Comparación de software de gestión de consejos de administración

El consejo de administración es el órgano encargado de guiar el rumbo estratégico de una empresa. Este grupo de individuos, seleccionado por los accionistas, tiene la responsabilidad de supervisar las operaciones y tomar decisiones cruciales para el éxito y crecimiento de la organización.

Los consejos de administración no sólo son fundamentales para el funcionamiento eficiente de las empresas, sino también para garantizar la transparencia, fomentar la toma de decisiones informada y cumplir con las obligaciones legales y fiduciarias.

Según un reporte de 2021 realizado por McKinsey & Company, las empresas con consejos de administración diversos y altamente comprometidos superan a sus pares en términos de productividad y rentabilidad.

El análisis explica que las empresas en el cuartil superior para diversidad de género, en equipos ejecutivos, fueron un 25% más propensas a tener una rentabilidad superior a la media que las ubicadas en el cuarto cuartil.

En este artículo, exploraremos en profundidad su papel y principales responsabilidades, proporcionando estrategias de dirección rentables, consejos y herramientas de gestión.

Qué es un consejo de administracion de empresas

El consejo de administración es el cuerpo de gobierno supremo en una empresa, encargado de su dirección y gestión. Está compuesto por cargos directivos que son elegidos por la asamblea general de accionistas de acuerdo con lo establecido en los estatutos de la organización.

Los propietarios y accionistas de la entidad delegan sus funciones en este órgano, nombrando un grupo de consejeros con un perfil profesional especializado en la administración empresarial.

Tiene la responsabilidad de tomar decisiones clave que guiarán el destino del negocio. Estas decisiones pueden influir en todos los departamentos de la compañía, por lo que son de gran importancia.

Por ejemplo, una pequeña empresa de moda puede depender del consejo de administración para tomar decisiones sobre la producción de nuevas líneas de ropa, inversiones en marketing e incluso en la contratación de nuevos talentos.

Además, los consejeros también establecen las principales pautas que el presidente y el equipo directivo o ejecutivo debe seguir. Para las pymes, estas pueden abarcar desde políticas de recursos humanos hasta estrategias de crecimiento sostenible.

Miembros del consejo de administración

En la mayoría de las competencias, el marco jurídico y regulatorio que rige los consejos de administración exige un mínimo de tres miembros, quienes pueden o no ser accionistas de la empresa. Sin embargo, el número preciso de consejeros puede variar según lo que estipulen los estatutos del negocio.

La estructura generalmente incluye un presidente y un consejero delegado, quienes poseen la última palabra en la toma de decisiones. Ellos cuentan con el asesoramiento y el criterio de los demás consejeros.

Tipos de integrantes del consejo de administración

Para entender qué es un consejo de administración, es necesario conocer las funciones esenciales de cada uno de sus integrantes. Los tipos de consejeros más utilizados son:

Consejeros ejecutivos

Suelen ser altos directivos de la empresa, como el CEO o el CFO. Al igual que el presidente del consejo directivo, tienen un papel activo en la gestión organizacional diaria de la empresa y su presencia asegura que las decisiones y la planificación estratégica estén alineadas con las operaciones del negocio.

Consejeros dominicales

Son representantes de los accionistas con participaciones significativas en la empresa. Su papel es proteger los intereses de los accionistas que representan y asegurarse de que la entidad esté siendo dirigida de manera que maximice el valor para sus protegidos.

Consejeros independientes

No tienen vínculos directos con la compañía más allá de su papel en el consejo. Tampoco son empleados ni representan a los accionistas. Su independencia les permite proporcionar una perspectiva objetiva y desempeñar un papel crucial en la supervisión de la dirección ejecutiva.

Un consejo de administracion de empresas conformado por integrantes con perspectivas diversas, que aporten ideas auténticas y ejecuten acciones estratégicas en cada área, es un recurso inestimable que garantiza el crecimiento y la estabilidad de la compañía a largo plazo.

Funciones del consejo y responsabilidades clave

Como órgano rector de una organización, las responsabilidades y funciones del consejo de administración son determinantes. Estas varían según la naturaleza y el tamaño de la empresa, pero generalmente incluyen:

Dirección estratégica

Una función crucial es establecer la dirección estratégica de la empresa, supervisar su implementación y medir su efectividad. Esto puede implicar la fijación de objetivos y la definición de planes y políticas para alcanzarlos.

Gestión financiera

Los integrantes del consejo deben participar en la aprobación de presupuestos, la supervisión de la previsión financiera y gestionar las decisiones críticas sobre inversiones y desinversiones.

Análisis de rendimiento

Otra de las funciones del consejo es examinar detenidamente las cuentas anuales de la empresa, analizando su rendimiento económico y financiero. 

Convocatoria de juntas de accionistas

Los consejeros también convocan a los accionistas para discutir y votar sobre asuntos clave que requieren su aprobación.

Supervisión de las prácticas laborales

Al supervisar las políticas y prácticas laborales de la empresa, pueden asegurarse de que estén en línea con las regulaciones y los valores de la entidad.

Aprobación de endeudamiento de la empresa

Deben autorizar cualquier acción que pueda resultar en un nivel de endeudamiento superior al anticipado, asegurándose de que se mantenga la salud financiera del negocio.

Mejores prácticas para conformar un consejo de administración eficiente

En el camino hacia la gobernanza efectiva, existen principios y prácticas ideales que pueden guiar a un consejo profesional de administración de empresas directo al éxito. Estos son los elementos fundamentales para un buen gobierno corporativo:

1. Roles y responsabilidades: Cada miembro debe tener una comprensión clara de su papel y responsabilidades. Esto ayuda a evitar conflictos y garantiza que todos los integrantes sepan qué se espera de ellos.
2. Estructura y composición: El panorama ideal es conformar el consejo de administración tan diverso como para incluir una variedad de habilidades, experiencias y perspectivas, pero también lo suficientemente pequeño como para permitir que el proceso de tomar decisiones sea fluido y eficiente.
3. Formación continua: Los integrantes deben mantenerse al día con las últimas tendencias y desarrollos en su campo, mientras que la empresa debe proporcionar oportunidades para que puedan formarse continuamente.
4. Comunicación abierta y honesta: Los consejeros tienen que estar dispuestos a discutir abierta y honestamente sobre los problemas y desafíos, siempre comprometidos con la resolución de conflictos de manera constructiva.

Evaluaciones periódicas al consejo de administración

Según el artículo Is Your Board Effective?, publicado en 2022 en Harvard Law School Forum on Corporate Governance, la eficacia y evaluación de los consejos de administración son de gran importancia para todas las partes interesadas en la dirección de una entidad.

A través de una evaluación efectiva, las organizaciones pueden identificar y abordar las áreas de mejora, lo que a su vez puede optimizar los resultados organizacionales. Para ello, es recomendable usar un enfoque de evaluaciones periódicas sistemático y bien estructurado.

Consejos de administración exitosos y su impacto global

Uno de los ejemplos más contundentes de un consejo de administración exitoso, tanto a nivel nacional como internacional, es el de Apple Inc. 

Tras la pérdida de su icónico fundador, Steve Jobs, el consejo de administración de Apple, bajo el liderazgo ejecutivo de Art Levinson, tuvo que navegar por un período de incertidumbre y cambio.

En lugar de desviarse del espíritu de innovación que Jobs había inculcado, el consejo reafirmó su compromiso con esta visión. Una determinación que llevó al desarrollo y lanzamiento de productos revolucionarios como el Apple Watch y los AirPods.

Ambos productos fueron tremendamente exitosos y, junto con el continuo rendimiento sólido del iPhone, aseguraron el crecimiento y la sostenibilidad de Apple en la era posterior al dominio de Jobs.

Ideas clave

El consejo de administración es el responsable de gestionar la dirección estratégica de una empresa. Su competencia va más allá de la supervisión financiera, abarcando aspectos significativos como el análisis de rendimiento y el desarrollo empresarial.

Para que un consejo de administración de empresas públicas logre alcanzar sus objetivos, es recomendable tener roles y responsabilidades bien definidos, diversidad en su composición y formación continua para sus miembros.

La comunicación abierta y honesta es vital para su funcionamiento, así como la transparencia y la responsabilidad, que también son pilares de su gestión.

Realizar evaluaciones periódicas es esencial para mantener la efectividad del consejo, ya que estas pueden ayudar a identificar y abordar espacios corporativos de mejora, lo que a su vez contribuye a alcanzar los resultados organizacionales esperados de un buen gobierno.

Preguntas frecuentes

¿Quién elige al consejo de administración?

Normalmente, los integrantes del consejo de administración son elegidos por los accionistas. En la junta general de accionistas, sus miembros votan para elegir a los profesionales que formarán parte del consejo superior de administración de empresas. 

¿Qué rol cumple el consejo de administración en la toma de decisiones?

El consejo de profesionales de administración de empresas tiene un papel fundamental en las decisiones estratégicas de un negocio. Su función principal es guiar y supervisar a la dirección general, lo que implica tomar decisiones empresariales significativas mediante la aplicación de estrategias corporativas, gestiones de inversiones y operaciones financieras.

Las actas de reunión, también conocidas como “minutas”, son documentos cruciales que proporcionan un registro oficial de lo que se discutió, decidió y asignó durante una reunión. Son una parte esencial del funcionamiento eficiente de cualquier organización.

Sirven como una herramienta valiosa para garantizar la transparencia en un proyecto, facilitar la colaboración y cumplir con los requisitos legales de las empresas durante las reuniones.

Según un estudio de Atlassian, los trabajadores de oficina gastan una media de 31 horas al mes en reuniones no productivas. En contraste a esta estadística, cuando un acta de reunión está bien elaborada, los negocios pueden maximizar la eficacia de las reuniones de la junta directiva, reduciendo la necesidad de repetir y aclarar constantemente los asuntos importantes.

En este artículo, desglosaremos el proceso de cómo hacer un acta de reunión eficiente, lo que ayudará a los ejecutivos corporativos a superar desafíos comunes como restricciones de tiempo, documentación efectiva y cumplimiento legal.

¿Por qué son importantes las actas de reunión?

Las actas de reunión cumplen una serie de funciones vitales en el ámbito empresarial y organizacional, por lo que su importancia en la asamblea no debe subestimarse. Entre las más relevantes están:

Cumplimiento legal

En muchas jurisdicciones y para ciertos tipos de reuniones, especialmente las de las juntas directivas y los accionistas, las actas de reunión son un requisito legal.

Estos documentos oficiales sirven como un registro de las decisiones tomadas y pueden ser utilizados en procedimientos legales o auditorías para demostrar el cumplimiento de la empresa con las leyes y regulaciones pertinentes.

Responsabilidad y transparencia

Las actas de reunión promueven la responsabilidad entre los miembros del equipo al documentar quién se comprometió a hacer qué y cuándo en cada proyecto.

Esto ayuda a evitar malentendidos y a asegurar que todos estén en la misma página en cuanto a las expectativas. Además, las minutas proporcionan un alto nivel de transparencia, al permitir que quienes no pudieron asistir a la reunión entiendan lo que se discutió y decidió.

Documentación y seguimiento

Las actas de reunión son una herramienta de documentación esencial, ya que proporcionan un registro histórico de las decisiones, ideas y planes de acción de la organización.

Ayudan a guiar las acciones futuras y a mantener un seguimiento de los temas y tareas pendientes. Además, pueden ser una valiosa fuente de información para los nuevos miembros del equipo que necesiten ponerse al día.

Cuando las actas de reunión se mantienen de manera eficiente y efectiva, pueden aportar numerosos beneficios a un proyecto y organización, como mejorar la productividad al reducir la necesidad de reuniones de seguimiento, optimizar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo y proporcionar una visión clara y coherente para todos los participantes, lo que se traduce en eficiencia operacional y crecimiento sostenible.

Cómo hacer un acta de reunión

Una de las claves para saber cómo hacer un acta de reunión de trabajo es la preparación previa. Este proceso comienza mucho antes de que la reunión tenga lugar y es fundamental para garantizar que se incluyan todos los detalles relevantes.

Revisar la agenda de la reunión

La agenda debe ser su guía principal para redactar un acta de reunión. Proporciona una visión general de los temas que se van a discutir y puede ayudarle a preparar la estructura de sus actas. Si no hay una agenda disponible, haga lo posible por solicitarla o ayudar a crear una.

