dass ein Meeting reibungslos verläuft:

• Überprüfen Sie, ob der von Ihnen gebuchte Meetingraum verfügbar ist, damit es zu keinem Missverständnis kommt
• Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderliche Audio- oder Videoausrüstung für das Meeting haben
• Führen Sie Testanrufe durch, wenn einige Vorstandsmitglieder per Konferenzschaltung an der Sitzung teilnehmen

Board-Management-Software für die einfache Einrichtung von Vorstandssitzungen

Die Vorbereitung einer Vorstandssitzung kann dank moderner Meeting-Management-Lösungen viel einfacher, schneller und effizienter sein. Sekretäre/innen, Führungskräfte und Vorstandsmitglieder können jetzt alle Unterlagen für die Durchführung virtueller Vorstandssitzungen digitalisieren.

Hier sind die Funktionen, die Board-Management-Software ihren Benutzern bietet:

1. Tools für die Zusammenarbeit, einschließlich privater und Gruppennachrichten, Notizen, Aktivitätsdashboards und Dokumentbenachrichtigungen
2. Planungsmanagement-Tools, einschließlich Kalender, Tagesordnung-Builder und Terminverwaltungsfunktionen
3. Tools zur Besprechungsverwaltung, einschließlich Abstimmung, Erinnerungen, Dokumentanmerkungen, elektronischer Signatur, Informationssuche und automatischer Entwürfe von Besprechungsprotokollen
4. Sicherheitsfunktionen, einschließlich Benutzerzugriffsberechtigungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung sensibler Daten

Zu den Hauptvorteilen der Board-Management-Software, die Nutzer besonders schätzen, gehören:

1. Zentralisierte Lagerung. Speichern Sie vertrauliche Dokumente an einem sicheren Ort
2. Sichere Materialverteilung. Teilen und aktualisieren Sie die Tagesordnung und die Vorstandsmaterialien im Voraus, um die Sitzungsvorbereitung zu verbessern
3. Mobile App. Nutzen Sie Ihr Handy, um auf dem Laufenden zu bleiben und überall und jederzeit mit den Vorstandsmitgliedern zusammenzuarbeiten
4. Kundensupport. Kontaktieren Sie rund um die Uhr einen Support-Spezialisten mit Anfragen oder Fragen
5. Benutzerfreundlichkeit. Beginnen Sie schnell mit der Verwendung der Plattform, unabhängig von Ihrem technischen Können

Wenn Sie nach einer bequemen, kostengünstigen und sicheren Lösung für die Vorstandsverwaltung suchen, ist das Vorstandsportal von iDeals die beste Wahl. Dies ist die TOP-1 Wahl unserer Experten.

FAQ

Wie bereiten Sie sich auf eine Vorstandssitzung vor?

Um sich auf eine Vorstandssitzung vorzubereiten, sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Sichern Sie sich im Voraus alle relevanten Unterlagen wie Tagesordnung, Berichte und Präsentationen.
• Lesen Sie die Unterlagen gründlich durch, um sich mit den Themen vertraut zu machen und Fragen vorzubereiten.
• Notieren Sie sich wichtige Punkte oder Diskussionspunkte, die Sie während der Sitzung ansprechen möchten.
• Überprüfen Sie die vorherigen Protokolle, um sich über den Fortschritt früherer Entscheidungen und Maßnahmen zu informieren.
• Stellen Sie sicher, dass Sie pünktlich erscheinen und eventuelle technische Anforderungen (z. B. Videokonferenzsysteme) im Voraus testen.
• Bringen Sie alle erforderlichen Materialien und Geräte mit, um Ihre Präsentation oder Beiträge während der Sitzung zu unterstützen.
• Seien Sie bereit, aktiv an den Diskussionen teilzunehmen und Ihre Standpunkte klar zu vertreten.

Was ist eine Board-Management-Software für die Vorbereitung von Vorstandssitzungen?

Diese Software bietet Funktionen wie die zentrale Verwaltung von Sitzungsunterlagen, die Erstellung von Tagesordnungen, die Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen sowie die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Vorstandsmitgliedern. Sie ermöglicht den sicheren Austausch von vertraulichen Dokumenten und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Durch den Einsatz von Board-Management-Software können Vorstandssitzungen produktiver, transparenter und besser organisiert werden.