Top 10 Gründe, auf papierlose Board-Meetings umzusteigen und Anleitungen dazu

Das papierlose Büro wurde dank fortschrittlicher Technologien Realität. Digitale Werkzeuge helfen Unternehmen heutzutage, effizienter zu arbeiten, und sich mehr auf den täglichen Ablauf zu konzentrieren.

Sie helfen auch dabei,  die Konsequenzen der Papierproduktion zu reduzieren, die laut der US-Energieinformationverwaltung eine zunehmende Auswirkung auf die Umwelt haben. Obwohl die Papierproduktion zu den energieintensivsten Industrien der Welt gehört, können Unternehmen ihre Nachhaltigkeit erhöhen, indem sie auf papierlose Meetings umsteigen.

Deshalb nutzen Unternehmen heute Board-Portale, um die Zusammenarbeit zwischen den Aufsichtsratsmitgliedern zu verbessern und Aufsichtsratssitzungen online durchzuführen.

Was sind papierlose Vorstandssitzungen?

Eine papierlose Vorstandssitzung ist eine Sitzung des Verwaltungsrats eines Unternehmens, die elektronisch, ohne den Einsatz von  Papierdokumenten, durchgeführt wird.

Anstelle von traditionellen Vorstandsbüchern und Papierdokumenten werden alle erforderlichen Materialien über eine sichere digitale Plattform, die als Board-Management-Software bekannt ist, gespeichert und aufgerufen.

Bei papierlosen Vorstandssitzungen können die Direktoren Sitzungsdokumente, Agenda und Präsentationen in Echtzeit auf ihren elektronischen Geräten einsehen, überprüfen und kommentieren.

Die Verwendung von papierlosen Vorstandssitzungen trägt zur Nachhaltigkeit bei, da sie den Papierverbrauch und den Energiebedarf für das Drucken, Speichern und Verteilen von physischen Dokumenten reduziert. Ebenso können papierlose Vorstandssitzungen den Sitzungsprozess effizienter gestalten und die Kommunikation zwischen den Direktoren verbessern.

Um mehr über die Einzelheiten von papierlosen Vorstandssitzungen zu erfahren, laden Sie unser Whitepaper herunter.

Hier sind die Top zehn Gründe, auf papierlose Meeting-Software umzusteigen:

1. Sparen Sie Zeit für Vorstandsmitglieder

Einer der größten Vorteile der papierlosen Bürosoftware für den Sitzungssaal ist, dass die Direktoren damit Aktualisierungen und relevante Dokumente austauschen und Besprechungsprotokoll erstellen können.

Sobald eine Veranstaltung beginnt, können sie direkt zum Gespräch und zur Entscheidungsfindung übergehen. Keine endlosen Updates, keine langweiligen Berichte, nur gute Zusammenarbeit und fruchtbare Diskussionen.

2. Reduzierung der  Ausgaben bei jeder Vorstandssitzung

Ohne eine kluge Budgetverwaltung ist es unmöglich, den Vorstand zu verwalten. Wie bereits erwähnt, können traditionelle Meetings recht teuer sein. Wenn Sie papierlose Meeting-Software verwenden, können Sie zumindest die Ausgaben für das Drucken aller benötigten Dokumente für eine  Diskussion senken.

Wenn Sie sich entscheiden, ein virtuelles Ereignis abzuhalten, können die Kosten erheblich gesenkt werden, dadurch dass keine Reisen für die Vorstandsmitglieder notwendig sind. Statt für Büroraum, Unterkunft und Reisen zu bezahlen, entstehen nur die Kostenum das papierlose Büro umzusetzen

3. Verbesserung der  Wirksamkeit von Vorstandssitzungen

Die einzige Tatsache, dass die Ausschüsse am Anfang der Sitzung keine Updates durchgehen müssen, bedeutet , dass sie vor Beginn der Diskussion nicht übermüdet  sind und daher  dadurch klar denken können, Ebenfalls ist das das Zuhören beim Vortragen der Berichte nicht allzu erschöpfend.

