Organisieren Sie Vorstandssitzungen wie ein Profi mit einer Meeting Agenda Vorlage

Wussten Sie, dass Unternehmen jedes Jahr 100 Millionen US-Dollar für unnötige Sitzungen ausgeben? Sie sind hier genau richtig, wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen einfache Vorstandssitzungen abhält, die den Erwartungen der Teilnehmer gerecht werden.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie eine Meeting-Agenda erstellen, die Ihre Sitzungen aufpeppt. Informieren Sie sich über Tipps zur Vorbereitung von Besprechungen, lernen Sie, wie man Protokolle von Sitzungen verfasst, und erhalten Sie Ihre Beispielvorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung.

Was ist eine Agenda für Meeting?

Eine Meeting-Agenda dient als Leitfaden für die Organisatoren von Vorstandssitzungen und bietet eine effiziente Möglichkeit, Diskussionen zu steuern und Ziele zu erreichen. Sie dient auch als Protokoll für den Vorstandsvorsitzenden, indem sie eine geordnete Liste von Themen sowie die ernannten Mitglieder und ihre Rollen enthält.

Online-Tools wie Software für die Tagesordnung von Vorstandssitzungen können viel Zeit sparen und die wichtigsten Details einer Besprechung erfassen. Ein Meeting Agenda-Tool kann die Notwendigkeit für Korrespondenz, das Versenden von E-Mails und das Teilen von Dokumenten reduzieren und letztendlich die Effizienz der Vorstandssitzungen Ihrer Organisation von Anfang bis Ende steigern.

Die Verwendung einer Tagesordnung-Vorlage kann Ihnen helfen, Ihre Vorstandssitzungen effektiver Meeting vorbereiten.

Eine korrekte Vorbereitung einer Tagesordnung für eine Vorstandssitzung gewährleistet Folgendes:

• Berücksichtigung und Lösung dringender Probleme
• Zugang zu relevanten Dokumenten und Berichten
• kompetentes Zeitmanagement
• einen klaren Diskussionsplan, der den Zeitverlust minimiert

Vorlage für die Meeting-Agenda 

Suchen Sie nach einer Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung? Sie sind hier genau richtig. Nachfolgend finden Sie ein einfaches Meeting-Agenda-Muster, das Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.

Verwendung einer Tagesordnung-Vorlage  bei der Vorbereitung auf eine Vorstandssitzung

Wenn Sie sich fragen, wie Sie sich auf eine Vorstandssitzung vorbereiten können, sollten Sie einige Wochen im Voraus damit beginnen und die folgenden Schritte unternehmen:

• Bereiten Sie Ausschussberichte vor. Sammeln Sie Finanzberichte sowie Aktualisierungen, Notizen und andere Dokumente. Diese sollten von Führungskräften des Unternehmens zusammengestellt und in die Tagesordnung aufgenommen werden.
• Erstellen Sie eine klare Agenda. Der/die Vorstandssekretär/in sollte Tagesordnungsthemen ansprechen, die diskutiert werden sollen, und die Tagesordnungsvorlage mit Maßnahmen, Berichten, Notizen usw. ausfüllen. Anschließend sollte er/sie die Tagesordnung, Protokolle vergangener Sitzungen und Vorstandsberichte in Vorstandspaketen zusammenstellen.
• Verteilen Sie die Vorstandspakete. Der/die Sekretär/in sollte die Vorstandspakete per E-Mail oder über eine sichere Board-Management-Software an die Vorstandsmitglieder senden. Sie sollten die Agenda eine bis zwei Wochen im Voraus erhalten, um ausreichend Vorbereitungszeit zu haben.

Wie verwendet man eine Meeting-Agenda-Vorlage für die nächste Vorstandssitzung?