Conocer a los participantes

Saber quién asistirá a la reunión le permitirá documentar correctamente en el acta lo que cada participante dijo. Si no está familiarizado con todos los asistentes, considere la posibilidad de obtener previamente la lista de los participantes.

Revisar las actas de reuniones anteriores

Si la próxima reunión es una continuación o seguimiento de una anterior, es útil revisar esa acta de reunión para estar al tanto de cualquier decisión tomada o acción pendiente que pueda surgir.

Preparar una plantilla de acta de reunión

Tener una plantilla estándar para las actas de reunión puede ahorrar tiempo y garantizar la consistencia en la documentación. La plantilla debe tener secciones para la fecha y hora de la reunión, los asistentes, los temas discutidos, las decisiones tomadas y las acciones asignadas.

Roles y responsabilidades durante la elaboración del acta

El proceso de documentar las actas de reunión comienza en el momento en que las reuniones de la junta directiva se ponen en marcha en la asamblea. El papel del redactor de las actas es crítico en este punto y requiere un alto grado de atención y precisión.

• Redactor de las actas: El encargado de redactar un acta tiene la responsabilidad de capturar los puntos clave de la reunión, incluyendo las decisiones tomadas, las acciones asignadas y cualquier punto importante discutido. Debe mantener un registro claro y al mismo tiempo ser capaz de seguir el hilo de la conversación.
• Tomar notas durante la reunión: Al tomar notas en el acta, es preciso utilizar abreviaturas para mantenerse al día con las reuniones. También es crucial no perder de vista los puntos clave y las decisiones tomadas. Recuerde, su objetivo no es transcribir cada palabra, sino documentar la esencia de la reunión.
• Claridad en la escritura: Evite el lenguaje técnico y la jerga, a menos que esté completamente seguro de que todos los miembros del consejo de administración le entenderán. Asegúrese de que las decisiones, las acciones y los responsables de ejecutar las tareas específicas esté claramente indicado en el acta de las reuniones.
• Precisión: Debe ser preciso en sus notas, especialmente cuando se documentan decisiones y asignaciones de tareas del proyecto en las actas. Asegúrese de atribuir declaraciones o ideas a las personas correctas, utilice un lenguaje conciso y evite hacer suposiciones. Si no está seguro de algo, no dude en pedir aclaraciones durante la reunión.

Siguiendo estos consejos, puede asegurarse de que su acta de reunión sea un registro preciso y valioso de lo que se discute y decide en las reuniones.

Estructura de un acta de reunión

En general, las actas de reunión se elaboran siguiendo un modelo de plantilla o estructura estándar que puede variar dependiendo del tipo de reunión y de la empresa. A continuación, se muestra una plantilla con una estructura básica que puede ser útil para su proyecto u organización:

1. Encabezado

Aquí se incluye información básica sobre como hacer un acta de reunion, como el nombre de la organización, el tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, anual), la fecha y la ubicación.

2. Asistencia

En esta sección del acta se registra quién estuvo presente en la reunión, incluyendo los nombres de los participantes y sus roles. También se debe indicar quién estuvo ausente y si se excusó previamente.

3. Orden del día 

Se detalla la agenda de la reunión, es decir, los temas que se planean discutir.

4. Discusiones

Esta es la parte más sustancial para comprender cómo hacer un acta de una reunión. Aquí se registran las discusiones que tuvieron lugar en las reuniones, incluyendo las opiniones de los miembros, los puntos de vista expuestos, las preguntas planteadas, entre otros temas relevantes.

5. Decisiones

El acta también debe documentar todas las decisiones que se tomaron durante la reunión. Esto puede incluir votos, acuerdos y aprobaciones.

6. Acciones a seguir 

Se detallan todas las tareas o acciones que deben llevarse a cabo. Esto incluye quién es responsable de cada acción y cuándo se espera que se complete.

7. Cierre

Esta sección del acta incluye la hora de finalización de la reunión y la fecha de la próxima, si se conoce.

8. Firmas

Dependiendo de la formalidad de la reunión, el acta puede requerir las firmas del presidente y el secretario, o de los miembros que estuvieron presentes.

Como hacer un acta de reunion ejemplo

Esta es una plantilla genérica que puede ser ajustada según las necesidades específicas de su organización o tipo de reunión. Recuerde que para resolver cómo hacer un acta de reunión de asociación debe proporcionar un registro claro y conciso de lo que ocurrió con el consejo de administración.

Responsabilidades posreunión

Las responsabilidades posreunión son fundamentales para asegurar la efectividad y la continuidad de las decisiones tomadas. En primer lugar, es esencial que el acta de reunión se redacte con información oportuna y se distribuya a todos los asistentes de la reunión y a las partes relevantes de la comunidad profesional.

Por otra parte, dependiendo de la organización y el tipo de reunión, puede haber requisitos legales y de cumplimiento asociados con las actas.

Para garantizar el cumplimiento de estos estándares, la persona encargada de redactar el acta debe estar familiarizada con dichas regulaciones. Además, la información debe ser revisada y aprobada por los asistentes de la reunión para garantizar su precisión.

Como lo enfatiza un reporte de Harvard Business Review, el diseño de una agenda efectiva (y, por lo tanto, el modelo de cómo realizar un acta de una reunión) es vital para evitar problemas críticos, como los referentes a la asignación de recursos compartidos y a la optimización de los tiempos de respuesta que, aplicando estos consejos, pueden reducirse al máximo.

Software para reuniones de juntas: una herramienta indispensable

Los software de gestión de reuniones, como iDeals Board, pueden ser extremadamente útiles para mejorar la gestión de las reuniones. Proporcionan un espacio centralizado para el almacenamiento y acceso al acta de reunión, facilitan la comunicación y la colaboración entre las personas y mejoran la seguridad y privacidad del contenido y los documentos.

Estas plataformas ofrecen funciones para el seguimiento de las decisiones y acciones, lo que facilita el cumplimiento de los plazos y las responsabilidades asignadas.

Si está interesado en explorar las opciones de portales de junta, en este enlace puede acceder a un listado de los portales de junta directiva mejor valorados en el mercado.

Ideas clave

El acta de reunión es un documento crucial que permite llevar un registro detallado de lo que se habla y decide en las reuniones.

El redactor del acta tiene la responsabilidad de capturar en la información los puntos clave de la reunión, manteniendo un registro claro y preciso. Al tomar notas, es importante utilizar una versión abreviada para mantenerse al día con la conversación, pero sin perder los puntos clave y las decisiones tomadas.

La escritura del acta debe ser clara, evitando utilizar un lenguaje técnico. El objetivo es ser preciso al documentar las decisiones y sus respectivas asignaciones de tareas.

La estructura estándar de un acta incluye: encabezado, asistencia, orden del día, discusiones, decisiones, acciones a seguir, cierre y firmas.

Después de la reunión, es importante que el acta se distribuya a todos los asistentes de la reunión y a las partes relevantes. El acta también debe cumplir con cualquier requisito legal o de cumplimiento asociado.

Preguntas frecuentes

¿Quién debe tomar las actas de reunión?

Por lo general, la persona que toma las actas de la reunión es el secretario de la junta o el equipo. Si no hay un secretario asignado, la responsabilidad puede recaer en cualquier miembro del equipo designado para esa tarea. Es importante que esta persona tenga buenos hábitos de escucha, habilidades de escritura claras y concisas y una comprensión atinada de lo que se discute para cumplir con éxito la tarea de cómo hacer un acta de reunión de junta directiva.

¿Cómo puedo asegurarme de que las actas de reunión sean claras y precisas?

Para garantizar que las actas de reunión contengan información clara y precisa, es esencial prepararse bien antes de la reunión. Asegúrese de conocer la agenda y cualquier material relevante, para poder seguir la discusión y captar los puntos clave de la información.

Al tomar notas del acta, intente escribir lo suficientemente rápido para mantener el ritmo de la conversación y el tema, pero que a la vez sus notas sean claras y comprensibles. No es necesario transcribir todo lo que se dice; en cambio, puede centrarse en describir a lo largo del acta las decisiones tomadas, las acciones asignadas y cualquier otro punto clave que se discuta.

La junta directiva es el motor que impulsa a las empresas hacia el éxito. Sus funciones, a menudo mal ejecutadas, representan un componente crucial en cualquier organización, que va más allá de las simples reuniones y decisiones de alto nivel. 

De hecho, según “The Board Perspective”, un estudio de McKinsey & Company, las juntas directivas de alta eficacia son una característica común en las empresas que superan a sus pares en términos de rendimiento financiero.

La investigación también revela que las boards of directors más efectivas invierten tiempo en entender la dinámica del negocio, se centran en asuntos estratégicos y se aseguran de que la empresa tenga un equipo sólido de expertos, que le permita superar con éxito los desafíos futuros. 

Estos hallazgos demuestran que no se trata simplemente de un órgano de gobierno, sino de una pieza esencial que puede marcar la diferencia en el panorama competitivo.

Siga leyendo para descubrir cómo la gestión eficiente de una junta directiva juega un rol esencial en el éxito económico y desarrollo empresarial a largo plazo.

¿Qué es una junta directiva?

Una junta directiva es un grupo de individuos elegidos por los accionistas de una empresa para supervisar la gestión y proteger sus intereses. Se conforma como un componente vital en la estructura de una organización, pues es responsable de tomar decisiones estratégicas y establecer políticas corporativas.

La composición de una junta directiva puede variar dependiendo de la empresa y del sector en el que opera. Sin embargo, generalmente incluye un número equilibrado de directores internos (como el CEO o el CFO) y directores externos (que no son empleados de la entidad). Este balance asegura una perspectiva diversa y evita potenciales conflictos de interés.

La mayoría tiene un presidente o un presidente y un CEO. También cuentan con comités especializados (como el Comité de Auditoría, el Comité de Nombramientos y Retribuciones, entre otros) que se encargan de tareas específicas.

El papel de la junta directiva en la gobernanza corporativa es fundamental. Tiene la responsabilidad de supervisar la gestión, asegurando que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, opere de manera ética y cree valor para los accionistas. Este rol incluye la supervisión de la estrategia empresarial, la selección y evaluación del CEO y la supervisión de los riesgos y oportunidades.

¿Por qué es tan importante conformar una junta directiva eficaz?

La eficiencia de la junta directiva de una empresa o asociación puede marcar una diferencia significativa en el desempeño y la dirección. A continuación, exploramos cómo:

La junta directiva como catalizador de valor

Una junta directiva eficaz no solo supervisa las operaciones de la empresa, sino que también le agrega valor al alinear la estrategia corporativa con las metas de los accionistas y grupos de interés. 

A través de su experiencia y juicio, los miembros de la junta pueden proporcionar perspectivas y consejos valiosos que ayuden a la empresa a enfrentar desafíos complejos, además de aprovechar nuevas oportunidades de mercado.

Beneficios de una composición diversa de la junta

La diversidad en la junta directiva de una empresa puede aportar una gama más amplia de perspectivas y experiencias, lo que facilita una toma de decisiones equilibradas. 

Esto puede incluir diversidad de género, etnia, educación y experiencia profesional. Mientras más diversas, son más efectivas en la identificación de riesgos y oportunidades, lo que se traduce en un mejor rendimiento.

El papel crucial de la junta en la toma de decisiones y la supervisión

Los miembros de la junta directiva están en una posición única e ideal para proporcionar supervisión y dirección estratégica. Esto incluye la aprobación de planes estratégicos, la supervisión de la gestión ejecutiva y la toma de decisiones clave relacionadas con asuntos como fusiones y adquisiciones, inversiones financieras y gestión de riesgos. El éxito de esta gestión puede garantizar el éxito a largo plazo.