Ansonsten ermöglichen Board-Meeting Portale den Direktoren, Sitzungsagenden zu erstellen, damit jeder vor der Diskussion einige Ideen entwickeln kann. Die papierlose Sitzungslösung stellt den Mitgliedern verschiedene Werkzeuge wie Abstimmungen und Umfragen zur Verfügung, die den Entscheidungsprozess verbessern können.

4. Fördern der Zusammenarbeit zwischen Vorstandsmitgliedern und Mitarbeitern.

Die meisten Software -Anbieter ermöglichen, bei der Einführung eines papierlosen Büros,  den Benutzern, ihre Software mit anderen Geschäftstools zu integrieren. Daher ist es einfach, das Board-Meeting-Portal mit Anwendungen zu verbinden, die die Mitarbeiter verwenden, um den papierlosen Fluss von Dokumenten zu synchronisieren und den Fortschritt von einzelnen Aufgaben zu steuern.

Papierlose Meeting-Software schafft einen reibungslosen und zentralisierten Arbeitsbereich für Direktoren, sodass sie auch in einem virtuellen Büromit ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben können.

5. Konzentrieren Sie die Aufmerksamkeit der Vorstandsmitglieder.

Es ist schwierig für Vorstandsmitglieder, ständig in Verbindung zu bleiben, da jeder seine eigenen Prozesse in seinem Bereich betreuen muss. Mit Board-Meeting-Portalen können sie viel leichter zwischen den Sitzungen kommunizieren.

Während einer Diskussion werden die Direktoren ein besseres Verständnis dafür bekommen, was vor sich geht. Das bedeutet, dass sie in der Lage sein werden, sich auf  Gespräche zu konzentrieren, anstatt sich mit den Sitzungsunterlagen und Berichten zu beschäftigen.

Ebenfallshilft eine papierlose Meeting-Software den Direktoren, sich jeden Tag über die Prozesse im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.Die meisten Board-Portale  ermöglichen es den Benutzern, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und sie zu verfolgen.

6. Machen Sie es einfach, auf die Informationen zuzugreifen.

Papierlose Meeting-Management-Software kann von jedem Gerät und jedem Ort aus aufgerufen werden, solange ein Benutzer über eine Internetverbindung verfügt. Das bedeutet, dass Direktoren keine Verzögerungen oder Probleme erleben, nur weil sie kein gedrucktes Dokument erhalten können. Alle auf das Board-Portal hochgeladenen Informationen sind leicht zugänglich und Mitglieder können ebenfalls mit einer mobilen Anwendung  unterwegs bequem auf sie zugreifen.

7. Schütze der Informationen

Datenlecks können eine  ernsthafte Bedrohung sein. Sie sind teuer und können einem Unternehmen seinen Ruf kosten, sobald  Kunden erkennen, dass ihre sensiblen Daten preisgegeben wurden. Daher ist es für ein Unternehmen entscheidend,  sensible Informationen zu schützen, und Board-Meeting-Portale sind dafür perfekt. Die Software ermöglicht es Ihnen, papierlose Board-Meetings abzuhalten, während die Unternehmensdokumente zuverlässig geschützt werden.

Es ist unmöglich für Hacker, in ein solchesPortal einzudringen, da die Anbieter  ihre Server und Kundenrepositories  mit neusten Verschlüsselungstechnologien schützen. Vorstandsmitglieder haben die Möglichkeit, zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie unter anderem eine  Zwei-Faktoren-Authentifizierung zu nutzen.

8. Machen Sie Ihre Meetings flexibel

Befinden sich Mitarbeiter  Ihres Verwaltungsrats in verschiedenen Ländern? Ist jemand zurzeit  auf einer Geschäftsreise? Kein Problem, berufen  Sie einfach eine virtuelle papierlose Verwaltungsratssitzung mit Videokonferenzsoftware und einem Verwaltungsrat-Portal durch.

Die neuen Technologien ermöglichen es heutzutage, flexibel zu sein, da die Menschen  weniger an Büros gebunden sind. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um virtuelle Vorstandssitzungen abzuhalten, auch wenn einige Teilnehmer nicht physisch anwesend sein können.