Nach Abschluss der Sitzung können Sie die folgenden Schritte ausführen, um Ihre Tagesordnung-Vorlage für das nächste Meeting zu verwenden:

• Verfassen Sie ein Sitzungsprotokoll. Ein Sitzungsprotokoll stellt den Verlauf der Sitzung dar und hilft Ihnen, die Ausrichtung des nächsten Treffens zu verstehen. Es ist wichtig, das Protokoll so schnell wie möglich nach der Sitzung anzufertigen, falls Sie dies nicht bereits während der Diskussion getan haben.
• Verwenden Sie das Meeting-Agenda-Format neu. Mit einem Musterformat für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung können Sie die vorherigen Aufzeichnungen durch neue für die nächste Sitzung ersetzen und so Zeit und Mühe sparen.

So erstellen Sie eine Tagesordnung für eine Vorstandssitzung

Möchten Sie die Teilnehmer auf dem Laufenden halten und die Zeit für eine Vorstandssitzung optimal nutzen? Das Erlernen, wie man eine erfolgreiche Meeting-Agenda erstellt, kann dabei helfen. Hier sind einige Best Practices, die Sie beachten sollten:

• Genehmigen Sie den Zweck der Vorstandssitzung. Der Zweck der meisten Vorstandssitzungen besteht darin, mehrere Entscheidungen zu treffen. Die Tagesordnung kann jedoch auch strategische Planung, Problemerkennung, Aufgabenzuweisung, Bewertung der finanziellen Leistung usw. umfassen.
• Wählen Sie spezifische Themen zur Diskussion aus. Ohne eine detaillierte Tagesordnung für eine Vorstandssitzung verliert man leicht Zeit mit unnötigen Themen. Legen Sie vorab fest, welche Themen besprochen werden sollen.
• Bestimmen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Redner. Um sicherzustellen, dass jeder Punkt auf Ihrer Tagesordnung angemessen diskutiert wird, bestimmen Sie für jedes Thema einen Redner und geben Sie ihm oder ihr Zeit zur Vorbereitung.
• Geben Sie den Zeitrahmen für jeden Tagesordnungspunkt an. Halten Sie die Vorstandssitzung im Zeitplan, indem Sie im Voraus die Zeit festlegen, die jedem Thema gewidmet wird.

Eine erfolgreiche Meeting-Agenda sollte folgende Struktur haben:

Sitzungsinformationen

Eine Tagesordnung für Vorstandssitzungen enthält den Namen und die Adresse der Organisation und gibt das Datum, den Ort und die Uhrzeit der Sitzung an. Bei virtuellen Vorstandssitzungen können Sie den Sitzungsort auslassen.

Beginn der Sitzung

Die formelle Eröffnungszeremonie beginnt, wenn der Vorstandsvorsitzende die Sitzung ankündigt, die Teilnehmer begrüßt und die Sitzung offiziell zur Ordnung ruft. Anschließend kann der/die Sekretär/in das Sitzungsprotokoll führen.

Protokoll der vorherigen Sitzung

Dieser Abschnitt der Tagesordnung enthält die Dateien des Protokolls der vorherigen Sitzung. Die Vorstandsmitglieder sollten das Protokoll durch Abstimmung genehmigen. An dieser Stelle können auch Vorschläge zum Sitzungsprotokoll diskutiert werden.

Ein guter Indikator für eine gelungene Tagesordnung einer Vorstandssitzung ist, wenn die Vorstandsmitglieder nur wenig Zeit für die Genehmigung des Sitzungsprotokolls benötigen, da sie es sich zuvor angesehen haben.

Berichterstattung

Dem Berichtsteil sind Berichte des CEO und anderer C-Level-Mitarbeiter beigefügt. Die Unternehmensführung erläutert den aktuellen Stand des Unternehmens, Projektmeilensteine, Aktualisierungen des Geschäftsfortschritts und weitere Aspekte.

Bei einer guten Vorstandssitzung haben Ausschussmitglieder bereits Überlegungen zu den Berichten angestellt, da sie diese sorgfältig vor dem Treffen durchgeschaut haben.

Vorherige Geschäftsangelegenheiten

Dieser Teil listet die Geschäftsangelegenheiten und Themen auf, die während der vorherigen Sitzung besprochen wurden. Die Teilnehmer sollten diese in Erinnerung rufen und genehmigen. Wenn es Vorschläge gibt, verschieben die Vorstandsmitglieder diese in den Diskussionsteil und stimmen für den Rest ab.