Tipos de juntas directivas

En el contexto de una empresa, existen varios tipos de juntas directivas que se pueden formar. Cada una tiene un enfoque y un papel específico, variando en función de las necesidades de la organización. Estos son los tres más comunes:

1. Junta directiva pasiva: Cumple principalmente un rol consultivo. En general, sus miembros se limitan a validar y aprobar las decisiones tomadas por la alta dirección de la empresa, basándose en la información presentada por el CEO y otros directores. El CEO es el encargado de dirigir las reuniones y de proporcionar información transparente sobre la situación actual.
2. Junta directiva legitimadora: Si se ha preguntado qué es la junta directiva legitimadora, pero no conoce la diferencia, la respuesta es simple: se caracteriza por estar compuesta principalmente por miembros externos, que suelen ser expertos en su campo o profesionales reconocidos.
   Su presencia aporta una mayor credibilidad a las decisiones de la junta, sobre todo ante los accionistas y otras partes interesadas.
   Dado que no pertenecen a la nómina, es crucial que estén familiarizados con la situación y evolución de la entidad, comprometidos con la toma de decisiones. De esta manera, pueden cumplir con su papel de supervisar a la alta dirección.
3. Juntas Directivas Interventoras: A diferencia de las juntas directivas pasivas o legitimadoras, las interventoras tienen un rol más activo en la gestión empresarial.
   No solo supervisan y mitigan riesgos, sino que también pueden intervenir directamente en la gestión de la empresa. Este tipo de junta es más común en situaciones en las que la empresa enfrenta problemas serios que requieren una intervención directa para corregir su rumbo.
   Es importante notar que el tipo de junta directiva más adecuado para una organización dependerá de varios factores, incluyendo el tamaño de la empresa, su industria, su etapa de crecimiento y la naturaleza de sus desafíos estratégicos y operativos.

Miembros de una junta directiva

Aunque cada junta directiva puede tener su propia estructura, los roles típicos incluyen:

• Presidente: Líder de la junta directiva, encargado de su dirección y representación, de convocar las reuniones y revisar los documentos más importantes de la secretaría y tesorería.
  
• Vicepresidente: Apoya al presidente y asume sus responsabilidades en su ausencia. Este rol puede ser opcional, dependiendo de la estructura de la organización.
  
• Secretario: Responsable de firmar las actas de la reunión, asegurando que todos los procedimientos se realicen de acuerdo con las reglas establecidas y manteniendo un registro de las decisiones tomadas.
  
• Tesorero: Se encarga de las finanzas, incluyendo la elaboración de presupuestos, la contabilidad y la supervisión del cumplimiento de las metas financieras.

Además de estos roles fundamentales, algunas pueden incluir funciones adicionales como las siguientes:

• Directores ejecutivos: Altos ejecutivos de la empresa, como el CEO, que proporcionan una visión interna valiosa y aseguran que la dirección estratégica de la junta esté alineada con las operaciones diarias de la empresa.
  
• Directores no ejecutivos o independientes: Miembros de la junta que no son empleados de la empresa. Proporcionan una perspectiva externa y objetiva que ayuda a mantener altos estándares de gobernanza corporativa.
  
• Directores representantes de los accionistas: Representan a los accionistas de la empresa y aseguran que sus intereses se tengan en cuenta en la toma de decisiones.
  
• Consejeros delegados o generales: Se usan especialmente en empresas europeas. Un consejero delegado o general puede ser el ejecutivo principal de una entidad.

También existen los comités especializados, que se centran en áreas específicas como auditoría, remuneraciones y nominaciones, entre otras.

¿Cuáles son las funciones de una junta directiva? 

Una junta directiva tiene varias funciones clave, que se pueden resumir en las siguientes categorías:

1. Establecimiento de la estrategia y dirección corporativa: Los miembros de la junta directiva trabajan en conjunto para establecer la misión y la visión de la empresa, así como determinar estrategias a largo plazo para lograr estos objetivos.
   
2. Supervisión del desempeño ejecutivo: Supervisa el trabajo de la alta gerencia, incluyendo el CEO, para asegurar que todos estén cumpliendo con los objetivos estratégicos planteados.
   
3. Gestión de riesgos: Los directores deben identificar y evaluar los riesgos potenciales para la organización y asegurarse de que se implementen medidas adecuadas para mitigarlos.
   
4. Cumplimiento legal y ético: La junta directiva es responsable de asegurar que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones pertinentes, siguiendo altos estándares de ética y responsabilidad corporativa.
   
5. Protección de los intereses de los accionistas: Tienen el deber fiduciario de proteger los intereses de los accionistas, manejar de manera efectiva los recursos y asegurar un retorno adecuado sobre la inversión.
   
6. Revisión y aprobación de estados financieros: Debe revisar y aprobar los informes financieros anuales y trimestrales, asegurándose de que reflejen con precisión la situación económica actual.
   
7. Nombramiento y evaluación de altos ejecutivos: La junta selecciona, evalúa y, si es necesario, despide al CEO y otros altos ejecutivos. También establece sus compensaciones económicas y supervisa las sucesiones.

Normas básicas de la junta directiva

Las normas básicas que debe cumplir una junta directiva se basan tanto en la estructura y operación como en los roles y responsabilidades de sus miembros.

• Composición de la junta: Lo ideal es que sus miembros sean profesionales con habilidades y experiencias diversas, que puedan aportar valor en distintas áreas. La diversidad de conocimientos, experiencias y habilidades es crucial para fomentar la creatividad y la innovación.
• Roles y responsabilidades claros: Cada miembro de la junta directiva, incluyendo el presidente, vicepresidente, secretario y tesorero, debe tener roles y responsabilidades específicas. Es necesario que entiendan cuáles son sus deberes y de qué manera sus roles individuales contribuyen al éxito de la organización.
• Reuniones regulares: Las reuniones constantes son importantes para revisar el progreso de la empresa, tomar decisiones estratégicas y abordar los problemas que puedan surgir.
• Transparencia y rendición de cuentas: Otro objetivo importante es dar información clara y precisa, de modo que los accionistas y todas las partes interesadas estén en la misma página. Además, deben rendir cuentas por su desempeño y toma de decisiones.
• Gestión de conflictos de interés: Los integrantes deben ser conscientes de los posibles conflictos de interés y gestionar procedimientos para solucionarlos. Esto puede implicar la abstención de votar en ciertos temas o evitar manifestar abiertamente sus intereses personales o comerciales.

El cumplimiento de estas normas puede ayudar a garantizar que la junta esté bien posicionada para supervisar eficazmente el desempeño de la empresa y tomar decisiones que beneficien a todos los interesados.

Principales desafíos de las juntas directivas

Las juntas directivas afrontan la ardua tarea de gestionar conflictos internos, que pueden surgir de diferencias de opinión o intereses. Además, deben responder ágilmente a las fluctuaciones del mercado y tendencias emergentes, lo cual puede llegar a ser muy estresante. Otro desafío es la sucesión del liderazgo, especialmente cuando no se ha establecido un plan de sucesión claro.

Riesgos en la toma de decisiones

Las decisiones cruciales conllevan riesgos significativos, especialmente las financiaras, que, de salir mal, podrían generar pérdidas económicas. Además, el fracaso en la gestión de los conflictos internos suele afectar el buen ambiente laboral. Por ejemplo, las fallas en la sucesión del liderazgo generalmente provocan que los procesos se retrasen.

Estrategias para mitigar riesgos apropiadamente

Para minimizar estos riesgos, es necesario que la junta directiva implemente un sistema sólido de gobierno corporativo. 

La transparencia y la rendición de cuentas son esenciales para mantener a los accionistas y directivos bien informados y comprometidos con el cumplimiento de los objetivos. 

Realizar evaluaciones del desempeño de la junta de forma regular ayuda a identificar áreas de mejora y permite aprovechar las oportunidades de crecimiento.

Cómo potenciar la eficiencia de una empresa con un software de gestión de juntas directivas

La gestión óptima de una junta directiva requiere eficiencia en la comunicación, organización y toma de decisiones. Los portales de junta directiva, también conocidos como software de gestión de juntas directivas o board portal software, pueden ser extremadamente útiles para cubrir estas necesidades.

Estos portales digitales son herramientas diseñadas para simplificar las reuniones de la junta y mejorar su eficiencia. 

Permiten realizar tareas que incluyen colaboración en tiempo real, compartición segura de documentos y elaboración de actas, facilitando así la planificación estratégica y la discusión de temas importantes. 

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Ideas clave

La junta directiva es el órgano encargado de ejercer la gobernanza corporativa en una organización. 

Está conformada por individuos seleccionados (directores) y su misión esencial es salvaguardar los intereses de los accionistas, supervisando y orientando la estrategia general y el desempeño de la empresa.

Una junta directiva en funciones cruciales debe gestionar la aprobación de políticas estratégicas, la supervisión de la alta dirección, dar garantía del cumplimiento regulatorio y dirigir las acciones ante los riesgos corporativos.

Su composición puede incluir a un presidente, vicepresidente, secretario, tesorero y una mezcla de directores ejecutivos y no ejecutivos, cada uno con roles y responsabilidades específicas.

Algunas de sus responsabilidades son garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la eficacia operativa de un negocio. Su papel es especialmente importante en la gestión de dilemas éticos, conflictos de interés y en la planificación de la sucesión del liderazgo.

Para mejorar la eficiencia y efectividad de la junta, es fundamental utilizar una plataforma o software de gestión de juntas directivas. 

Estas herramientas digitales facilitan la comunicación, colaboración, programación de reuniones, distribución de documentos y realización de votaciones, lo que permite a los miembros centrarse en las funciones directivas de una empresa, especialmente en las estratégicas y de supervisión.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se seleccionan los miembros de la junta directiva?

En general, la constitución de la junta está a cargo de los accionistas de la organización y se realiza durante la Asamblea General de Accionistas. El proceso se basa en la nominación y posterior votación de individuos que poseen habilidades, experiencia y conocimientos relevantes para la estrategia y el sector de la organización. En algunos casos, se pueden utilizar comités de nominación para facilitar este proceso.

¿Cómo se evalúa el desempeño de la junta directiva?

La evaluación del desempeño puede realizarse a través de revisiones periódicas que miden la eficacia de la junta en el cumplimiento de sus responsabilidades clave. Estas revisiones pueden incluir autoevaluaciones, evaluaciones por pares o evaluaciones externas realizadas por consultores independientes. Los criterios de evaluación suelen abarcar aspectos como el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la eficacia de la toma de decisiones, la gestión de riesgos y el cumplimiento regulatorio.

El gobierno corporativo desempeña un papel fundamental en el desarrollo sostenible de las empresas. Su función principal es regular las decisiones y acciones internas, promoviendo la transparencia, la responsabilidad y el buen desempeño como bases de la gestión organizacional.

Su impacto positivo se evidencia en los resultados de la 14ª Encuesta Anual de CEOs PwC Interaméricas, que reveló una relación estadísticamente significativa entre la confianza del cliente y el desempeño financiero. 

Este vínculo pone de manifiesto la importancia del gobierno corporativo como herramienta clave para ganar la lealtad de los clientes, lo que se traduce en sostenibilidad. Un factor que permite obtener resultados financieros satisfactorios a raíz de la buena reputación empresarial.

Pero, ¿por qué el gobierno corporativo se ha convertido en un elemento crucial para una gestión sólida y eficiente? ¿cómo puede su implementación aportar un valor agregado a las estructuras empresariales? 

En este artículo exploraremos los principios y las mejores prácticas del gobierno corporativo. Aprenderá cómo aplicarlo eficientemente para asegurar el éxito y la credibilidad de su compañía en el mercado actual. 

¿Qué es el gobierno corporativo?

El gobierno corporativo puede definirse como un conjunto de reglas, prácticas y procesos que determinan la forma en que las empresas son administradas y controladas. Está diseñado para asegurar la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento de los derechos de los accionistas y demás partes interesadas.

En esencia, busca establecer una estructura de gobernanza sólida que promueva la toma de decisiones eficiente, ética y responsable. Esto incluye la conformación de una junta directiva independiente y competente, que supervise las actividades de la empresa mediante mecanismos de control interno efectivos.

Dentro de su marco de trabajo, debe garantizar que se ejecute una gestión financiera confiable, comprometida con los valores de la organización y enfocada en el cumplimiento de los objetivos planteados, considerando los intereses de sus directivos, accionistas y stakeholders.

¿Cuáles son las normas del gobierno corporativo?

