Vorstandssitzung in modernen Realitäten

Bei Vorstandssitzungen kommt Ihr Team zusammen, um gemeinsam an den Zielen Ihrer Organisation zu arbeiten und Strategien zu entwickeln, wie Sie diese Ziele erreichen können.

Regelmäßige Treffen für diese Diskussionen sind entscheidend für das kontinuierliche Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Um das Beste aus der gemeinsam verbrachten Zeit zu machen, muss das Vorstandsmanagement genau verstehen, wie man eine Vorstandssitzung leitet, damit sich alle darauf konzentrieren können, die richtigen Entscheidungen und Ergebnis zu treffen.

Vorstandssitzung: Zweck und Ziele

Eine formelle Sitzung des Vorstands der Organisation findet normalerweise in regelmäßigen Abständen statt, um Richtlinien und wichtige Themen zu besprechen.

Eine Vorstandssitzung kann als Sitzung des Vorstands eines Unternehmens oder einer Organisation beschrieben werden, bei der Fakten über vergangene Leistungen präsentiert und Entscheidungen über die zukünftige Vorgehensweise getroffen werden. 

Der Zweck der Vorstandssitzungen besteht darin, den Vorstandsmitgliedern die Möglichkeit zu geben, Informationen und Meinungen auszutauschen, Angelegenheiten zu erörtern und Entscheidungen zu treffen, die im öffentlichen Interesse liegen. Während der Hauptzweck einer Vorstandssitzung darin besteht, die Entscheidungsfindung der Vorstandsmitglieder zu erleichtern, erfüllen sie auch eine Reihe zusätzlicher Funktionen.

Vorstandssitzungen bieten ein Forum, in dem sich die Vorstandsmitglieder auf ihre Rollen und Verantwortlichkeiten in der Organisation konzentrieren können. Probleme können identifiziert und Pläne für die Zukunft formuliert werden. Ideen werden geteilt, diskutiert und dann entweder verworfen, verfeinert oder umgesetzt.

Gesetzliche Anforderungen und Bestimmungen der konstituierenden Vorstandssitzung

Die Anwendung von Corporate-Governance-Regeln in Deutschland ist eng verknüpft mit der Existenz von Corporate-Governance-Kodizes, die derzeit in allen europäischen Ländern verabschiedet werden. Grundsätzlich basieren sie auf dem Mechanismus der Selbstregulierung, wobei erwartet wird, dass die internen Organe des Unternehmens dessen Funktionieren sicherstellen und die internen Organe des Unternehmens selbst nicht nur in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Gesellschaftsrechts handeln.

Das Gesetz sieht nach dem Kapitel 58 №4 des Bürgerliches Gesetzbuches Deutschlands vor, dass über die Beschlüsse der Hauptversammlung nur dann eine Niederschrift zu erstellen ist, wenn die Beschlüsse in das Vereinsregister eingetragen werden sollen. Die Bestimmung des Protokollführers obliegt ohne entsprechende Satzungsbestimmungen dem Verwaltungsrat, der grundsätzlich auch den Vorsitz in der Generalversammlung führt.

Die Satzung kann auch bestimmen, welches Vorstandsmitglied für die Führung des Protokolls zuständig ist oder welches Organ (Vorstand oder Mitgliederversammlung) oder Organmitglied (zum Beispiel der Vorstandsvorsitzende) die Person bestimmt Protokoll führen.

Typische Vorstandssitzungsstruktur

Der Vorstand besteht aus den Direktoren einer bestimmten Organisation. Zur Anwesenheitsliste der Vorstandssitzung gehören mindestens ein Präsident, ein Vizepräsident, ein Schatzmeister und ein Sekretär. Darüber hinaus kann es weitere Personen geben, die gemeinhin als Vorstandsberater bezeichnet werden.