Neue Geschäftsangelegenheiten

In diesem Abschnitt werden Geschäftsangelegenheiten zur Diskussion aufgelistet. Die Teilnehmer können diese Themen diskutieren, Vorschläge machen und neue Ideen einbringen. Ungelöste organisatorische Probleme werden in diesem Teil ebenfalls besprochen.

Ankündigungen

Dieser Teil umfasst Geschäftsangelegenheiten, die keiner Überprüfung, Ankündigungen und Kommentare bedürfen. In dieser Phase können Vorstandsmitglieder auch Themen für zukünftige Sitzungen einbringen.

Ende der Sitzung

Nach den Ankündigungen geht die Sitzung zu Ende. Die Vorstandsmitglieder bedanken sich gegenseitig, vereinbaren die nächste Sitzung und beenden die Diskussion offiziell.

Wie man eine Tagesordnung für Vorstandssitzungen zur Protokollführung verwendet

Mithilfe von Sitzungsprotokollen können Sie die Tagesordnung Ihrer Vorstandssitzungen optimal nutzen und nichts verpassen. Mit einer Agenda für Meeting können Sie zu jedem Punkt ein Protokoll hinzufügen, Kommentare hinterlassen und Aufgaben zuweisen. Dadurch haben Sie am Ende der Sitzung eine präzise und gut strukturierte Aufgaben- und Entscheidungsliste.

Wenn eine Sitzung beendet ist, können Sie die Protokolle zwischen allen Mitgliedern teilen und relevante Dokumente verknüpfen – und das alles mit nur wenigen Klicks!

Obwohl digitale Agenda-Vorlagen die Protokollführung vereinfachen, sollten Sie die Sitzungsprotokolle prägnant und umsetzbar halten. Hier sind noch ein paar Tipps für die Erstellung effektiver Meeting-Protokolle.

Schreiben Sie in Echtzeit

Während viele Sekretäre/innen die Protokolle nach der Sitzung erstellen, empfehlen wir Ihnen, dies während der Diskussion zu tun. Das geht ganz einfach, wenn Sie direkt an der Vorlage für das Protokoll der Vorstandssitzung arbeiten.

Der Echtzeitkontext hilft Ihnen dabei, mehr wichtige Details festzuhalten. Andernfalls gehen Ihnen viele entscheidende Aspekte verloren, da das Gehirn laut der Vergessenskurve 50% der Informationen innerhalb einer Stunde vergisst.

Vermeiden Sie Subjektivität

Sitzungsprotokolle sind offizielle Dokumente, die frei von persönlichem Urteil sein müssen. Ein/e gute(r) Sekretär/in hält sich an die Fakten und vermeidet persönliche Beobachtungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Kommentare einfügen, um mehr Details zu den Handlungen einer Person zu liefern, anstatt Ihre eigene Meinung einzubringen.

Balance zwischen Detailgenauigkeit und Einfachheit

Notieren Sie nicht alles, was Vorstandsmitglieder sagen oder tun. Dadurch verlagert sich Ihr Fokus von den Handlungen und Entscheidungen hin zu Diskussionen. Detailliertes Schreiben bedeutet, dass Tagesordnungspunkte und konkrete Ergebnisse im Umgang mit dem Vorstand näher erläutert werden.

Halten Sie die Protokolle klar und einfach

Gestalten Sie die Sitzungsprotokolle so, dass sie für abwesende Vorstandsmitglieder leicht verständlich sind. Geben Sie an, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt was getan hat und führen Sie eine Anwesenheitsliste der Teilnehmer. Fügen Sie genügend Details hinzu, um Ihre Aufzeichnungen für zukünftige Vorstandsmitglieder verständlich zu machen.

Verwendung von Meeting Agenda Vorlagen für verschiedene Situationen

Suchen Sie nach einer Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung? Sie sind hier genau richtig. Nachfolgend finden Sie Beispiele für die Meeting-Agenda, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können (auf Englisch):

• Meeting Agenda Vorlage des Beirats für das Sitzungsprotokoll
• Beispiel für die Tagesordnung einer jährlichen Vorstandssitzung
• Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung einer Non-Profit-Organisation
• Vorlage für die Tagesordnung einer HOA-Vorstandssitzung
• Meeting Agenda Vorlage für eine Sitzung des Change-Control-Vorstands
• Vorlage einer Tagesordnung für eine vierteljährliche Vorstandssitzung

Wie hilft ein virtueller Konferenzraum bei der Erstellung von Meeting-Agenda-Vorlagen?