El gobierno corporativo de una empresa se fundamenta en un conjunto de normas que, al integrarlas a la cultura corporativa, potencian la efectividad de la entidad a corto, mediano y largo plazo. Este conjunto de normas por lo general incluye:

1. Transparencia: Una empresa que adopta un buen gobierno corporativo debe proporcionar información clara y accesible sobre sus operaciones, finanzas y decisiones estratégicas, como divulgar informes anuales, estados financieros auditados y políticas de remuneración, entre otros aspectos relevantes.
2. Responsabilidad: También busca asegurar que los directivos de la empresa actúen en beneficio de los accionistas, empleados, proveedores y clientes. Para ello, se deben definir y asignar responsabilidades claras a los equipos de trabajo.
3. Equidad: La equidad es el medio para que todos los miembros sean tratados de manera justa, sin ventajismos. Esto incluye aspectos como la igualdad de oportunidades, la inclusión, la no discriminación y la protección de los derechos de los accionistas minoritarios.
4. Rendición de cuentas: Una buena forma de rendir cuentas a los directivos es establecer mecanismos de auditoría interna y externa, que muestran información detallada sobre las decisiones tomadas y los resultados obtenidos.
5. Cumplimiento normativo: Las compañías deben cumplir con las leyes y regulaciones aplicables en las jurisdicciones donde operen. El gobierno corporativo busca garantizar que se establezcan métodos para asegurarlo y evitar cualquier conducta irregular.
6. Inversiones, fusiones y adquisiciones: Cuando una empresa decide invertir o ejecutar una fusión o adquisición, el gobierno corporativo marca los límites para garantizar que este proceso se realice de manera transparente y equitativa.
7. Nombramiento de ejecutivos: El gobierno corporativo en las organizaciones define normas y procedimientos para el nombramiento de sus ejecutivos y directivos. Estas normas velan por que los candidatos sean calificados y competentes.
8. Planes de sucesión: La normativa estipula promover planes de sucesión para lograr una transición efectiva, en casos de cambio de liderazgo. Para ello, deben identificar a los posibles sucesores y elegir aquellos que puedan favorecer la continuidad y estabilidad de la empresa.

Objetivos del gobierno corporativo

Un negocio que cuenta con un modelo de gobierno corporativo bien establecido y estructurado, puede obtener ventajas competitivas al enfocarse en:

• Promover la eficiencia operativa. Los principios de gobierno corporativo buscan optimizar la eficacia de la empresa evitando posibles conflictos de interés, mejorando la toma de decisiones e implementando regulaciones que ayuden a alcanzar los objetivos.

• Mitigar riesgos y proteger los activos: Su objetivo es identificar y gestionar los riesgos a los que podría enfrentarse la organización, con el fin de proteger los activos y minimizar la posibilidad de fraudes o prácticas corruptas.

• Proteger los derechos de los accionistas. Para que sea posible consolidar un ambiente de tranquilidad y confianza, es imprescindible que los accionistas tengan sus derechos garantizados y que se sientan protegidos dentro de la estructura de la organización. 

• Promover la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. Este objetivo del gobierno corporativo gesta una base sólida para el crecimiento sostenible de la empresa, a través de estrategias enfocadas en aspectos económicos, sociales y ambientales, asegurando así su supervivencia a largo plazo.

Estructura del gobierno corporativo

La estructura del gobierno corporativo está conformada por una serie de componentes y roles clave, entre los que se reparten las responsabilidades y funciones principales dentro de una organización. Algunos de los más importantes son los siguientes:

• Junta directiva. Es el órgano de mayor autoridad en el gobierno corporativo. Está compuesta por miembros independientes, ejecutivos de alto nivel y ocasionalmente por accionistas representativos.

• Comité ejecutivo. Para una mayor eficiencia y enfoque, la junta directiva puede establecer comités ejecutivos especializados que se dediquen a áreas específicas, como auditorías y remuneración.

• Auditores independientes: Son responsables de revisar y evaluar la precisión y confiabilidad de los estados financieros, partiendo de la información proporcionada por la empresa.

• Accionistas: Los integrantes de este grupo selecto son los propietarios de la empresa. Tienen el derecho y la responsabilidad de ejercer el voto en las asambleas generales para aprobar decisiones importantes y elegir a los miembros de la junta directiva.

• Grupos de Interés: Abarcan roles como el de los empleados, clientes, proveedores y comunidades locales, que también juegan un papel fundamental como elementos del gobierno corporativo. Sus opiniones y necesidades deben ser consideradas para garantizar la sostenibilidad y el éxito.

Características de un buen gobierno corporativo

Para que cumpla con los estándares de exigencia de cada entidad, es indispensable que las prácticas de gobierno corporativo estén enfocadas en potenciar al máximo la efectividad de la toma de decisiones. Estas características le ayudarán a gestionarlo de manera apropiada:

Transparencia y divulgación de información

Las empresas deben proporcionar a los accionistas y a los grupos de interés información clara, completa y oportuna sobre su desempeño financiero, estrategias empresariales, riesgos y cumplimiento normativo. La divulgación de información debe ir más allá de los requisitos mínimos legales y ser accesible para todos.

Independencia de la junta directiva

Los miembros de la junta directiva tienen que ser independientes para evitar posibles conflictos de intereses que puedan condicionarlos o comprometer su objetividad en la toma de decisiones. Además, la composición de la junta debe ser equilibrada en cuanto a la diversidad de competencias, habilidades, experiencia y género.

Control interno y gestión de riesgos

Es recomendable que las organizaciones establezcan un sistema de control interno para identificar, evaluar y mitigar los riesgos a los que podrían enfrentarse en determinados escenarios. Para ello, se implementan políticas y procedimientos estrictos de supervisión con revisiones periódicas.

Políticas de remuneración y compensación

Las políticas de remuneración justas y transparentes, alineadas con la estrategia y el desempeño de la organización, generan un ambiente propicio para promover el desarrollo sostenible de la compañía. En la misma medida, se debe evitar que los miembros de la alta dirección obtengan beneficios excesivos o desproporcionados.

Participación activa de los accionistas

Este es otro objetivo clave: apoyar la participación activa de los accionistas en la toma de decisiones mediante reuniones, votaciones y otros encuentros que estimulen el ejercicio de sus derechos. Esto también incluye el diálogo abierto y constructivo entre los accionistas y la junta directiva, para crear una química de interacción en la que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas.

Ética y responsabilidad social

El código de ética y conducta empresarial, al igual que las políticas y prácticas de responsabilidad social corporativa, tienen que estar bien definidas y ejecutarse. Esto garantiza que haya buenas relaciones entre todos los actores que influyen en la empresa, a nivel interno y externo.

Implementar y adherirse a estas características es esencial para promover un gobierno corporativo sólido y responsable. Ponerlas en acción fortalece la confianza de accionistas, inversores y otros grupos de interés en la empresa. Adicionalmente, pueden aumentar la buena reputación y por ende consolidar su sostenibilidad. 

Relación entre gobierno corporativo y sostenibilidad

La sostenibilidad de la organización está estrechamente relacionada con un buen gobierno corporativo por los siguientes puntos:

• Integración de criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Esta integración puede generar beneficios económicos y mejorar la percepción de la empresa ante inversores y clientes.
• Gobierno corporativo y responsabilidad social empresarial (RSE). Abarca la forma en que las compañías asumen la responsabilidad de sus impactos sociales y ambientales, para establecer relaciones de confianza a largo plazo.
• Impacto en la reputación corporativa y la atracción de talento. Una buena reputación y un enfoque sostenible pueden atraer a nuevos profesionales talentosos que lo darán todo por contribuir con el desarrollo de la organización.

Ejemplos de gobierno corporativo

Visualizar algunos ejemplos de buen gobierno corporativo le dará una visión bien fundamentada de lo que representa dentro de la estructura de una empresa:

• Consejo de administración equilibrado: Garantizar una composición equilibrada entre los miembros del consejo de administración, en la que diferentes grupos de interés estén representados por igual.

• Comités especializados: Establecer comités especializados en áreas como auditoría, compensación y nominación, para asegurar que la gestión sea óptima, transparente y confiable.

• Evaluación periódica de la junta directiva: Realizar una evaluación regular y objetiva de los miembros de la junta directiva, para verificar que estén cumpliendo a cabalidad con sus deberes profesionales y fiduciarios.

• Políticas de remuneración justas: Implementar políticas de remuneración que den a los miembros del consejo de administración y a la alta dirección una compensación económica equitativa, acorde con su desempeño y contribución a la empresa.
• Dinámicas de control interno: Establecer procesos efectivos de control interno que permitan a la empresa identificar, prevenir y evitar cualquier posible exposición a riesgos potenciales, prácticas fraudulentas o corrupción.

Consolidar el gobierno corporativo con una Board Room

Utilizar un portal de gestión empresarial, como una Virtual Data Room, es una de las soluciones más factibles para mejorar la toma de decisiones dentro de una organización, ya que permite hacer un seguimiento más preciso de las actividades y procesos relacionados con los casos de gobierno corporativo.

En nuestra página principal, podrá acceder a tablas comparativas y reseñas detalladas sobre cuáles son los mejores proveedores de salas de datos virtuales en el mercado. Allí encontrará la que mejor se adapte a las necesidades específicas de su negocio.

Ideas clave

El gobierno corporativo es esencial para garantizar la transparencia, la responsabilidad y los altos estándares de ética en una organización. 

Al implementar prácticas sólidas y una política de gobierno corporativo, la empresa puede minimizar los riesgos, fortalecer la confianza de sus inversores y asegurar un desempeño exitoso sostenible. 

Para lograrlo, es necesario establecer mecanismos de control interno efectivos, fomentar la participación activa de los accionistas y promover una cultura de integridad entre los equipos de trabajo. 

El sistema de gobierno corporativo no solo es una obligación legal, sino también un marco de normas que otorga ventajas competitivas a las entidades y fortalece su confianza en el mercado.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puede asegurarse el cumplimiento de las normas y regulaciones del gobierno corporativo?

Para asegurar que las regulaciones y las buenas prácticas de gobierno corporativo tengan efecto, puede establecerse un marco de reglas gestionado por un oficial de cumplimiento normativo. Esta figura tendrá la responsabilidad de introducir las políticas internas mediante auditorías periódicas, brindando capacitación sobre las normas a todos los miembros de la empresa.

¿Cuáles son los cargos responsables de gestionar las normas del gobierno corporativo?

Al momento de responder qué es gobierno corporativo, surgen los cargos que tienen mayor responsabilidad en la gestión. Estos suelen ser el presidente o CEO, el secretario ejecutivo, el director u oficial de cumplimiento normativo y la junta directiva, que se encargan de asegurar el seguimiento de las normas legales y corporativas para promover una gobernabilidad eficiente.

Como miembro de la junta directiva, es probable que ya reconozca la importancia de las actas de la reunión. Después de todo, las actas resaltan todos los puntos clave discutidos, las mociones propuestas y las tareas que deben realizarse después de una reunión de la junta.

En esencia, las actas de reuniones le ayudan a mantener un registro completo de cada reunión que tenga.

Por lo tanto, para asegurarse de que usted y su junta estén aprovechando al máximo las actas de reunión, necesita hacer un esfuerzo adicional en su registro. ¡Por suerte para usted, existen las plantillas para actas de reunión que hacen esta tarea más fácil!!

¿Por qué utilizar una plantilla de acta de reunión?

Pero primero, profundicemos en el uso del acta de reunión. Lo que necesita entender es que las actas de reuniones de la junta no son solo un registro para uso personal, de hecho, poseen una gran variedad de beneficios, como los siguientes:

• Son un registro legal. El contenido de las actas de reunión aprobadas es legalmente ejecutable. Son documentos que pueden ser citados, lo que significa que los miembros de la junta podrían ser considerados responsables en caso de una demanda. Entonces, es mejor tratar las actas de reunión como un registro legal válido desde el principio.
• Pueden atraer a inversores. Las actas de reunión de la junta se pueden proporcionar como prueba de progreso a patrocinadores potenciales y a cualquier persona que busque invertir en su empresa. Si se registran de manera efectiva, pueden reflejar la eficiencia y la competencia de su junta directiva.
• Son el plan para futuras decisiones. Pensar en un formato de acta de reunión como un plan es útil, ya que eso es exactamente lo que representa para futuros proyectos. Pueden ser tratadas como una fuente de referencia que consolida todos los temas importantes de los proyectos por venir.