9. Verbessern Sie Ihr Meeting-Management

Board-Meeting-Portale ermöglichen es den Vorstandsmitgliedern, unter anderem eine Agenda oder Protokolle zu erstellen, Abstimmungen durchzuführen, bestimmte Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen. All diese Lösungen verbessern die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Meetings verwalten kann.

Eventuell möchten Sie jemanden beauftragen, diese papierlose Meeting-Lösung zu kontrollieren, um  organisiert zu bleiben. In diesem Fall  müssen Vorstandsmitglieder sich nie mehr Sorgen machen, dass Informationen verloren gehen oder Aufgaben vergessen werden.

10. Umweltfreundlichkeit

Dieser Grund wird von vielen Unternehmen übersehen. Trotzdem ist es ein essenzieller Vorteil einer papierlosen Meeting-Software. Solche Tools entfernen die Notwendigkeit, Papier zu drucken. So können Sie den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens reduzieren, da weniger Papier verschwendet wird.

Allerdings ist  das Hauptproblem in Bezug auf die Umweltfreundlichkeitbeim Drucken, der Drucker selbst. Wenn ein Drucker  im Einsatz ist , produziert er  viele schädliche Emissionen. Das bedeutet je weniger Sie drucken, desto besser. Somit helfen Board-Meeting-Portale, ihr Unternehmen umweltfreundlicher zu gestalten.

Hier finden Sie mehr Informationen über papierlose Board-Software.

Wie können papierlose Vorstandssitzungen effektiver gestaltet werden?

1. Wählen Sie die richtige papierlose Meeting-Software
2. Organisieren Sie Gruppentrainingssitzungen für alle Vorstandsmitglieder.
3. Gewähren Sie beschränkten Zugang zu sensiblen Informationen
4. Definieren Sie eine klare Agenda für einen effizienteren Prozess der Aufsichtsratssitzung.
5. Fördern Sie ein aktives Feedback von jedem Vorstandsmitglied.

1. Wählen Sie die richtige papierlose Meeting-Software

Die Wahl der richtigen Tools ist entscheidend für produktive virtuelle Vorstandssitzungen. Eine papierlose Meeting-Lösung auszuwählen ist jedoch ein zeitaufwändiger Prozess. Um die beste Software zu finden sollten Sie folgende Kriterien beachten:

• Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Informationen (Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Aktivitätsüberwachung, Mehrfaktorauthentifizierung)
• Funktionen zur Zusammenarbeit (Aufgabenzuweisung, Fortschrittsverfolgung, Terminfestlegung)
• Board-Meeting-Funktionen (elektronische Unterschriften, Abstimmung, Erstellung einer Vorlage für die Protokolle des Board-Meetings, Verteilung von Tagesordnungspunkten)

Um Zeit und Mühe zu sparen, können  Sie  auf unsere Hauptseite, auf der ein Vergleich der besten papierlosen Meeting-Lösungen präsentiert wird Ihre Softwarelösung finden.

2. Organisieren Sie Gruppenschulungen für alle Vorstandsmitglieder.

Auch wenn Ihre Mitarbeiter mit  der digitalen Welt bestens vertraut sind, ist es wichtig, dass Sie Ihr gesamtes Personal vor der Implementierung einer neuen Softwarelösung schulen. Dies hilft sicherzustellen, dass jeder mit der neuen   Technologie bestens vertraut ist.

Überlegen Sie sich verschiedene Trainingsoptionen – von Live-Demonstrationen über Video-Anleitungen, und anderes hilfreiches Material wie etwa ein Bereich mit  FAQs. Organisieren Sie Online-Trainingssitzungen und stellen Sie anschließend einen dauerhaften Produktsupport für eine reibungslose Einführung der papierlosen Meeting-Lösung sicher.

3. Beschränkten Zugang zu sensiblen Informationen gewähren

Wenn Sie Board-Mitglieder und andere Experten einladen, an Diskussionen teilzunehmen, sollten Sie einen begrenzten Zugriff bereitstellen. Schützen Sie alle Dateien mit einem sicheren Passwort und verwenden Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass der Zugriff der Board-Mitglieder ihren Bedürfnissen entspricht, ihn aber nicht übersteigt. Mit kontrolliertem und sicherem Zugriff wird das Risiko eines Missbrauchs von Daten verhindert.

