Besonderheiten der Aufsichtsratssitzung

Wenn es darum geht, ein börsennotiertes Unternehmen zu leiten, leiten CEOs Tag für Tag das Geschäft und stehen oft im Rampenlicht. Aber es gibt noch eine andere Gruppe von Menschen, die an der Überwachung der Angelegenheiten des Unternehmens beteiligt sind – das ist der Aufsichtsrat.

Der Aufsichtsrat hilft Unternehmen dabei, in dem Tempo zu wachsen und sich zu entwickeln, das das Unternehmen benötigt – ohne Verlangsamung und bei voller Auslastung – und hilft dem Eigentümer außerdem, seine Präsenz in der Betriebsführung zu minimieren.

Ziel der Aufsichtsratssitzung

Der Verwaltungsrat wird im Allgemeinen von den Aktionären gewählt und seine Hauptaufgabe besteht darin, die Interessen der Aktionäre zu schützen, während die Direktoren verpflichtet sind, die Interessen der Aktionäre über ihre eigenen zu stellen.

Die Hauptaufgabe des Vorstands besteht darin, die Geschäftstätigkeit und Leistung des Unternehmens auf hoher Ebene zu überwachen, während einzelne Vorstandsmitglieder möglicherweise aktivere oder proaktivere Rollen übernehmen.

Der Verwaltungsrat trifft sich regelmäßig, um die Ergebnisse und die strategische Entwicklung des Unternehmens zu bewerten, und besteht mindestens aus den Eigentümern und mindestens einem unabhängigen Direktor, bespricht wirklich schwierige Themen und trifft strategische Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmens und, was am wichtigsten ist, leitet das Unternehmen.

Der Aufsichtsrat übernimmt auch die Aufgabe, Fördermittel einzuwerben; Aufrechterhaltung und Ausbau des Marktanteils; verwaltet Risiken und Innovationen; schafft ein stabiles System, das es dem Unternehmen ermöglicht, nicht ausschließlich von der Persönlichkeit seines Gründers abhängig zu sein.

Die Rollen des Meeting-Organisators sind bedeutsam und zahlreich. Erstens ist dies eine große Verantwortung, ebenso wie der Gesamterfolg des Treffens. An der Vorbereitung einer Vorstandssitzung sind mehrere Personen beteiligt – der Unternehmenssekretär oder sein Assistent und der Vorstandsvorsitzende selbst.

Die Anforderungen an den Vorstand sind in der Satzung des Unternehmens festgelegt und unterliegen den gesetzlichen Bestimmungen sowie den Börsenzulassungsstandards.

In Unternehmensvorständen sind in der Regel sowohl interne als auch externe Mitglieder vertreten. Interne Direktoren sind Führungskräfte des Unternehmens, während externe Direktoren keine Angestellten sind.

Ablauf der Aufsichtsratssitzung

Aufsichtsratsvorsitzende, die sich mit parlamentarischen Abläufen gut auskennen und gemeinsame Beratungen aktiv initiieren, sind in der Vorstandsetage häufig die erfolgreichsten.

Mit ausreichendem Verständnis der Best Practices für die Leitung von Vorstandssitzungen können Vorstandsleiter ihre Kollegen zu zukunftsorientierten Strategien anleiten, die den organisatorischen Fortschritt vorantreiben. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, die Feinheiten der Durchführung einer Vorstandssitzung zu kennen.

Die Reihenfolge der Aufsichtsratssitzung Vorbereiten variiert je nachdem, was zu tun ist. Die meisten von ihnen folgen jedoch der gleichen Grundstruktur.

Shritt 1: Vorbereitung der Aufsichtsratssitzung-Planung

Die Planung von Vorstandssitzungen ist ein wichtiger erster Schritt und sollte so früh wie möglich erfolgen.

Indem Sie Vorstandssitzungen rechtzeitig im Voraus planen, können Sie sicher sein, dass Sie so schnell wie möglich die Zustimmung aller erhalten.

Schritt 2: Ergebnisse

Der zweite wichtige Schritt für eine erfolgreiche Vorstandssitzung besteht darin, die gewünschten Ergebnisse der Sitzung klar zu definieren. Und das sollte für jede Sitzung gelten, nicht nur für die Einberufung des Vorstands.