Trotz der Vielfalt möglicher Themen und der Notwendigkeit, langweilige Standardvorlagen zu vermeiden, umfassen Vorstandssitzungen typischerweise:

Teilnahme, Protokoll der letzten Sitzung, Bericht des Schatzmeisters oder des Finanzausschusses, altes Geschäft, neuer Fall, anderes Geschäft, Aktionsübersicht, nächstes Treffen, Zeitplan / Ortauswahl.

Der Zeitplan der Vorstandssitzungen muss am Ende jeder Sitzung vereinbart werden. Es wird immer empfohlen, ein genaues Datum für das nächste Treffen festzulegen, mit einem vorläufigen Bleistiftdatum für das zweite.

Während persönliche Meetings immer die beste Option sind, ermöglicht die heutige digitale Kommunikation den Teilnehmern, sich von überall auf der Welt mit Meetings zu verbinden. Wenn es nicht möglich ist, alle Vorstandsmitglieder zu versammeln, achten Sie darauf, einen Veranstaltungsort mit den richtigen audiovisuellen Möglichkeiten zu wählen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Beisitzer Vorstandssitzung

Die Aufgaben des Vorstandes lassen sich in zwei Kategorien einteilen: erstens die Pflicht, die eigenen Aufgaben sorgfältig und gewissenhaft zu erfüllen. Zweitens die Verpflichtung, die Interessen des AG (Allianz) zu wahren und entgegenstehenden Eigeninteressen zurückzustellen. Die Treuepflicht umfasst zunächst die Verpflichtung, nicht in Konkurrenz zum eigenen Unternehmen zu treten und Geschäftsmöglichkeiten der Verein nicht zu nutzen.

Eine sorgfältig geplante Tagesordnung ist für den Erfolg jeder Abstimmung Vorstandssitzung von grundlegender Bedeutung. Es sollte ein kurzes Dokument sein, das den Inhalt des Treffens darlegt und im Voraus den Ton und das Tempo vorgibt.

Bei einer Sitzung Abhalten werden Diskussionsthemen klar formulieren, Personen benennen, die einzelne Diskussionen leiten und jedem Thema eine angemessene Zeit zuteilen, während genügend Zeit für die Abstimmung über jedes Thema vorgesehen ist.

Die Tagesordnung sollte die zu behandelnden Themen klar angeben. So kann sich jeder im Voraus vorbereiten. Die Themen auf der Tagesordnung sollten nach Wichtigkeit geordnet werden.

Die Tagesordnung muss den Teilnehmern vorab zugesandt werden. Auf diese Weise können Vorstandsmitglieder Feedback geben, wenn sie zusätzliche Diskussionsthemen ansetzen möchten.

Der Vorsitzende des Vorstands ist für die Planung und Einladung von Vorstandssitzungen verantwortlich, sofern in der Satzung des Vereins nichts anderes bestimmt ist.

Vorstandsmitglieder können auch spontan ohne Berücksichtigung des Reglements zusammentreten, wenn keines der Vorstandsmitglieder widerspricht.

Der Vorstandsvorsitzende kann auch eine papierlose sitzungen für Vverwaltungsräte, indem er den Vorstandsmitgliedern die Tagesordnung und die relevanten Dokumente per E-Mail zusendet.

Der Sekretär nimmt an Vorstandssitzungen teil, organisiert die Protokollierung der Vorstandssitzung, sorgt für deren Aufbewahrung und Herausgabe, informiert den Vorstand über alle Tatsachen der Nichteinhaltung bei der Geschäftsführung der Gesellschaft die Anforderungen der geltenden Gesetzgebung und interner Dokumente.

Ein Ergebnisprotokoll kann verwendet werden, um die getroffenen Entscheidungen festzuhalten, die diskutierten Themen zu dokumentieren und die nächsten Schritte aufzulisten.

Ablauf der Vorstandssitzung

Die Reihenfolge der Vorstandssitzungen variiert je nachdem, was getan werden muss. Die meisten von ihnen folgen jedoch der gleichen Grundstruktur.