4. Definieren Sie Agenden für einen effizienteren Prozess der Aufsichtsratssitzung.

Der Erfolg einer Veranstaltung wird, bevor ein Treffen beginnt bestimmt. Um reibungslose und produktive papierlose Meetings sicherzustellen, ist es unerlässlich, klare Agenden zu haben.

Erstellen Sie eine klare und detaillierte Agenda und verteilen  Sie dieses an alle Teilnehmer, indem Sie es als Anhang der Einladung zur Vorstandssitzung beifügen. Dadurch haben sie mehr Zeit, die Informationen vor einem Meeting zu überprüfen, während das Gefühl der Eigentums- und Engagement- Förderung vorangetrieben  wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie schnell auf Zeitpläne zugreifen können, die mit bestimmten Aufgaben in Verbindung stehen, um die als Ergebnis virtueller Meetings getroffenen Maßnahmen zu verfolgen.

Überlegen Sie sich, einen dedizierten Raum für eine Agenda zu erstellen, wenn Ihre  Meeting-Software diese Funktion bereitstellt.

5. Fördern  Sie ein aktives Feedback von jedem Vorstandsmitglied.

Feedback von Nutzern zu erhalten, ist entscheidend, um die Wirksamkeit eines neuen Tools zu beurteilen. Ermöglichen Sie stille Brainstorming-Sitzungen, um den Vorstandsmitgliedern Zeit zu geben, ihre Gedanken zu sammeln umein strukturiertes und objektives Feedback zu geben. Basierend auf den gesammelten Informationen sind notwendige Änderungen vorzunehmen, um das Ergebnis der  Sitzungen zu verbessern.

Fazit

• Board-Treffen sind elektronische Treffen von Vorstandsmitgliedern, auch bekannt als papierlose Board-Treffen.
• Bei papierlosen Sitzungen können Direktoren mit  einer Internetverbindung und ihren elektronischen Endgeräten in Echtzeit auf Sitzungsdokumente, Agendan und Präsentationen zugreifen, sie überprüfen und kommentieren.
• Die Verwendung von papierlosen Vorstandssitzungen hilft den Papierverbrauch, und Energieverbrauch zu reduzieren und verbessert die Sitzungseffizienz sowie die Kommunikation zwischen den Direktoren.
• Der Einsatz von Board-Meeting-Portalen hilft auch dabei, Informationen vor Datenlecks zu schützen und verbessert viele wesentliche Prozesse, wie  Zusammenarbeit, Aufgabenverfolgung, Erstellung von Besprechungsagenden, Verteilung, Organisation von papierlosen Besprechungen, Vorbereitung von Protokollen und vieles mehr.

FAQ

Was ist ein papierloses Meeting?

Eine papierlose Sitzung ist ein Treffen, das digital oder vor Ort mithilfe von Board-Management-Software abgehalten wird. Vorstandsmitglieder verwenden eine mobile Anwendung, um Dokumente zu überprüfen, abzustimmen, zu unterzeichnen und um eine voherbestimmte Agenda  vorzutragen.

Was sind die Vorteile einer papierlosen Besprechung?

Der primäre Vorteil von papierlosen Meetings ist Bequemlichkeit. Direktoren können auf alle notwendigen Dokumente aus einem zentralisierten digitalen Raum zugreifen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, eine Datei zu verlieren oder sensible Daten zu gefährden. Papierlose Meetings sind ebenfalls kostengünstiger, da sie das Drucken und Verteilen von Papierdokumenten und das Zusammenbringen aller Mitglieder an einem physischen Ort beseitigen.

Ist ein Übergang auf papierlose Meetings eine effektive Strategie?

Ja, das papierlose Meeting hat sich als umweltfreundlicher, globaler und kostengünstiger als  traditionelle physische  Board-Meetings erwiesen.

Was brauchen Sie für ein papierloses Meeting-Management?

Sie benötigen eine vertrauenswürdige und sichere Board-Management-Software, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht.