Was ist eigentlich ein Ergebnisprotokoll?

Was ist ein Ergebnisprotokoll, dessen wörtliche Bedeutung „Entscheidungsprotokoll“ ist? In einer Geschäftsumgebung ist das Ergebnisprotokoll der häufigste Protokolltyp. Es wird bei wichtigen Besprechungen, Diskussionen oder Meetings häufig das Ergebnisjournal eingesetzt, – die gebräuchlichste Form der Dokumentationsaufzeichnung. Es handelt sich um ein mittlerweile nahezu unverzichtbares Kontroll- und Erinnerungstool.

Das Ergebnisprotokoll ist eine Zusammenfassung und zugleich eine Aufgabe für die Zukunft.

Im Ergebnisprotokoll werden die Inhalte und Beschlüsse der Sitzung festgehalten, gleichzeitig werden jedoch einzelne Reden und Diskussionsbeiträge nicht erfasst, sondern im Wesentlichen inhaltlich zusammengefasst. Das Ergebnisprotokoll ermöglicht Ihnen, den Überblick über Entscheidungen zu behalten, da hier nicht alle Leistungen sorgfältig dokumentiert werden, sondern nur die getroffenen Entscheidungen.

Die Ergebnisprotokollierung im Ergebnisprotokoll erfolgt kurz, prägnant und übersichtlich.

Ziel des Ergebnisprotokolls

Der Hauptzweck des Ergebnisprotokolls besteht darin, die während der Sitzung besprochenen Ergebnisse, Entscheidungen und Eckpunkte festzuhalten und zu dokumentieren.

Das Ergebnisprotokoll dient als Kontrollmechanismus vor dem nächsten Treffen, hilft bei Konflikten und Streitigkeiten. Es zeigt, was im Unternehmen zwischen Lieferanten, Kunden und Partnern getan und vereinbart wurde. Daher handelt es sich um ein wichtiges Dokument mit normativem und verbindlichem Charakter.

Im Allgemeinen erfüllt das Ergebnisprotokoll folgende produktive Funktionen:

1. Die Teilnehmer müssen sich an die getroffenen Entscheidungen erinnern.
2. Wer nicht am Meeting teilgenommen hat, erhält einen schnellen, aber umfassenden Überblick über die Highlights.
3. Da Verantwortlichkeiten definiert sind, dient das Protokoll sowohl als Arbeitsaufgabe als auch als Kontrollmechanismus.
4. Entscheidungen können nachverfolgt werden, sodass einerseits Klarheit über die Zielerreichung besteht und andererseits wertvolle Rückschlüsse für zukünftige Entscheidungen gezogen werden können.

Die Protokollierung erfolgt durch einen Schriftführer oder einen Standesbeamten oder ein technisches Aufzeichnungsgerät. Das Leitprotokoll dokumentiert das Meeting und hat somit Einfluss darauf, wie das Meeting und die besprochenen Themen anschließend bewertet werden und welche Maßnahmen sich daraus ergeben.

Das Erstellen eines Ergebnisprotokolls ist für die Nachverfolgung von Entscheidungen und die Erledigung von Aufgaben unerlässlich. Damit das Protokoll seine Funktion erfüllen kann, müssen mehrere Punkte berücksichtigt werden:

• Protokolle sind entscheidend für den Erfolg und die Richtigkeit der bei den Sitzungen getroffenen Entscheidungen.
• Sie sind eng mit der Tagesordnung der Sitzung verknüpft, behalten den Überblick über die Diskussionen, sorgen für Transparenz und schaffen Verbindlichkeit.
• Das Hauptaugenmerk liegt auf der Sicherstellung der Rechenschaftspflicht und der Identifizierung der Verantwortlichen für die Umsetzung und Überwachung der Umsetzung der Aufgaben.
• Die Protokolle der Sitzungen sind wichtig für die Entscheidungsfindung, da sie in hohem Maße von der erfolgreichen Umsetzung früherer Entscheidungen abhängen.
• Es ist nicht nur ein Kontroll- und Erinnerungstool, sondern auch eine wichtige Unterstützung für den unternehmerischen Erfolg.

Ergebnisprotokoll – Vor und Nachteile

In einer Unternehmensumgebung sind Prozessprotokolle und Ergebnisprotokolle die gebräuchlichsten Formen. Standesbeamte übermitteln das Protokoll in der Regel in Form eines schriftlichen Dokuments in elektronischer Form. Der Vorteil liegt in der Papierersparnis. Der Nachteil besteht darin, dass Kollegen das Dokument im täglichen E-Mail-Verkehr leicht übersehen oder ignorieren.

Das Ergebnisprotokoll ist kurz und prägnant, sodass es weniger Aufwand erfordert und die wichtigsten Momente des Meetings festhält.