La clave es que las actas de reunión de la junta representan más que simples notas, son esencialmente un punto de referencia multifuncional para eventos futuros relacionados con los directivos.

Sin embargo, todos los beneficios mencionados anteriormente dependen de una cosa: la capacidad de tomar actas de reuniones coherentes, bien organizadas y efectivas. Y ahí es donde entra en juego una plantilla para acta de reunión.

Plantillas para actas de reunión de la junta directiva

La mejor manera de asegurarse de que las actas sean adecuadas y claras es seguir un modelo de acta de reunión estándar.

Pese a que la naturaleza de las minutas varía de reunión en reunión, seguir una plantilla establecida le ayudará a mantener sus registros consistentes. Además, utilizarla le ahorrará tiempo y esfuerzo y también le permitirá centrarse principalmente en qué registrar, en lugar de cómo hacerlo.

Es importante tener en cuenta que un modelo de actas de reunión varía de un consejo de administración a otro. Para mostrar cómo se ve un modelo eficaz, le hemos preparado un ejemplo.

Cómo las actas de reunión pueden ayudar con una resolución de la junta directiva

Tenga en cuenta que las mejores plantillas de actas de reuniones de la junta, como las adjuntas arriba, son las que incluyen todas las decisiones de los miembros. Cuanto más completa sea la plantilla en términos de registro de información, más útil será.

Es ahí donde entran en juego las herramientas en línea para actas de reunión. Le proporcionan plantillas efectivas que pueden ayudarlo a sacar el máximo provecho de sus reuniones de la junta.

Una herramienta en línea para actas de reunión puede ayudarlo a:

• Establecer objetivos para la reunión
• Crear una agenda de reunión
• Seguir una línea de tiempo para sus decisiones
• Automatizar procesos y reducir errores
• Asegurar una colaboración efectiva en los puntos de discusión y las minutas de las reuniones
• Asignar tareas entre los miembros
• Obtener una retroalimentación completa de los participantes

Cuando se logran estos aspectos, se facilita a los miembros de la junta votar y tomar decisiones, tanto en el presente como en el futuro. Por lo tanto, si planea mejorar los procesos de toma de decisiones de su junta directiva y asegurarse de que cada miembro tenga una participación equitativa en la productividad de una reunión, una herramienta en línea para una plantilla de actas de reunión es la solución óptima.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer las actas en una reunión de la junta directiva?

Puede hacer las actas a mano o escribir en un ordenador. Si su empresa utiliza un software para reuniones de la junta directiva, implemente una plantilla uniforme que pueda completar fácilmente en tiempo real.

¿Cuál es la mejor manera de registrar las actas de una reunión de la junta directiva?

El enfoque ideal para registrar las actas es ser conciso y específico. El mejor formato se verá como una serie de puntos debajo de cada tema de discusión. Evite hacer citas textuales e incluir documentos completos. Las transcripciones literales pueden complicar posibles litigios, mientras que los informes y otros archivos se pueden adjuntar a las actas.

¿Cómo redactar las actas de reunión de la junta directiva utilizando una plantilla?

Asegúrese de que su plantilla tenga todos los elementos necesarios según la política de su empresa. La estructura tradicional de las actas de reuniones incluye:

• Ubicación, fecha y hora
• Asistencia en orden jerárquico o alfabético
• Tema de discusión con el nombre del presentador y el tiempo asignado
• Bajo cada tema, anote el resumen de la discusión, las conclusiones, las tareas con sus miembros asignados y los plazos y las notas.

¿Puedo usar una plantilla para elaborar las actas de la junta directiva?

Sí, usar una plantilla puede acelerar y simplificar significativamente la preparación de la reunión y permitirle centrarse en otras tareas administrativas. Solicite a su proveedor de software para reuniones de la junta directiva una muestra de plantilla y asegúrese de que puede modificarla según las preferencias de su empresa.

¿Sabía que las empresas gastan $100 millones de dólares cada año en reuniones innecesarias? Si está buscando formas de mejorar la eficiencia de las reuniones de su junta directiva y hacerlas más productivas, entonces está en el lugar correcto.

Siga leyendo para aprender cómo hacer una agenda de reunión de la junta directiva que repotencie los encuentros y las sesiones de discusión de su equipo de trabajo. Verá consejos de preparación para la reunión, aprenderá a escribir las actas y obtendrá de forma gratuita una plantilla de agenda de reuniones de la junta directiva.

¿Cuál es el orden del día de una reunión de junta directiva?

Una agenda de reunión de la junta sirve como guía para los organizadores de la sesión, ya que proporciona una forma eficiente de navegar por los tópicos de discusión y conducirla hacia el alcance de los objetivos. También sirve como protocolo para el presidente de la junta directiva al incluir una lista ordenada de problemas y de los miembros designados en sus respectivos roles.

Las herramientas en línea, como un software de agenda de reuniones de la junta, pueden ser beneficiosas para ahorrar tiempo y precisar los detalles más importantes. Además, contribuyen a reducir la necesidad de correspondencia, como enviar correos electrónicos y compartir documentos, aumentando así la eficiencia del encuentro de principio a fin.

Asegurar correctamente la preparación de una agenda para una reunión de junta garantiza:

• Planteamiento y solución de problemas urgentes
• Acceso a documentos e informes relevantes
• Asignación de tiempo competente
• Un plan claro para la discusión, minimizando el tiempo perdido

Plantilla de agenda de reunión de la junta directiva

Si quiere saber cómo planificar y optimizar las reuniones de su organización, en esta plantilla de agenda encontrará la respuesta. Es un modelo fácil de usar y personalizable, que podrá adaptar a las necesidades específicas de su negocio. 

Cómo preparar un modelo de agenda de reunión de la junta directiva

La preparación es clave para lograr que las reuniones de la junta directiva sean exitosas. Lo recomendable es comenzar a planificarla unas semanas antes y seguir estos consejos:

1. Preparar informes de comité: Los informes incluyen reportes financieros, actualizaciones, notas y otros documentos. Deben ser compilados por ejecutivos corporativos para poder incluirlos en el programa.
2. Compilar una agenda clara: El secretario de la junta debe proponer los temas a tratar y completar la plantilla de la agenda con elementos de acción, informes, notas y otros. Luego, compilar la agenda, las actas de la reunión anterior y los informes en paquetes para los directivos.
3. Distribuir los paquetes de la junta: Estos paquetes de la junta deben enviarse a los directores por correo electrónico o subirse a una sala de datos virtual segura. La junta deberá recibir la agenda una o dos semanas antes para tener suficiente tiempo de preparación.

¿Cómo usar la plantilla de agenda para la próxima reunión de la junta?

Una vez que termine la reunión, es importante prepararse cuanto antes para la próxima asamblea. Estos puntos le ayudarán a organizarla rápidamente:

1. Utilice las actas de la reunión: Las actas son un registro indispensable de lo que se discutió y acordó en la reunión anterior y le ayudarán a planificar la próxima. Es crucial documentarlas lo antes posible para poder utilizarlas eficazmente.
2. Reutilice el formato de agenda: La misma plantilla de agenda de una reunión le servirá como modelo o formato base para el siguiente encuentro. Podrá sustituir los registros anteriores por los nuevos, ahorrando tiempo y esfuerzo.

¿Cómo crear una agenda para una reunión de la junta?

Si su prioridad es mantener a los participantes enfocados y aprovechar al máximo el tiempo, aprender a crear una agenda para una reunión de la junta le será de gran ayuda. Estas son algunas de las prácticas esenciales que puede considerar:

• Defina el propósito: El propósito principal de la mayoría de las reuniones de la junta es tomar decisiones importantes, pero también se pueden incluir tareas como planificación estratégica, identificación de problemas, asignación de proyectos y evaluación del rendimiento financiero, entre otros.

• Seleccione temas específicos para discutir: Si carece de una agenda detallada, es muy probable que termine perdiendo tiempo en asuntos innecesarios. Por lo tanto, es importante decidir con anticipación qué temas se discutirán y cuáles son los objetivos específicos de cada uno.

• Asigne un orador para cada tema de la agenda: Para garantizar que cada tema se discuta adecuadamente, lo mejor es asignar un orador para cada tema y darles tiempo suficiente para prepararse.

• Establezca los marcos de tiempo para cada punto: En función de mantener la reunión en curso, hay que determinar de antemano el tiempo que se dedicará a cada tema. De este modo, podrá cumplir con los objetivos y evitará que la discusión se extienda más de lo necesario.

Al seguir una estructura clara y ordenada, le será posible elaborar una agenda óptima y contundente. Las secciones más importantes que conforman una plantilla son las siguientes: 

Información de la reunión

Las agendas de la junta contienen el nombre y la dirección de la organización y establecen la fecha, el lugar y la hora en la que se realizará la reunión. Si se trata de una sesión virtual, puede omitir el lugar.

Comienzo de la reunión

La ceremonia de apertura formal comienza cuando el presidente de la junta lo anuncia, saluda a los asistentes y los convoca oficialmente. Luego, el secretario puede tomar las actas de la reunión.

Aprobación de las actas de la reunión anterior

En este apartado se enumeran los archivos de las actas de la reunión anterior. Los miembros de la junta deben aprobarlas mediante votación. El equipo puede discutir sobre las sugerencias, compartir ideas y proponer soluciones.

Un buen indicador de que se ha tenido una excelente agenda de reunión de la junta directiva es cuando los integrantes del equipo dedican un tiempo mínimo a aprobar las actas de la reunión, porque ya las han revisado previamente.

Informes

Aquí se adjuntan los informes del CEO y otros empleados de nivel C, quienes describen el estado actual de la empresa, hitos de proyectos, actualizaciones de progreso comercial y demás aspectos. Es recomendable que los miembros revisen los informes con anticipación para poder hacer preguntas y comentarios específicos.

Asuntos comerciales anteriores

Se exponen los temas y problemas comerciales discutidos durante la reunión anterior, que los participantes deberían recordar y luego aprobar. Si hay sugerencias, los miembros de la junta pueden trasladarlas a la parte de discusión y votar por el resto.

Asuntos de nuevos negocios

Se enumeran los temas de negocios que ameritan discusión de parte de todos los integrantes del consejo. Los participantes pueden debatirlos, aportar sugerencias e ideas nuevas. Aquí también se revisan los problemas organizativos que han quedado pendientes por resolver.

Anuncios

En esta sección se incluyen los asuntos de negocios que no requieren discusión ni revisión, como anuncios y comentarios. Los miembros de la junta pueden presentar temas para futuras reuniones y hacer anuncios relevantes para la organización.

Fin de la reunión

Después de los anuncios, la reunión llega a su fin. Los miembros de la junta agradecen la participación de los asistentes, programan la fecha y hora de la próxima reunión y la clausuran oficialmente.

Cómo elaborar las actas de la reunión utilizando una agenda

Las actas son una herramienta importante para aprovechar al máximo la agenda de la reunión de la junta. Al utilizarlas, se puede evaluar el tiempo dedicado a cada punto, dejar comentarios y asignar tareas. Como resultado, al final de la reunión, se tendrá una lista de tareas y decisiones bien organizada y concisa.

El uso de formatos digitales puede simplificar significativamente el proceso de creación de las notas. Una vez que se haya cerrado oficialmente la reunión, se pueden compartir las actas entre todos los participantes y vincular los documentos relevantes con solo unos clics.

Estos consejos le serán útiles para elaborar las actas de manera fácil y rápida:

Escribir en tiempo real

Mientras muchos secretarios documentan las actas después de la reunión, lo más recomendable es hacerlo durante, cuando la discusión está activa. Y si además escribe directamente en la plantilla de minutas de la junta directiva, le será aún mucho más fácil.

Retener el contexto en tiempo real le ayudará a capturar más detalles. Si se espera a documentar las minutas después de la reunión, existe el riesgo de que se pierda información crucial debido a la curva de olvido del cerebro humano, que suele olvidar el 50% de la información percibida en una hora.

Evitar la subjetividad

Las actas de la reunión son documentos oficiales que deben ser precisos y objetivos. En este sentido, es importante que el secretario registre los hechos directos, tal y como ocurrieron, evitando hacer señalamientos, observaciones personales o juicios de valor. 