Während Vorstandssitzungen etwas formelhaft sein können, wird jede Sitzung thematisch differenziert sein. Es ist eine gute Idee, mit dem Protokoll der letzten Vorstandssitzung zu beginnen, da es Sie daran erinnert, was besprochen wurde und, was am wichtigsten ist, was noch zu besprechen ist.

Schritt 3: Agenda Aufsichtsratssitzung

Wenn die Ergebnisse klar definiert und die Teilnehmer bestätigt sind, können Sie im Voraus um Beiträge bitten. So erstellen Sie eine Besprechungsagenda:

• Fügen Sie diskrete, autonome Elemente hinzu, die als Fragen formuliert sind.
• Fügen Sie für jedes Element, einschließlich des Ziels, eine Beschreibung hinzu.
• Bestimmen Sie einen Gesamtleiter für die Besprechung sowie einen Leiter für jeden Tagesordnungspunkt.
• Geben Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine klare Uhrzeit an.
• Fügen Sie alle erforderlichen Materialien für jeden Artikel bei.

Schritt 4: Materialien sammeln

Nachdem Sie nun Ihre Besprechungsagenda festgelegt und mit den Besprechungsteilnehmern geteilt haben, ist es an der Zeit, mit dem Sammeln aller relevanten Besprechungsmaterialien zu beginnen. Sobald Sie die Besprechungsmaterialien erhalten haben, ist es wichtig, diese zeitnah mit allen Teilnehmern zu teilen. Je früher sich die Besprechungsteilnehmer mit diesen Dokumenten vertraut machen können, desto eher können sie mit der Vorbereitung auf die Besprechung beginnen, was eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Besprechung ist.

Schritt 5: Vorbereitung und asynchrone Kommunikation

Der Organisator des Meetings muss offene Kanäle für die asynchrone Kommunikation schaffen, die es den Teilnehmern ermöglichen, klärende Fragen zu stellen und mit der Zusammenarbeit zu beginnen, bevor das Meeting überhaupt beginnt.

Schritt 6: Aufsichtsratssitzung Protokoll

Der letzte Schritt für den Besprechungsorganisator vor Beginn der Besprechung besteht darin, sich auf die Protokollierung der Besprechung vorzubereiten. Protokoll Aufsichtsratssitzung Vorlage ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Vorstandssitzung und in vielen Gerichtsbarkeiten und Branchen sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Daher ist es ein wichtiger Punkt auf der Checkliste Ihres Meeting-Organisators, sicherzustellen, dass Sie über einen speziellen Meeting-Recorder verfügen. Hier kann man Meeting Agenda Vorlage finden.

Außerordentliche Aufsichtsratssitzung

Aktionäre und Führungskräfte des Unternehmens treffen sich häufig einmal im Jahr zu einer Hauptversammlung, um verschiedene Aspekte des Unternehmens und seiner Zukunft zu besprechen.

Obwohl dieses Treffen an einem festen Datum und zu einer festen Uhrzeit stattfindet und alle 12 bis 18 Monate stattfindet, kann es gelegentlich erforderlich sein, den CEO und die Aktionäre zwischen zwei Jahresversammlungen anzurufen, um dringende Angelegenheiten zu besprechen.

Solche Versammlungen werden als außerordentliche Hauptversammlungen bezeichnet und auch als außerordentliche Hauptversammlungen oder außerordentliche Hauptversammlungen bezeichnet.

Sie können im Falle einer rechtlichen Angelegenheit oder einer Angelegenheit, die nicht bis zur nächsten Aktionärsversammlung verschoben werden kann, einberufen werden. Auch wenn es um die Abschaffung der Exekutivgewalt geht.

Außerordentliche Gesellschafterversammlungen sind ordnungsgemäß einberufene Gesellschafterversammlungen zwischen zwei Jahreshauptversammlungen zur Erledigung dringender Angelegenheiten; erleichtert die Lösung dringender Angelegenheiten, deren Lösung nicht auf die nächste Jahresversammlung verschoben werden kann.