Um den Wert einer Tagesordnung zu maximieren, bietet ein virtueller Konferenzraum einen Agenda-Builder in Vorlageform. Eine benutzerfreundliche und anpassbare Tagesordnungsvorlage kann bei der Zuweisung von Aufgaben, der Terminplanung, dem Teilen von Dokumenten und mehr helfen.

Der Agenda-Builder automatisiert Aufgaben, die sonst zeitaufwendig sein können, und optimiert gleichzeitig die Vorbereitung und die Ergebnisse von Sitzungen auf organisierte Weise. Erstellen Sie Ihre persönliche Agenda von Grund auf oder nutzen Sie eine vorgefertigte Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung, um direkt loszulegen.

Mit dieser Lösung erhalten Sie eine vielseitige Tagesordnungsvorlage, die an alle Ihre Geschäftsanforderungen angepasst werden kann:

• Erstellen Sie Tagesordnungen von Grund auf
• Verwenden Sie vorgefertigte Beispiele für die Meeting-Agenda
• Erstellen Sie interaktive PDF-Dateien
• Fügen Sie Dokumentationen hinzu
• Nehmen Sie eine Audioaufzeichnung der Sitzung auf
• Weisen Sie Zeit für Präsentationen zu

Fazit

Ein Rezept für effektive Sitzungen beinhaltet eine erfolgreiche Meeting-Agenda, gut geschriebene Sitzungsprotokolle und gut vorbereitete Berichte. Sie können sie einzeln vorbereiten, indem Sie eine Vorlage für die Tagesordnung einer Vorstandssitzung und verschiedene Tools verwenden. Aber Sie können Ihr Leben auch viel einfacher machen mit einem digitalen Konferenzraum.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, können Sie getrost das iDeals Board Portal ausprobieren. Sie erhalten ein sicheres Dateiarchiv für Vorstandsberichte, einen leistungsstarken Agenda-Builder und ein praktisches Tool für Sitzungsprotokolle, um eine herausragende Vorstandssitzung zu starten.

FAQ

Wie bereitet man eine Tagesordnung für eine Vorstandssitzung vor?

Beginnen Sie damit, den Zweck der Sitzung festzulegen. Wählen Sie Schlüsselthemen zur Diskussion aus, basierend auf dem zentralen Thema, und weisen Sie jedem Thema einen Redner zu. Stellen Sie sicher, dass sowohl alte als auch neue Geschäftsangelegenheiten abgedeckt werden. Planen Sie schließlich jedem Vortragenden einen ausreichenden Zeitrahmen ein.

Was gehört in die Tagesordnung einer Vorstandssitzung?

Die Grundelemente der Sitzungsagenda sind das Datum, die Uhrzeit und der Ort der Sitzung. Anschließend sollten Sie alle Diskussionsthemen in der Reihenfolge ihrer Präsentation mit den zugewiesenen Zeitrahmen auflisten.

Geben Sie die Namen der Referenten an, um sicherzustellen, dass sich alle einig sind. Beenden Sie die Tagesordnung mit einem Zeitabschnitt für abschließende Kommentare, der Zuweisung von Maßnahmen und dem Datum der nächsten Sitzung.

Was sollte immer in einer Tagesordnung enthalten sein?

Eine Tagesordnung muss immer priorisierte Diskussionsthemen, Namen der Referenten und zugewiesene Zeitrahmen enthalten. Die Verwendung einer digitalen Vorlage für die Tagesordnung kann sicherstellen, dass alle erforderlichen Punkte enthalten sind.

Was sollte nicht in die Meeting-Agenda aufgenommen werden?

Die Tagesordnung enthält nicht die Namen aller Teilnehmer, da diese Informationen im Sitzungsprotokoll erfasst werden.