Mantener el equilibrio entre detalle y simplicidad

No registre todo lo que dicen o hacen los miembros de la junta directiva. Hacerlo desvía el enfoque en las acciones y decisiones a las discusiones. Escribir con detalle implica concentrarse en los temas de la agenda y en los resultados específicos de la gestión de la junta directiva.

Hacer que las actas sean claras y comprensibles 

Haga que las actas de la reunión sean fáciles de entender para los miembros de la junta que no hayan podido asistir. Indique quién hizo qué en un momento específico y enumere los presentes en la hoja de asistencia. Asegúrese de incluir suficientes detalles que sean fáciles de procesar, para que los futuros miembros de la junta puedan entenderlos claramente.

Plantillas de agenda de reuniones de la junta para diferentes situaciones

Si está buscando ejemplos de agenda para utilizar en las sesiones de su empresa, ha llegado al lugar correcto. A continuación, encontrará una gran variedad de plantillas de agenda de la reunión en inglés, que puede adaptar a distintas situaciones, según las necesidades específicas de su organización:

• Plantilla de agenda de la junta asesora para el minuto de la reunión (en inglés)
• Ejemplo de agenda de reunión anual de la junta (en inglés)
• Plantilla de agenda de reunión de la junta sin fines de lucro (en inglés)
• Plantilla de agenda de la junta directiva de HOA (en inglés)
• Plantilla de reunión de la junta de control de cambios (en inglés)
• Muestra de agenda trimestral para la reunión de la junta (en inglés)

¿Cómo puede una sala de datos virtual ayudar a crear plantillas de agenda?

Para maximizar el valor de una reunión de la junta directiva, una sala de datos virtual (VDR) ofrece un constructor de agendas en forma de plantilla, fácil de usar y personalizable, que puede ayudarle a asignar tareas, programar horarios, compartir documentos y más.

También le será posible automatizar tareas que, de otra manera, podrían resultar tediosas. Al mismo tiempo, optimiza la preparación y los resultados de la reunión de manera organizada. Es posible construir una agenda personalizada desde cero o utilizar una plantilla de agenda de reuniones de junta directiva preconstruida para comenzar de inmediato.

Algunas VDR disponen de plantillas de agenda multipropósito que se pueden personalizar para satisfacer todas las necesidades comerciales de cada empresa, incluyendo:

• Construcción de agendas desde cero
• Uso de plantillas de agenda de reuniones de junta directiva preconstruidas
• Creación de archivos PDF interactivos
• Adición de documentación
• Grabación de audio de la reunión
• Asignación de tiempo para la presentación

Ideas clave

Contar con una agenda de reuniones bien preparada, acompañada de actas y reportes claros, precisos y concisos, es indispensable para que los encuentros de la junta directiva sean productivos. Para lograrlo, lo más recomendable es planificar estratégicamente la agenda y todos sus elementos, utilizando algunos de los ejemplos de agenda de reuniones que le hemos suministrado a lo largo de este artículo.

Además, integrar a su empresa un software para reuniones de juntas como iDeals Board, lo dotará de todas las herramientas digitales necesarias para crear agendas y elaborar actas, entre muchas otras funcionalidades potentes que le ayudarán a simplificar el proceso de preparación, permitiendo una mayor eficiencia y productividad de sus equipos de trabajo durante las asambleas.

FAQ

¿Cómo preparar una agenda para una reunión de la junta directiva?

Comience identificando el propósito de la reunión. Seleccione los temas clave a discutir tomando como referencia el tópico central y asigne un orador a cada tema. Asegúrese de cubrir tanto los negocios pendientes como los nuevos. Por último, asigne un rango de tiempo suficiente para que cada orador pueda plantear su tópico.

¿Qué incluir en una agenda de reunión de la junta?

Los elementos básicos de la agenda de la reunión son la fecha, la hora y el lugar. Luego, necesitará enumerar todos los temas de discusión en el orden en que serán presentados y con los rangos de tiempo asignados. Incluya los nombres de los presentadores para garantizar que todos estén en la misma página. Finalice la agenda con un espacio para comentarios finales, asignación de elementos de acción y la fecha de la próxima reunión.

¿Qué debe estar siempre en una agenda de reuniones?

Una agenda de reunión debe incluir siempre los temas de discusión prioritarios, los nombres de los oradores y los marcos de tiempo asignados. El uso de una plantilla de agenda digital puede ayudarle a garantizar que se incluyan todos los elementos necesarios.

¿Qué no incluir al hacer una agenda de reunión?

La agenda de una reunión de trabajo de la junta no incluye elementos como los nombres de todos los asistentes, ya que esta información se cubre en las actas.

Muchas corporaciones tienen oficinas en varias ubicaciones, con miembros de sus consejos de administración viviendo en todo el país e incluso en el extranjero. Dado que sus agendas suelen estar llenas, reunir a todos cada semana o mensualmente puede ser muy desafiante. Por eso tiene sentido mantener un comité permanente para tomar decisiones entre las reuniones del consejo.

Este equipo también es conocido como el comité ejecutivo. Aunque está formado por directivos de alto nivel, debe reportarse al consejo y seguir prácticas específicas que garanticen operaciones eficientes. Le invitamos a seguir leyendo para descubrir cómo maximizar el valor que un comité ejecutivo puede aportar a su organización.

¿Qué es el comité ejecutivo?

Un comité ejecutivo es un órgano permanente que trabaja en estrecha colaboración con el CEO o el Director Ejecutivo. Elegido por los miembros del consejo, puede reunirse con poco tiempo de anticipación y tiene el poder de actuar con urgencia en nombre de la junta para resolver cualquier crisis.

La lista de miembros del comité generalmente incluye los siguientes puestos:

• Presidente
• Vicepresidente
• Secretario
• Tesorero
• Los líderes de otros comités permanentes y grupos de trabajo ad hoc

El tamaño del comité directivo generalmente depende del alcance de sus responsabilidades y del tamaño de la propia organización. Los resultados de las reuniones del comité ejecutivo siempre deben estructurarse como actas y presentarse ante la junta directiva completa para su evaluación y aprobación.

Principales responsabilidades de un comité ejecutivo

Un comité ejecutivo actúa de acuerdo con los estatutos corporativos para maximizar la eficiencia de las operaciones diarias. Aquí hay un breve resumen de sus deberes, ya que cada comité tendrá diferentes responsabilidades, dependiendo de la industria y las necesidades de la empresa.

• Brindar dirección organizacional para la junta directiva completa y el CEO. El CEO puede resolver una gran variedad de problemas diarios; algunos deberes pueden ser cubiertos por grupos de trabajo ad hoc y comités permanentes; otros pueden ser manejados por el grupo que compone el comité ejecutivo, mientras que ciertas decisiones requieren la atención de la junta directiva completa. El comité debe decidir qué tareas corresponden a cada grupo para preparar la agenda de las reuniones de la junta.
• Evaluar el desempeño de los ejecutivos de nivel C. La junta contrata a los ejecutivos de nivel C para realizar tareas específicas y alcanzar ciertos objetivos. El comité ejecutivo puede supervisar cómo cumplen estas obligaciones para garantizar que los recursos de la empresa sean bien invertidos. Esto es necesario para revisar la compensación de los directivos y ajustarla en consecuencia.
• Nominar y seleccionar a los miembros de la junta. Los miembros de la junta pueden renunciar, jubilarse o las circunstancias pueden requerir aumentar el tamaño del consejo. Mediante la interacción diaria con varios gerentes, el comité ejecutivo puede hacer una lista de candidatos para el consejo y presentarlos para su aprobación en la próxima reunión.
• Asesorar al CEO y ejecutar el poder de la junta entre reuniones. El CEO tiene muchas tareas que realizar y decisiones que tomar. Contar con un grupo de expertos bien coordinado, que trabaje en estrecha colaboración con el CEO, ayuda a lograr una mayor agilidad operativa y a potenciar la capacidad de gestión de crisis.
• Tomar decisiones de emergencia. Las decisiones empresariales suelen tomarse después de una cuidadosa consideración y una amplia discusión, pero a veces se presentan con carácter de urgencia. En situaciones de emergencia, el comité ejecutivo puede actuar de inmediato y permitir que la junta completa juzgue más tarde si sus acciones fueron necesarias, correctas o justificadas.
• Ofrecer entrenamiento y desarrollo profesional para los ejecutivos. Se necesitan líderes para dirigir a la organización en la dirección correcta. Y dado que los líderes se hacen, no nacen, los miembros de la junta siempre deben tener nuevos horizontes a los que aspirar, de lo contrario, podrían convertirse en simples manos levantadas para dar su aprobación. El comité puede supervisar programas de capacitación individualizados para los miembros del consejo, con el objetivo de garantizar que el liderazgo sea efectivo.

Algunas de estas tareas son continuas, algunas son periódicas y otras solo deben hacerse un par de veces al año. La frecuencia con que se reúne el comité ejecutivo está dictada por las necesidades comerciales de la empresa. Una vez al trimestre, varias veces a la semana o tal vez de manera ad hoc, es algo que la entidad debe decidir considerando las funciones del comité ejecutivo.

Pero recuerde, hay ciertas acciones que un comité ejecutivo nunca debería tener permitido hacer:

• Modificar los estatutos. Cualquier cambio en los estatutos debe ser comunicado a la junta directiva completa y aprobado por sus miembros. De lo contrario, se podría concentrar demasiado poder en manos de un pequeño grupo de personas.
• Elegir o remover miembros de la junta. Tales decisiones deben ser tomadas únicamente por la junta completa.
• Contratar o despedir a los ejecutivos de nivel C. Los motivos para realizar este tipo de movimiento deben presentarse ante la junta directiva completa y ser aprobados por ellos.
• Cambiar el presupuesto. Es tarea del consejo completo planificar o ajustar el presupuesto, ya que estas decisiones afectan a toda la empresa. Puede ser tentador dejar la responsabilidad al jefe de finanzas, que también actúa como tesorero y forma parte del comité ejecutivo, pero hacerlo podría tener consecuencias indeseables a largo plazo.
• Cambiar la estructura de la empresa. Buscar una fusión o adquisición, crear un nuevo departamento, reorganizar la estructura existente o cerrar la empresa: cualquiera de estas decisiones requiere la atención de la junta directiva completa.

En resumen, un comité ejecutivo puede ser una herramienta muy influyente para optimizar los flujos de trabajo de su organización. Sin embargo, establecer un comité ejecutivo solo por el hecho de hacerlo no es recomendable. Primero debe asegurarse de que sus futuros roles y responsabilidades estén claramente definidos y que esté completamente equipado para abordar los problemas que surjan en la empresa.

Cómo maximizar la eficiencia de un comité ejecutivo

Suponga que creó un comité ejecutivo y había estado funcionando muy bien, hasta que dejó de hacerlo. ¿Qué debería hacer si se da cuenta de que las reuniones de la junta se convirtieron en una mera formalidad, el comité ejecutivo se volvió un círculo cerrado y el resto del consejo se siente menos valorado y no contribuye tanto como debería?  A continuación verá cinco pasos de sentido común que toda organización debería tomar para aumentar la eficiencia de sus actividades del comité ejecutivo:

• Comience con una discusión sincera. Hable con el CEO, el comité y la junta directiva completa. ¿Los miembros del consejo se sienten profundamente involucrados en los asuntos de la empresa o permitieron que el comité ejecutivo se convirtiera en un grupo elitista que no puede ser removido del poder? En ese caso, es hora de reconstruir la estructura de la junta y reemplazar al comité (si aún tiene el poder de hacerlo, por supuesto…).
• Discuta la reconstrucción de la estructura durante la próxima reunión. Discuta lo que cada miembro del consejo piensa que el comité debería estar haciendo y si actualmente cumple con sus responsabilidades. Estas conversaciones ayudan a descubrir los motivos detrás de la irritación o inacción de los miembros de la junta, así como a resolver cualquier conflicto potencial.
• Analice sus estatutos. Seamos honestos, ¿cuántas veces ha leído los estatutos de su empresa? ¿Quizás hay una cláusula que prohíbe a cualquier persona que no sean los altos funcionarios servir en el comité ejecutivo? ¿O tal vez sus demandas socavan la operación eficiente de sus departamentos?
• Coma un elefante por bocado. Si es posible, intente aumentar el tamaño de la junta y agregue sangre fresca del cuerpo gerencial. Estos nuevos miembros traerán ideas frescas a la mesa y ayudarán a llevar a la empresa en la dirección correcta. Además, esto podría darle suficientes votos para eliminar a los miembros del comité ejecutivo que tienen demasiado poder.
• Tome notas claras de lo que hace cada miembro del consejo. Esto sirve para muchos propósitos a la vez, desde monitorear el progreso del trabajo en fuerzas de tareas específicas, hasta destacar el impacto de este o aquel miembro de la junta que esté cumpliendo con entusiasmo -o descuidando- sus deberes. Leer las actas de las reuniones del comité ejecutivo también es mejor opción antes que intercambiar correos electrónicos interminables.