Um sich auf eine effektive Vorstandssitzung vorzubereiten, müssen Sie 5 Schritte befolgen.

Schritt 1 – die Rolle des Vorstandsvorsitzenden

Bei Vorstandssitzungen sollte der Vorsitzende die Diskussion effektiv erleichtern, indem er jedem Vorstandsmitglied die Möglichkeit gibt, sich zu äußern. Sie müssen auch die typischen Fallstricke der Vorsitzendenrolle vermeiden: in der Rolle bleiben und sich nicht in das Management einmischen, abweichende Standpunkte nicht zum Schweigen bringen, sondern die Diskussion kurz und bündig halten.

Schritt 2 – Stellen Sie sicher, dass die Vorstandsmitglieder ihre Rolle kennen

Um der Organisation eine wertvolle Führung und Risikoaufsicht zu bieten, müssen Vorstandsmitglieder die Verantwortung für die Vorbereitung von Sitzungen übernehmen und effektive Beiträge leisten. Dies erfordert ein Rollenverständnis, nämlich offen über ausgewählte strategische Themen zu sprechen (und das unterscheidet sich stark von der Rolle eines Unternehmensführers).

Schritt 3 – Kommunizieren Sie vor, während und nach der Vorstandssitzung

Sehr geehrte Vorstandsvorsitzende arbeiten zwischen den Vorstandssitzungen genauso fleißig wie während der Vorstandssitzungen, um die Aufmerksamkeit des Vorstands zu gewinnen und die Vorstandsmitglieder zu betreuen und zu führen. Planen Sie vor der Sitzung Telefongespräche mit den Direktoren, um das Thema der Sitzung zu bestimmen, folgen Sie, um Feedback zu hören, und bekräftigen Sie die Mission des Vorstands, um letztendlich sicherzustellen, dass der Vorstand seine Rolle effektiv erfüllt.

Schritt 4 – Meeting-Zeit richtig nutzen: Die richtige Agenda, die richtige Führung

Eine gut vorbereitete Tagesordnung und eine starke Sitzungsleitung mit Augenmerk auf die Uhr sind die Grundlage für eine effektive Vorstandssitzung. Es liegt in der Verantwortung des Vorsitzenden, dafür zu sorgen, dass Vorstandssitzungen nicht vom Thema abschweifen, sich in Wiederholungen verzetteln oder zu einem Forum für einige wenige werden, um Beiträge zu leisten und nicht zu einem integrativen, den gesamten Vorstand umfassenden Dialog.

Schritt 5 – Bereiten Sie sich effektiv auf Meetings vor

Die rechtzeitige Verbreitung von Board-Materialien und der Tagesordnung einige Tage vor der Sitzung hält den CEO und die Board-Mitglieder ruhig und konzentriert.

Probleme und Lösungen Vorstandssitzung

Die Hauptprobleme von Verwaltungsräten in der gegenwärtigen Phase können wie folgt formuliert werden:

• Unzureichende Kenntnis der Betriebsräte über den Stand der Dinge im Unternehmen;
• eine Vielzahl von Informationsmaterialien, die kurz vor der Sitzung an die Ratsmitglieder versandt werden.
• unzureichende Qualifikation der Ratsmitglieder, die oft nicht über die Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, die für eine effektive Arbeit im Rat erforderlich sind;
• Beziehungen zwischen Vorstandsmitgliedern, die häufig unterschiedliche Aktionärsgruppen vertreten, die manchmal gegensätzliche Parteien sind.

Während eine erfolgreiche Vorstandssitzung für jede Organisation anders aussieht, sind viele missionsorientierte Unternehmen und Organisationen mit Gesamtstrategien erfolgreich. Zusätzliche Schritte zur Verbesserung der Organisation von Vorstandssitzungen werden letztendlich zu einer Zusammenarbeit und einem gesunden und produktiven Umfeld führen.