Ergebnisprotokoll – Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Relativ schnell erstellt.	Bei einer mehrstündigen Sitzung kann es schwierig sein, nur relevante Ergebnisse herauszufiltern.
Fasst das Wichtigste zusammen, ohne übermäßige Diskussionen zu dokumentieren.	Wichtige Beiträge dürfen nicht erfasst werden.
Stellt eine Art Arbeitsauftrag dar.

Ergebnisprotokoll Aufbau

Das Ergebnisprotokoll besteht in der Regel aus drei Komponenten:

1. Teil eins enthält grundlegende Informationen über Anlass, Datum, Ort, Uhrzeit, Leitung der Sitzung, Protokollführung, Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und Anlagen. Zu Beginn jeder Minute werden Ort, Datum, Uhrzeit, die Namen aller Teilnehmer und Leiter, der Anlass und der Name des Protokollführers angegeben.
2. Im zweiten Teil werden alle Beschlüsse, Vereinbarungen, Abstimmungsergebnisse und Anträge protokolliert, Ja-, Nein- und Enthaltungen gezählt. Sollten sich Teilnehmer verspäten oder das Meeting vorzeitig verlassen, wird diese Information ebenfalls im Ergebnisprotokoll erfasst.
3. Die dritte Stufe, – die Prüfung auf Rechtschreibfehler, inhaltliche Fehler und Unklarheiten ist möglich. Sowie die Unterschrift, mit der der Versammlungsleiter die Richtigkeit des Protokolls bestätigt und gleichzeitig die Veröffentlichung des Protokolls durch die Teilnehmer genehmigt.

Bei der Zusammenfassung der Diskussionen ist es wichtig, einen neutralen und sachlichen Ton zu wählen.

Die folgenden Elemente müssen in der Protokollvorlage obligatorisch sein:

• Datum – wichtig für die spätere Dokumentation.
• Festlegung des Beginns und Endes der Sitzung nach Zeit.
• Standort, z. B. „Konferenzraum“.
• Wer leitet oder leitet?
• Der Name der Person, die die Aufzeichnung erstellt, ist im Abschnitt „Aufzeichnung aufbewahren“ aufgeführt.
• Die Registrierung der Teilnehmer erfolgt in der Regel über eine gesonderte Anwesenheitsliste, in die sie selbst eingetragen werden.
• Anlagen sind oft Teil separater Tagesordnungspunkte. Typische Beispiele sind Angebote, Preislisten und Kostenvoranschläge für Neuanschaffungen oder Renovierungen von Firmenimmobilien.
• Tagesordnungspunkte im Voraus, z. B. ein Punkt pro Seite oder in jedem Feld einer Tabelle.

Wie erstellt man effektiv ein Ergebnisprotokoll?

Im Ergebnisprotokoll werden weder mündliche Vorträge noch Diskussionen festgehalten, sondern nur die Ergebnisse der Sitzung. Daher ist es notwendig, die Notizen so kurz wie möglich zu halten, ohne wichtige Informationen zu übersehen und sich an die Fakten zu halten.

Die Sitzung beginnt in der Regel mit einer Anwesenheitskontrolle. Um dies schnell hinter sich zu bringen, vergeben Sie für die drei Optionen „anwesend“, „aus triftigem Grund“ und „abwesend ohne triftigen Grund“ jeweils eine Zahl von 1 bis 3 und tragen Sie diese hinter dem Namen des entsprechenden Teilnehmers ein die vorbereitete Vorlage. Sind die einzelnen Tagesordnungspunkte auf verschiedenen Blättern vorab niedergeschrieben, muss nur noch das entsprechende Blatt ausgewählt werden und schon kann es losgehen.

Das Wichtigste an einem Ergebnisbericht ist, dass er wahrheitsgemäß ist und alle wichtigen Informationen enthält. Das Ergebnisprotokoll ist in der Regel kurz und kann daher schnell erstellt werden. Die Herausforderung besteht darin, aus einem mehrstündigen Meeting die Highlights herauszufiltern und prägnant und verständlich aufzuschreiben.

Tipps zur Erstellung eines wirkungsvollen „Ergebnisprotokolls“:

• Formulieren Sie die Sätze so kurz wie möglich.
• Betonen Sie wichtige Punkte durch Formatierung
• Strukturieren Sie Ihr Tagebuch intelligent.
• Halten Sie sich konsequent an die gewählte Protokollform.
• Ordnen Sie die Aussagen den entsprechenden Sprechern zu.
• Hängen Sie relevante Dokumente am Ende an und verlinken Sie diese gegebenenfalls.