Einladung der Aufsichtsratssitzung

Das Verfahren zur Einberufung und Abhaltung von Aufsichtsratssitzung wird durch die Satzung der Gesellschaft oder ein internes Dokument der Gesellschaft bestimmt. Die Satzung kann die Möglichkeit vorsehen, bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Abstimmungsergebnisse die schriftliche Stellungnahme eines bei einer Sitzung der Gesellschaft abwesenden Vorstandsmitglieds zu berücksichtigen des Vorstands zu Tagesordnungspunkten sowie die Möglichkeit, Entscheidungen des Vorstands (Aufsichtsrats) der Gesellschaft durch Briefwahl zu treffen.

Der Aufsichtsrat erhält eine Einladung zu Sitzungen des Aufsichtsrats durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats. Einladung Aufsichtsratssitzung Muster enthält den Namen der Firma und den Sitz. In der Einladung sind der Ort, der Tag und die Uhrzeit der Sitzung sowie die Einladung jedes einzelnen Aufsichtsratsmitglieds anzugeben.

Die Tagesordnung für die bevorstehende Sitzung und die erforderlichen Unterlagen werden in der Regel zusammen mit der Einladung zur Sitzung verschickt. Die meisten Unternehmen versenden Dokumente per E-Mail oder Post.

Moderne Kommunikationsmittel ermöglichen jedoch die Nutzung gemeinsamer Plattformen, auf denen die Mitglieder des Aufsichtsrats auf alle in der nächsten Sitzung vorzulegenden Unterlagen zugreifen können.

Die Einladung zur Sitzung muss den Mitgliedern des Aufsichtsrats rechtzeitig vor der Sitzung zugesandt werden. Dies gilt auch für die Vorlage der erforderlichen Unterlagen, damit die Mitglieder des Aufsichtsrats ausreichend Zeit haben, sich auf die Sitzung vorzubereiten. Diese Frist kann in der Geschäftsordnung oder der Satzung festgelegt werden. Darüber hinaus muss die Einladung schriftlich erfolgen – derzeit geschieht dies in der Regel per E-Mail –, um dokumentiert zu werden.

Wichtigkeit von Protokollen Aufsichtsratssitzung

Bei der Vorbereitung der Sitzung sollten Sie sich auch mit dem Protokoll der letzten Aufsichtsratssitzung vertraut machen, da sich Themen ergeben können, die in der nächsten Sitzung behandelt werden sollten.

Es wird empfohlen, das Protokoll stets zeitnah nach der letzten Aufsichtsratssitzung zu verlesen. Es ist auch zu prüfen, ob es inhaltliche Unstimmigkeiten gibt.

Über die Sitzungen des Aufsichtsrats ist ein Protokoll anzufertigen, das vom Vorsitzenden und in der Regel einem weiteren Mitglied des Aufsichtsrats zu unterzeichnen ist.

Das Protokoll muss den Ort und das Datum der Sitzung, die Teilnehmer, die Tagesordnungspunkte sowie den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen und Entscheidungen des Aufsichtsrats wiedergeben.

Jedes Mitglied des Aufsichtsrates kann auf Verlangen eine Abschrift des Protokolls bekommen.

Eine formelle Genehmigung des Protokolls ist nicht erforderlich. In der Regel werden  die entsprechenden Protokolle in den Sitzungen  der vorangegangenen Aufsichtsratssitzung offiziell genehmigt.

Das Protokoll hat Beweisfunktion, ist jedoch keine Voraussetzung für das Wirksamwerden der Beschlüsse des Aufsichtsrats.

Aufgrund der wachsenden Anforderungen an den Aufsichtsrat dürfen sowohl die entsprechenden Anforderungen als auch die Verantwortlichkeiten nicht außer Acht gelassen werden.

Tagesordnung der Aufsichtsratssitzung

Die Tagesordnung einer Vorstandssitzung ist ein Überblick über den Ablauf der Sitzung, beginnend mit einem Ordnungsruf und endend mit einer Pause. Außerdem werden Ort und Zeit des Treffens angegeben. Es geht um Diskussionsthemen wie Berichte, Protokolle der vorherigen Sitzung sowie alte und neue Pläne.

Dies stellt in der Regel sicher, dass die Referenten alle Themen und Fragestellungen angemessen ansprechen können und die Teilnehmer die zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen können.

In der Regel beobachtet der Vorsitzende die Tagesordnung und entscheidet, wie viel Zeit den einzelnen Abschnitten eingeräumt wird.

