Ordre du jour conseil d’administration : conseils et étapes à suivre

Rédiger un ordre du jour d’un conseil d’administration succinct et complet est un exercice qui demande un certain savoir-faire et une préparation en amont minutieuse.

En effet, comme il n’existe pas de format spécifique pour ce type de document, c’est à vous de définir, en fonction de la réunion et du profil de l’organisation, quelles informations vous allez y inclure.

Heureusement, les exemples d’un ordre du jour type d’un conseil d’administration ne manquent pas en ligne et vous pouvez bien évidemment vous en inspirer!

Dans cet article cependant, nous allons aborder plusieurs aspects essentiels de ce document crucial tant pour la bonne gouvernance de votre organisation que pour les participants à la réunion du conseil d’administration.

Pourquoi la rédaction de l’ordre du jour d’une réunion est-elle déterminante pour le bon déroulement de celle-ci?

L’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration est un document préparé et adressé aux administrateurs en amont de la réunion. Il est généralement joint à la convocation à la réunion du conseil afin de présenter l’ensemble des questions et des discussions qui seront abordées, et de faciliter ainsi la prise de décisions.

Un ordre du jour est véritablement le document qui guidera la réunion du conseil d’administration, dès lors il est indispensable de le rédiger de manière à ce qu’il serve de fil conducteur clair, précis et utile aux administrateurs présents lors de la réunion.

Un bon ordre du jour fournit la trame d’une séance du conseil d‘administration efficace et productive. Il requiert la mise en place d’une démarche méthodique et rigoureuse. Si votre ordre du jour est rédigé pertinemment, il permettra une prise de décisions rationnalisée et engagera les participants à la réunion dans des discussions concluantes.

Par conséquent, bien que ce document ne soit pas obligatiore légalement ou statutairement, ses bénéfices pour une gouvernance améliorée sont incontestables.

Que faut-il inclure dans l’ordre du jour d’un conseil d’administration?

Un ordre du jour idéal se veut exhaustif, détaillé, organisé et facile à suivre. Bien qu’il n’existe pas de protocole formel à suivre, il existe des pratiques courantes qui peuvent vous aider à créer un bon modèle d’ordre du jour d’un conseil d’administration. Il se présente sous forme d’une liste structurée divisée en différentes sections et suivant une certaine logique.

Lorsque vous établissez un ordre du jour pour une réunion du conseil d’administration, vous avez déjà effectué beaucoup de travail préparatoire. En effet, lors de sa planification vous avez recensé tous les points qui doivent être abordées et les avez classées par ordre.

En outre, la rédaction d’un ordre du jour de réunion est une base précieuse sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour rédiger le procès verbal de séance et son compte rendu. Comme le procès verbal est un document légal qui sert à de nombreuses autres démarches, il est essentiel qu’il soit rédigé en tenant compte de tout ce qui s’est passé lors de la réunion.

Alors, par quoi commencer lorsque vous devez rédiger l’ordre du jour? Le modèle de base comprend en général les sections suivantes :

Accueil et présentations

La réussite d’une réunion dépend entre autres de l’état d’esprit des personnes présentes, d’où la nécissité d’accorder une importance particulière à l’introduction. Cette partie permet aux administrateurs de prendre connaissance des objectifs de la réunion et de commencer la préparation de la rencontre en amont/

Examen du procès verbal de la réunion précédente et des mesures à prendre

La validation des minutes de la réunion précédente est une étape cruciale au début de chaque réunion du conseil d’administration. Cela permet de s’assurer que les réunions antérieures ont été correctement documentées et que toutes les décisions prises ont été prises en compte. Les membres du conseil doivent avoir accès aux procès-verbaux et aux comptes rendus de réunion avant la rencontre afin de pouvoir les lire et les valider. Cette étape garantit la transparence et l’exactitude des informations partagées lors de la réunion.

Rapports des comités

Les comités jouent un rôle clé dans la gouvernance d’une entreprise et leurs rapports sont souvent essentiels pour prendre des décisions éclairées lors de la réunion du conseil d’administration. Les rapports des comités tels que le comité d’audit, le comité de gouvernance et le comité des ressources humaines doivent être inclus dans l’ordre du jour.

Ces rapports doivent être préparés en amont de la réunion et envoyés aux membres du conseil pour examen. Lors de la réunion, les présidents de chaque comité doivent présenter leurs rapports de manière concise et informative.

Points à l’ordre du jour

Cette section de l’ordre du jour est l’occasion d’aborder les sujets spécifiques qui doivent être discutés lors de la réunion du conseil d’administration. Chaque point à l’ordre du jour doit être clairement défini et formulé de manière à faciliter les échanges et les prises de décision.

Il est recommandé de formuler les points sous forme de questions ouvertes afin de favoriser l’engagement et la participation de tous les membres du conseil. Les plus importants et les plus urgents doivent être placés en début de réunion pour assurer une attention maximale.

Présentations et discussions

Cette section de l’ordre du jour est dédiée aux présentations et aux discussions approfondies sur les sujets spécifiques abordés lors de la réunion. Les présentations doivent être claires, concises et fournir les informations nécessaires pour permettre aux membres du conseil de comprendre pleinement les enjeux et les décisions à prendre.

Prises de décisions

Les prises de décision sont l’une des principales raisons d’être d’une réunion du conseil d’administration. Cette section de l’ordre du jour est réservée à la discussion et à la prise de décision sur les sujets abordés précédemment.

Il est important d’avoir une procédure claire pour prendre des décisions, en donnant la parole à tous les membres du conseil et en favorisant le consensus lorsque cela est possible. Les décisions prises doivent être consignées dans les procès-verbaux de la réunion.

Suivi et actions à entreprendre

La dernière section de l’ordre du jour est consacrée au suivi des décisions prises lors de la réunion et aux actions à entreprendre. Chaque décision doit être suivie d’une attribution de responsabilité et d’un délai pour s’assurer qu’elle soit mise en œuvre. Il est également important de prévoir du temps pour discuter des actions déjà entreprises depuis la dernière réunion et pour évaluer leur avancement.

Exemple d’un ordre du jour d’un conseil d’administration

• Accueil et présentations (5 minutes)
• Examen du procès verbal de la réunion précédente et des mesures à prendre (10 minutes)
• Présentation des produits et mises à jour (15 minutes)
• Stratégie marketing pour le lancement du produit (20 minutes)
• Rôles et responsabilités pour le lancement (10 minutes)
• Discussion et allocation du budget (15 minutes)
• Prochaines étapes et mesures à prendre (10 minutes)
• Questions et réponses et discussion ouverte (15 minutes)
• Récapitulation et remarques finales (5 minutes)

Adapter ou modifier un ordre du jour de réunion pour les besoins de votre entreprise ou organisme

En fonction de votre mission, une modification d’un ordre du jour d’un conseil d’administration peut s’avérer judicieuse. Par exemple un ordre du jour du conseil d’administration d’une association peut inclure de la documentation relative aux collectes de fonds.

Alors que les startups peuvent inclure toute information relative au développement des produits ou services qu’elles proposent, ainsi que les stratégies marketing employées.

Quels sont les avantages d’utiliser un portal de management pour vos ordres du jour de réunions ?

L’utilisation d’un portail de gestion pour établir l’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration présente plusieurs avantages pour la bonne gouvernance des entreprises. En voici les principaux :

1. Informations centralisées et organisées accessibles à tout moment pour les administrateurs
2. Collaboration et mises à jour en temps réel des documents
3. Gain de temps et d’argent avec un processus rationalisé et efficace
4. Personnalisation et flexibilité en fonction des besoins spécifiques
5. Sécurité et confidentialité des informations sensibles

Les points clés à retenir

En conclusion, un ordre du jour bien structuré est essentiel pour assurer des réunions du conseil d’administration productives et efficaces. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pourrez créer un ordre du jour qui guide les discussions, facilite la prise de décision et assure le suivi des actions.

N’oubliez pas d’envoyer votre ordre du jour en amont de la réunion pour permettre aux membres du conseil de se préparer adéquatement. Avec un ordre du jour bien préparé, vous pouvez accueillir chaleureusement les membres du conseil à chaque réunion et les guider vers des délibérations fructueuses et des décisions éclairées.

FAQ

Qui fixe l’ordre du jour d’un conseil d’administration

Un ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration est généralement établi par le président ou le directeur général, en fonction de la structure organisationnelle. Toutefois, il est important de noter que le processus peut varier d’une entreprise à l’autre et d’un secteur d’activité à l’autre.

Comment établir un ordre du jour?

Commencez par identifier l’objectif de la réunion, puis dressez la liste des sujets à aborder avant de les classer par ordre de priorité. Attribuez une durée raisonnable à chaque sujet et prévoyez du temps pour les pauses. Envoyez l’ordre du jour à tous les participants avant la réunion.