El último punto es donde entra la tecnología. El software de gestión de reuniones del comité ejecutivo y consejo de administración es un instrumento imprescindible que mantiene organizados todos los documentos, apoya discusiones transparentes, garantiza el cumplimiento de los estatutos y permite que la toma de decisiones sea rápida cuando se necesite.

En la nueva realidad del trabajo remoto, es esencial implementar este tipo de software para garantizar que no se pasen por alto detalles importantes, que todas las decisiones del consejo sean seguidas por todos los miembros y que puedan comunicarse fácilmente dónde y cuando sea necesario. Además, permite a la empresa almacenar y compartir documentos esenciales de manera segura.

Preguntas frecuentes sobre el Comité Ejecutivo

¿Cuál es el papel del Comité Ejecutivo?

El papel del Comité Ejecutivo es proporcionar liderazgo, establecer metas y objetivos, y tomar decisiones importantes en nombre de la organización. También es responsable de supervisar la implementación de las políticas y estrategias acordadas.

¿Cuál es la diferencia entre el Comité Ejecutivo y el Consejo de Administración?

El Comité Ejecutivo es responsable de la gestión diaria de la organización y la implementación de las decisiones tomadas, mientras que el Consejo de Administración es responsable de tomar decisiones estratégicas y supervisar las actividades del Comité Ejecutivo. El Consejo de Administración está compuesto por accionistas, directivos y otros miembros designados.

¿Cómo se lleva a cabo la comunicación entre el Comité Ejecutivo y otros departamentos?

La comunicación entre el Comité Ejecutivo y otros departamentos se realiza a través de reuniones periódicas, informes de progreso, presentaciones y comunicación directa. Los líderes de los diferentes departamentos informan al Comité Ejecutivo sobre el estado de las operaciones y los desafíos que enfrentan.

Las funciones del consejo de administración tienen un rol crucial en la estructura de una organización: guiar a la empresa en la toma de decisiones fundamentales, que la conduzcan hacia el cumplimiento de sus metas y objetivos. 

Este órgano, conformado por un grupo de expertos, se encarga de establecer las políticas generales de la entidad, supervisar la gestión y asegurarse de que se ejecuten los planes y proyectos con éxito.

De allí, que se le considere clave en la estructura, como lo demuestra la Encuesta Global de McKinsey (2017-2021), en la que se evidencia cómo los negocios han comenzado a dedicar más tiempo de trabajo activo a potenciar las funciones del consejo de administración, con el fin de incrementar el impacto de sus acciones a largo plazo y crear valor para los accionistas.

En este artículo, conocerás detalladamente cuáles son las funciones del consejo de administración, por qué es tan importante conformarlo, quiénes lo componen y cómo utilizar un software para reuniones de juntas puede ayudarte a sacarle el máximo provecho. 

Importancia del consejo de administración

La importancia del consejo de administración de empresas radica en su capacidad para adaptarse a los cambios y desafíos del mercado, aprovechando las oportunidades que se le presenten para fomentar el crecimiento y la expansión de la organización. 

Esto propicia que una entidad sea capaz de mantenerse a la vanguardia de su industria y figurar en el entorno empresarial, que se vuelve cada vez más competitivo, complejo y cambiante.  

Para lograrlo, el equipo principal del consejo debe cumplir eficientemente su rol de supervisor, corrigiendo y encaminando cualquier deficiencia o contratiempo que pueda presentarse en la gestión diaria del negocio. 

Funciones del consejo de administración de una empresa

Cuando las obligaciones primordiales del consejo son ejecutadas eficazmente, el desempeño financiero de la empresa evidencia un crecimiento que puede llegar a ser sostenible. A continuación, verás cuáles las funciones de un consejo de administración:

• Cumplir los objetivos de la empresa: La misión de una organización es su razón de ser y el consejo de administración debe plantearse como propósito comunicarla claramente a los empleados y otros stakeholders, para asegurarse de que todos los miembros estén alineados con ella.
  
• Consolidar la identidad corporativa: Al forjar un carácter sólido y coherente para la compañía, se pueden establecer relaciones estrechas y confiables con clientes y empleados. Esto ayudará a la empresa a diferenciarse de la competencia y a construir una marca que sea reconocida en el mercado.
  
• Establecer la dirección estratégica: Determinar los objetivos específicos y los planes de acción necesarios para alcanzarlos es parte de la dirección estratégica, una función primordial del consejo que, en este caso, también tiene como responsabilidad orientar y supervisar a los actores que participan en el proceso.
  
• Conformar y destituir a la junta directiva: Cargos de peso como CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer) y COO (Chief Operating Officer) de la junta directiva, son elegidos y destituidos por el consejo de administración. Se trata de una tarea muy importante, ya que el éxito de la compañía depende en gran medida de la gestión de estos roles.
  
• Controlar y supervisar la gestión: Una vez estén encaminados los proyectos, el consejo de administración debe velar por el control y la supervisión constante de la gestión, para garantizar que las decisiones estratégicas vayan por buen camino.
  
• Crear una empresa sostenible: Poco servirá alcanzar las metas y los objetivos de la entidad si con ello no se asegura un futuro sostenible. En este punto, el consejo tiene como fin establecer planes que se proyecten como exitosos a largo plazo, pudiendo incluso intervenir cuando lo consideren para aplicar cualquier correctivo necesario.
  
• Proyectar y controlar los presupuestos financieros: El consejo también debe establecer y monitorear los presupuestos de la empresa. Esto incluye la asignación de recursos, evaluar oportunidades de inversión, identificar riesgos financieros e implementar medidas para mitigarlos.
  
• Revisar y evaluar las cuentas y los resultados: Mediante la revisión y el análisis de estados financieros, informes de auditoría e informes de gestión, los miembros del consejo determinarán y valorarán el desempeño de la alta dirección del negocio. Estos registros permiten modificar cualquier falla para mejorar los procesos. 

Una herramienta comprobada para que las funciones del consejo de administración puedan cumplirse exitosamente es el uso de un software para reuniones de juntas, como el que ofrece iDeals Board. Esto permite a los equipos de trabajo disponer de un espacio en el que pueden comunicarse, intercambiar ideas, planificar estrategias y ejecutarlas.

¿Cómo está conformado el consejo de administración? 

Los miembros del consejo de administración deben ser profesionales altamente calificados y con experiencia en el ámbito empresarial. Generalmente, las personas que ocuparán los cargos son elegidas por los accionistas de la empresa para representar sus intereses y supervisar la gestión. 

Estos son los cargos más comunes que se utilizan en las organizaciones para conformar un consejo de administración: 

Presidente: Entre las funciones del presidente del consejo de administración están liderar el consejo y garantizar que se cumplan los objetivos estratégicos de la empresa.

Consejeros: Tienen la responsabilidad de tomar decisiones importantes en nombre de los accionistas. Estos pueden ser externos o internos, dependiendo de si son o no empleados de la empresa.

Secretario: Lleva el registro de las reuniones del consejo, para asegurarse de que se cumplan todas las formalidades legales, utilizando recursos como el acta del consejo de administración.

Comités especializados: en algunos casos, el consejo puede crear comités especializados para abordar temas específicos, como finanzas, recursos humanos o tecnología, entre otros. (No sólo, el comité de ejecutivos)

Además de los roles principales, existen otros tipos de consejeros adicionales que no siempre forman parte del consejo de administración, pero pueden llegar a serlo según las necesidades específicas de la entidad. Algunos de los más contratados son consejeros externos, independientes, ejecutivos, dominicales y coordinadores.

Cómo potenciar las funciones del consejo con una plataforma de gestión de reuniones 

Los software de gestión de reuniones, como iDeals Board, ofrecen una amplia gama de características que ayudan a los miembros del consejo de administración a cumplir con sus funciones de manera efectiva. Entre las funcionalidades más útiles destacan:

1. Reuniones de trabajo remotas 

Estos programas están disponibles las 24 horas del día, los siete días de la semana. De esta manera, permiten planificar y realizar todo tipo de reuniones del consejo, junta directiva y demás equipos de trabajo de la empresa, llevando un registro de cada tópico planteado.

2. Comunicación efectiva

Mediante sus encuentros, los empleados y directivos tienen la oportunidad de discutir temas relevantes de actualidad y proyectos a corto, mediano y largo plazo, intercambiando ideas importantes y colaborando entre sí para ejecutar una toma de decisiones acertada.

3. Transferencia de datos rápida y segura

Los documentos son una parte importante e indispensable de las reuniones virtuales. Por ello, programas de juntas como iDeals Board dotan a las empresas de los canales precisos y completos para intercambiar documentos de todo tipo, entre cualquier área de la organización.

4. Toma de decisiones eficiente

Mediante funcionalidades como las votaciones y las encuestas en tiempo real, el software es el canal ideal para facilitar que los procesos de toma de decisiones sean mucho más efectivos y eficientes, al permitir que los miembros del consejo participen de manera integral.

5. Accesibilidad, integración y seguridad

A la plataforma se puede acceder en tiempo real desde cualquier parte del mundo, en todos los dispositivos (móvil, PC, Mac, tablets y otros). A esto se le suma su integración otros sistemas operativos, ejecutados con medidas de seguridad certificadas de cifrado de información.

Ideas clave

El consejo de administración tiene un rol fundamental en cualquier empresa. Su función esencial es supervisar y dirigir la gestión de la compañía, tomando decisiones estratégicas para consolidar el cumplimiento de los objetivos. 

Su participación es determinante para velar por los intereses de los accionistas y demás partes interesadas, como empleados, clientes, proveedores y la sociedad en general. 

Cuando sus responsabilidades se ejecutan de manera correcta, aumenta la estabilidad y viabilidad de la organización mediante valores que la acercan a la innovación y a un desarrollo sostenible. 

La efectividad que tenga el consejo al momento de dirigir y orientar a los equipos de trabajo, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Por tanto, es muy importante que las empresas cuenten con consejos de administración eficaces, comprometidos con los valores que las caracterizan.

FAQ

¿Cómo se evalúa el desempeño del consejo de administración y de sus miembros individuales?

Existen distintas maneras de evaluar el desempeño del consejo de administración, funciones y logros. La autoevaluación es una de ellas y se ejecuta cuando cada miembro hace una valoración de su trabajo. La evaluación por pares se da cuando los miembros del consejo se evalúan entre sí, tanto en lo individual como en lo colectivo. La evaluación externa implica la contratación de un consultor externo especializado que realizará entrevistas individuales, grupales y luego elaborará un informe con sus valoraciones. También existe el benchmarking, que permite comparar los resultados de una gestión con los de otras empresas, para identificar fallas y proponer mejoras de cara al futuro. 

¿Cómo puede una empresa mejorar la eficacia de su consejo de administración?

Entre las medidas más comunes que las empresas pueden ejecutar para mejorar el desempeño del consejo, están: 

1. Establecer de manera clara y directa sus funciones y responsabilidades
2. Conformar a sus miembros considerando diversidad de género, edades, experiencia y habilidades
3. Evaluar la eficacia del consejo periódicamente, considerando la consolidación de planes y proyectos como parámetro fundamental
4. Asegurarse de incluir en la agenda la gestión de riesgos, para proteger los intereses de los accionistas y todas las partes interesadas
5. Utilizar un board portal o software de gestión de reuniones que permita a los miembros del consejo supervisar y orientar a los equipos de trabajo

El secretario de la junta directiva es el encargado de gestionar una amplia gama de tareas con el objetivo de potenciar la colaboración entre los miembros del consejo. Su trabajo es esencial para garantizar que las reuniones de la junta se desarrollen sin problemas.