Heutzutage können Sie solche Programme auch digital mit spezieller Software erstellen und verwalten. Dies kann Vorstandsmitgliedern Zeit sparen, da sie digitale Genehmigungen und elektronische Signaturen erhalten können.

Abschnitte, die auf einer typischen Tagesordnung Aufsichtsratssitzung Muster enthalten sind:

1. Kopfzeile. Es enthält in der Regel die grundlegenden Details des Treffens, einschließlich des Namens und der Adresse des Unternehmens.
2. Name des Treffens. Um das Protokoll schnell  zu finden und eindeutig zu identifizieren, muss die Protokollvorlage ein Feld für den Besprechungsnamen haben.
3. Standort. Die Protokollvorlage muss einen Ort angeben, unabhängig davon, ob die Besprechung virtuell, persönlich oder hybrid stattgefunden hat.
4. Datum und Uhrzeit. Damit Ihr Protokoll nützlich ist, müssen Sie den genauen Zeitpunkt der Besprechung notieren.
5. Mitglieder. Im Protokoll sind auch die Namen der Teilnehmer anzugeben. Somit ist es möglich, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Rolle gespielt hat. Dasselbe gilt auch für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten.
6. Zweck. Der Zweck jedes Treffens ist wichtig. Dadurch erhält das Protokoll einen klaren Kontext, der es einfacher macht, zukünftige Fortschritte zu überprüfen.
7. Sitzungsunterlagen. Während der Sitzung beziehen sich die Teilnehmer auf verschiedene Dokumente und Ressourcen. Um den Überblick über vergangene Besprechungen zu behalten, fügen Sie Links zu allen relevanten Dokumenten in die Besprechungsprotokolle ein.

Zu Beginn der Sitzung beruft der Vorsitzende in der Regel die Sitzung zur Ordnung ein. Dieser Teil des Treffens kann einen Namensaufruf, eine kurze Einführung und eine Einführung in die Mission, Vision und Werte des Unternehmens umfassen.

Zum Zeitpunkt der Annahme der Tagesordnung erhalten die Vorstandsmitglieder die Tagesordnung für die Sitzung. Sie können bei Bedarf prüfen, überprüfen und Änderungen vorschlagen. Nachdem sich alle Teilnehmer auf die endgültige Tagesordnung geeinigt haben, kann die Sitzung mit dem nächsten Schritt fortfahren – der Genehmigung des Protokolls. Nachdem alle das Protokoll genehmigt haben, kann die Sitzung mit dem Austausch von Berichten fortfahren.

Board-Portale

In der modernen Geschäftswelt ist effektive Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg! Und einer der wichtigsten Aspekte dieser effektiven Kommunikation besteht darin, sicherzustellen, dass die Besprechungen gut dokumentiert und mit genauen Protokollen versehen sind.

Mit der VDR-Board Portale können Sie effektive Besprechungsprotokolle erstellen, die die Kommunikation, Entscheidungsfindung und Zielverfolgung erleichtern.

 Das VDR-Vorstandsportal der virtuellen Aufsichtsratssitzung soll Führungskräfte dabei unterstützen, die wachsenden Anforderungen und die Komplexität der täglichen Interaktion mit dem Vorstand zu bewältigen.

Fazit

Der Aufsichtsrat ist das Kontrollorgan für Kapitalgesellschaften, Genossenschaften, Stiftungen und Organisationen. Das Handeln von Geschäftsführern kann für die Rentabilität eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein. Daher ist es wichtig, die Rolle des Aufsichtsrats zu verstehen – seine Beratung, seine Überwachung und Kontrolle.

FAQ

1. Wer darf an den Aufsichtsratssitzungen teilnehmen?

Jedes einzelne Aufsichtsratsmitglied hat das unentziehbare Recht zur Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen.

2. Wie oft trifft sich der Aufsichtsrat?

Es gibt mindestens zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr. 

3. Was sind die Aufgaben des Aufsichtsrates?

Die wichtigsten Aufgaben des Aufsichtsrates sind die Kontrolle, Überwachung und Beratung des Vorstandes.

4. Welche Entscheidungen trifft der Aufsichtsrat?

Zu den wichtigsten gehören: Überwachung der Geschäftsführung des Vorstands. Bestellung und Abberufung des Vorstands.