Hier sind einige Schlüsselelemente für effektive Vorstandssitzungen:

• Zugängliche Virtuelle-Whiteboard-Inhalte – Machen Sie alle Whiteboard-Inhalte mithilfe des Whiteboard-Portals einfach zu durchsuchen, zu durchsuchen und zu kommentieren. Der Zugriff auf die Materialien des Rates ist über mobile Geräte sowohl online als auch offline möglich.
  
• Elektronische Agenden mit Links zu wichtigen Hintergrundinformationen – nehmen Sie sich die Zeit, zu überlegen, welche strategischen Themen das ganze Jahr über relevant sind, und speichern Sie dann wichtige Agenden im Portal vorab, damit Sie das Risiko vermeiden, den vergangenen Monat erneut zu verwenden, egal wie beschäftigt es ist.
  
• Einfache Zusammenarbeit zwischen Meetings – Laden Sie Direktoren ein, Ihre Fragen oder Kommentare mit anderen Vorstandsmitgliedern zu teilen. Ermutigen Sie die Diskussion im Vorfeld mit dem Vorsitzenden oder den gleichrangigen Direktoren, um sicherzustellen, dass jeder Antworten auf die wichtigsten Fragen hat, damit sich die Besprechungszeit auf Diskussion und Entscheidungsfindung konzentriert.
  
• Das effektive Onboarding neuer Vorstandsmitglieder ist eine willkommene neue Perspektive und ein Energieschub für den Vorstand. Sie können einen wertvollen Beitrag leisten, sobald sie eine Grundausbildung in der Organisation und Branche haben, also tun Sie dies effizient und schnell mit Online-Lerntools.

Checkliste der Vorstandssitzungen

Die Checkliste für Vorstandssitzungen enthält Richtlinien zur Vorbereitung von Vorstandssitzungen:

• Eine Anfrage unter den Vorstandsmitgliedern, welche Tagesordnungspunkte in der nächsten Sitzung behandelt werden sollen.
• Organisation eines Raumes für eine Vorstandssitzung (Videokonferenz für virtuelle Meetings)
• Einladung mit Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung.
• Festlegung der Moderation der Vorstandssitzung.
• Definition der Protokollierung.
• Anwesenheit eines Quorums gemäß Satzung oder Reglement des Vorstands.
• Sitzungsdauer und Pausenzeit.
• Diskussionsregeln festlegen.
• Verfügbarkeit von Raum für informelle Kommunikation vor oder nach der Vorstandssitzung.
• Ein Besprechungsprotokoll sollte kurz nach der Vorstandssitzung geschrieben werden, um die getroffenen Entscheidungen festzuhalten und die Vorstandsmitglieder auf dem Laufenden zu halten.

Schlüsselergebnisse

Heute sind die meisten Unternehmen bereits auf die Software der Vorstandssitzungen umgestiegen, die es ihnen ermöglicht, komplexe Probleme bereits in der Vorbereitungsphase während der Sitzung oder danach zu lösen.

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FAQ

1. Wer nimmt an der Vorstandssitzung teil?

An den Sitzungen sind in der Regel alle Vorstandsmitglieder anwesend. Jeder Vorstand entscheidet selbst, aus wie vielen Personen der Vorstand besteht.

2. Was ist der Zweck der Vorstandssitzung?

Bei Vorstand Geschäftsführung werden aktuelle Themen und anstehende Veranstaltungen besprochen und diskutiert. Zudem werden wichtige Entscheidungen für die Zukunft des Vereins getroffen.

3. Was ist der Unterschied zwischen einer Vorstandssitzung und einer Aufsichtsratssitzung?

Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung und legt die strategische Ausrichtung fest. Der Aufsichtsrat bestellt, berät und überwacht den Vorstand.

4. Wie oft findet die Vorstandssitzung statt?

Der Vorstand tritt regelmäßig nach Bedarf zusammen – meistens 6 Vorstandssitzungen pro Jahr.