Ergebnisprotokoll Beispiel

Es gibt viele kostenlose Vorlagen für Besprechungsprotokolle im Word-Format, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Es ist jedoch auch möglich, eine eigene Protokollvorlage zu erstellen, die Sie und Ihre Kollegen bei Bedarf nutzen können. Probe:

Board-Portal im Zusammenhang mit dem Ergebnisprotokoll

Software wie das Board-Portal wird heute zunehmend von Organisationen eingesetzt. Da Technologie ein immer wichtigerer Bestandteil der gesamten Geschäftsprozesse wird, nutzen viele die verschiedenen verfügbaren Tools, um ihre Corporate-Governance-Mechanismen zu verbessern.  In diesem Zusammenhang sind Board-Portale eines der Tools, die dabei helfen können, das Ergebnisprotokoll zu dokumentieren und den Prozess effizienter zu gestalten – von der Zielsetzung bis zur Ergebnismessung.

Mit der Board Portal Software für Vorstandssitzungen können Sie Probleme sowohl in der Vorbereitungsphase als auch während der Besprechung oder danach lösen.

Board-Portale können verwendet werden, um Meeting-Agenden zu erstellen, Dokumente zu teilen und Diskussionen zu verfolgen, wodurch die Effizienz und Effektivität von Vorstandssitzungen verbessert werden kann.

Abschluss

Das Ergebnisprotokoll sollte sich auf das Wesentliche konzentriert sein.

Es ist kurz, prägnant und auf den Punkt gebracht. Es fasst die wichtigsten Punkte des Meetings zusammen und ermöglicht Ihnen so später gezielte und einfache Informationen zu extrahieren. Oftmals gibt es auch eine Arbeitsplanfunktion.

Grundlage des Protokolls sind die Ergebnisse, also Beschlüsse, Vereinbarungen, Abstimmungen und Vorschläge der Teilnehmer. Eine gute Vorbereitung kann Ihnen als Register dabei helfen, eine konsistente Ergebnisaufzeichnung zu erstellen.

Im Ergebnisprotokoll halten Sie nur die wichtigsten Entscheidungen fest. Die daraus resultierenden Aufgaben sind klar formuliert. Das Protokoll selbst dient als Erinnerung und Informationsquelle für Mitarbeiter, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten.

FAQ-Block

1. Was ist ein Ergebnisprotokoll?

Das ist vor allem ein Einblick in die relevanten Beschlüsse, Zusammenfassung von Entscheidungen, Ergebnisse von Abstimmungen und Arbeitsaufträge für die Zeit bis zum nächsten Meeting.

2. Wie fängt man ein Protokoll an?

Man beginnt mit dem Protokollkopf: d.h. Datum, Ort, Teilnehmer, Abwesende, Thema der Besprechung. Dann folgen die Tagesordnungspunkte, – wenn es solche gibt (Einwänden und Aussagen der Teilnehmer, Vorschläge, Vereinbarungen.)

3. Wer darf ein Protokoll schreiben?

Protokollführer. Das Protokoll wird von einer Person oder Person geführt, die zu Beginn der Versammlung gewählt wurde und in der Satzung vermerkt ist. Diese Person ist für die Erstellung detaillierter Notizen während des Meetings verantwortlich, um das Protokoll später entsprechend zu erstellen.

4. Was sind die Merkmale eines Protokolls?

Die Hauptmerkmale sind Ort, Datum, Beginn und Ende der Verhandlung, Namen der Teilnehmer, die Personen, die das Protokoll erhalten. Die Protokolle sollten sich gliedern. Die beschlossene Tagesordnung erfasst Anträge, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse.

5. Wann ist ein Ergebnisprotokoll sinnvoll?

Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll. Einsatz: wenn Sie nur Ergebnisse festhalten möchten. Beispiel: Projektsitzungen, Auszählungen oder Bekanntmachungen. Beiträge werden im Ergebnisprotokoll erfasst, indem nur bestimmte Ergebnisse aufgezeichnet werden, keine Diskussionsberichte.

6. Was ist ein Ergebnisprotokoll einfach erklärt?

Das Ergebnisprotokoll zeichnet den Inhalt und die konkreten Entscheidungen des Meetings auf im Unterschied zum Verlaufsprotokoll werden nicht die einzelnen Reden und Diskussionsbeiträge aufgezeichnet, sondern diese werden zu Kerninhalten zusammengefasst.

7. Was ist der Unterschied zwischen „Ergebnisprotokoll“ und „Verlaufsprotokoll“?

Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass das Ergebnismagazin auf das Wesentliche beschränkt ist, während das Fortschrittsmagazin ein umfangreiches Transkript ist, in dem nicht nur die Ergebnisse, sondern auch alle Beiträge der Teilnehmer zur Diskussion ausführlich beschrieben werden.