Para completar con éxito sus responsabilidades, necesita usar herramientas de planificación alternativas a los encuentros de los directivos, como, por ejemplo, un software de reuniones que le permita simplificar y optimizar los procesos, las discusiones, las propuestas y los planes de acción.

¿Qué obtendrás del documento técnico?

Responsabilidades y deberes del secretario de la junta

Las responsabilidades laborales de un secretario de la junta pueden variar moderadamente, dependiendo del tipo de organización, ya que se personalizan según los estatutos y necesidades de cada empresa. 

Sin embargo, en general, las tareas suelen ser las mismas en la mayoría de las entidades:

• Organizar reuniones. Una de las responsabilidades de un secretario ejecutivo es programar y preparar las invitaciones de las reuniones. También crea agendas con los estatutos de la compañía y las distribuye a los miembros, junto con cualquier otra documentación de apoyo.

• Construir comunicación. La persona a cargo de este rol tiene el privilegio de estar en contacto directo con los miembros y los ejecutivos, lo que lo convierte en un puente indispensable para cerrar cualquier brecha de comunicación que pueda existir entre ellos. Si es posible y lo considera necesario, también puede aconsejar a la junta sobre temas específicos.

• Preparación de materiales. Se organizan los materiales de la reunión, como informes y presentaciones, de acuerdo con las directrices de la empresa. Por lo general, estos elementos se distribuyen antes del encuentro, a menos que las regulaciones de la entidad indiquen lo contrario.

• Tomar minutas. El secretario del consejo de administración debe extraer información clave de las reuniones, tomar minutas detalladas y enviarlas a todos los miembros en el plazo de una semana. De esta manera, podrán revisar los puntos clave de las reuniones mientras aún están frescos en su memoria.

• Mantener la documentación. También es crucial que revise y actualice los documentos para asegurarse que contengan información precisa y verificada. Además, es responsable de preservar todos los registros de la reunión aprobados por los directores.

• Informar a los miembros de la junta. Un secretario de la junta informa a los asistentes sobre las decisiones o acciones que pueden afectar sus responsabilidades como miembros y les explica cómo estas aplican a su situación particular. Por ejemplo, se les debería mantener al tanto de los cambios recientes en la legislación o de las leyes pertinentes.

Preguntas frecuentes

¿El secretario de la junta es también un miembro del consejo?

Sí, un secretario de la junta es, ante todo, un miembro del consejo de administración. Además de las responsabilidades específicas de su rol, los secretarios también cumplen con sus deberes administrativos y pueden llegar a ser presidente de la junta, igual que cualquier otro miembro.

¿Cuál es el papel del secretario de la junta?

Se encarga de asumir las tareas administrativas de la gestión de la junta, para garantizar que cada reunión sea fluida y productiva. Algunas de las obligaciones del secretario del consejo de administración son planificar reuniones, distribuir los materiales que se usarán en ellas, construir agendas, llevar un registro de las minutas y ayudar al presidente.

¿Quién puede desempeñar el papel de secretario de la junta?

Cualquier miembro del consejo, excepto el presidente. El cargo de secretario se ejercerá por el período de tiempo requerido y luego se reelegirá. Un expresidente puede ser elegido como secretario, así como un secretario puede convertirse en presidente en el futuro.

¿Cuáles son las responsabilidades de un secretario de la junta?

Las funciones y responsabilidades de un secretario de la junta se aplican con el objetivo de garantizar una colaboración eficiente en una entidad. Esto incluye organizar el horario de los directores para elegir las fechas ideales de las reuniones, distribuir documentación, crear agendas, registrar la asistencia y tomar nota de lo que se discute y planifica en los encuentros. Además, como miembro activo de la junta, también puede proponer mociones, votar y firmar resoluciones. En nuestro documento técnico, encontrarás más detalles.

¿Qué más puedes aprender de nuestro documento técnico?

¿Cómo mejorar la eficiencia de las reuniones virtuales del consejo?

A medida que las organizaciones abrazan la tecnología y el trabajo remoto, las reuniones virtuales o videoconferencias de la junta pueden llegar a ser más comunes que las sesiones presenciales cara a cara. Desafortunadamente, dirigir una reunión remota no es tan fácil, pues, resulta complicado que las reglas puedan cumplirse sin la presencia física de los miembros. 

Para que tu reunión virtual sea exitosa, es necesario que sepas cuáles son las responsabilidades de un secretario. Considera poner en práctica estas recomendaciones: 

1. Crea un calendario de grupo y envíalo a los miembros de la junta, para ayudarlos a planificar su semana. Asegúrate de que confirmen su asistencia.
2. Utiliza un sistema de notificaciones inteligente que envíe mensajes a los participantes, al menos 15 minutos antes de la reunión, para garantizar la puntualidad.
3. Dado que la tecnología de alta calidad es clave para que las reuniones remotas sean efectivas, elige un software de colaboración que les permita utilizar un servicio de mensajería segura, el intercambio de archivos y la votación.
4. Asegúrate de que todos tengan el enlace para unirse a la reunión y comparte cualquier código de acceso o PIN que sea necesario. Confirma que todos los miembros de la junta sepan cómo usar el software. Si es necesario, organiza una sesión de práctica antes de la convocatoria.
5. Establece objetivos claros que se enfoquen en los puntos más importantes y coordina la discusión con base a los temas clave. Intenta eliminar cualquier elemento que obstaculice el progreso y concéntrate en apuntar hacia el objetivo principal.
6. Debido a que la comunicación no verbal es vital para que los miembros se entiendan, adopta una política obligatoria de activar la cámara durante las reuniones. El uso de vídeo puede humanizar las reuniones virtuales y contribuir a la unión del equipo.
7. Prepara una agenda con tiempos establecidos y obtén la aprobación del presidente del consejo. Ten en cuenta que una reunión virtual puede extenderse por más tiempo que una física, así que programa algunos descansos si es posible.
8. Involucra a todos los participantes en las discusiones haciéndoles preguntas específicas. Asegúrate de que la reunión no sea dominada por una parte minoritaria del equipo. Lo ideal es que todos los participantes puedan ofrecer su aporte.
9. Escribe todos los puntos de acción y las fechas límite para distribuirlos entre los miembros de la junta después del encuentro.
10. Reserva 5-10 minutos para dar un resumen de la reunión y determinar cuándo debe programarse la próxima.

Aunque las funciones del secretario del consejo de administración a menudo se subestiman, es uno de los cargos más importantes y determinantes de las empresas.

En pocas palabras, un secretario organiza reuniones eficazmente y garantiza que cada miembro del consejo actúe siguiendo las políticas aprobadas y los estatutos de la organización. El valor de sus responsabilidades no debe pasarse por alto, ya que puede provocar disfunciones en el consejo de administración y pérdidas financieras importantes.

En nuestro documento técnico no solo hablamos de las responsabilidades principales de este rol, también compilamos una lista de las mejores herramientas para la gestión de la secretaría, ¡así que apúrate a leerlo y ponlo en práctica!

En el mundo empresarial, las reuniones de la junta directiva son una parte esencial de la toma de decisiones y la gestión estratégica de una corporación. Para que cada idea expresada y ejecutada tenga un efecto positivo, es indispensable saber cómo redactar un acta del consejo de administración. 

Según un informe publicado en diciembre de 2022 por Cepyme, el 59,6% de las empresas españolas desaparecen antes de cumplir los cinco años de actividad. Este alto índice de disoluciones se debe en gran medida al fracaso en la resolución de problemas y a la falta de una planificación adecuada. 

Las actas del consejo de administración son los documentos que registran por escrito todo lo discutido en las reuniones de la junta: desde retos e inquietudes, hasta soluciones factibles y acciones aplicadas para cumplir las metas en un tiempo determinado. 

Además, representan un importante recurso válido para efectos del marco legal, ya que pueden utilizarse en auditorías y procesos de tribunales. 

Al leer por completo esta guía, aprenderás cómo redactar un acta del consejo de administración, siguiendo unos pasos muy simples con una plantilla de modelo, para que puedas potenciar tu empresa al máximo. 

¿Qué es el acta del consejo de administración?

El acta del consejo de administración es un documento que registra los detalles de las reuniones y las decisiones tomadas por la junta directiva de una empresa durante los encuentros de trabajo, ya que el consejo de administración tiene múltiples funciones. 

Su propósito es proporcionar información clara y precisa de lo que se discutió y acordó, haciendo énfasis en las acciones ejecutadas y por ejecutar, más que en lo que se ha dicho. 

Es esencial para garantizar que todas las partes involucradas en la toma de decisiones tengan una comprensión verídica y explícita de lo que se decidió en la reunión, evitando posibles confusiones o malentendidos en el futuro.

Además, en España, es un documento legalmente vinculante que puede ser utilizado como prueba en caso de una disputa legal y aplica para efectos de una sociedad mercantil, sociedad limitada y otros tipos de firmas comerciales del país.

¿Por qué es importante elaborar un acta del consejo de administración completa y precisa? 

Una de las características fundamentales de un acta de reunión del consejo de administración es que otorga garantías en cuanto a la transparencia y responsabilidad de la gestión de una empresa. 

Al llevar este registro detallado, los miembros de la junta pueden estar seguros de que están cumpliendo con sus deberes, resguardando los intereses de la corporación. 

Por tanto, podemos afirmar que ayuda a fomentar una cultura de honestidad, integridad y responsabilidad empresarial, algo beneficioso para la reputación de la organización.

Sin embargo, esto solo es posible si se sabe cómo hacer un acta de reunión del consejo de administración de manera completa y precisa. 

Cuando la documentación de las reuniones es deficiente, puede haber consecuencias negativas, dando lugar a escenarios perjudiciales para la entidad, como los siguientes: 

1. Problemas de cumplimiento: Si una empresa no mantiene registros precisos y actualizados de sus transacciones y operaciones, puede tener dificultades para cumplir con las regulaciones y normativas aplicables, provocando multas y sanciones financieras.
2. Reclamaciones de los empleados: Cuando los empleados presentan una reclamación legal, la empresa se ve en la obligación de proporcionar documentos relevantes para apoyar su caso. Si no tiene qué presentar, puede verse en una situación desfavorable en el juicio.
3. Responsabilidad fiscal: Para el secretario, saber cómo debe redactar el acta del consejo de administración es útil para mantener registros de ingresos y gastos. Si no, puede tener dificultades para calcular sus impuestos y declararlos.
4. Litigios: En las disputas legales, los documentos que respaldan a la organización pueden ser cruciales para resolver los casos. Si no puede proporcionarlos, perdería el litigio y se enfrentaría a consecuencias financieras y legales.
5. Pérdida de contratos: Si los registros de operaciones y transacciones son imprecisos y están desactualizados, la empresa tendría problemas para demostrar su experiencia y habilidades a clientes potenciales, perdiendo oportunidades de negocio y contratos.

¿Cómo se debe redactar el acta del consejo de administración? 

La redacción del acta del consejo de administración óptima y eficiente es clave para garantizar los buenos resultados de una gestión empresarial a largo plazo. 

A continuación, encontrarás algunos elementos imprescindibles para incluir en tus actas:

1. Fecha, hora y lugar de la reunión: Especifica el día, mes y año, la hora de la reunión y el lugar donde se ha celebrado. 
2. Lista de asistentes: Incluye nombre, apellido y cargo de todas las personas que participaron en la reunión del consejo. 
3. Agenda de tópicos de discusión: Cada uno de los temas por tratar deben ser mencionados y explicados. Esto será de gran utilidad al momento de hacer una auditoría o para efectos de una disputa legal.
4. Decisiones tomadas: También es crucial registrar cualquier acción acordada, incluyendo siempre los resultados de las votaciones con sus respectivas decisiones, sin excepción. 
5. Firma y aprobación del acta: Referente a los miembros del consejo de administración, asegúrate de que todos los que hayan asistido firmen y aprueben el acta. Esto es fundamental para validar su contenido y garantizar su autenticidad.

Y para complementar cada uno de estos cinco puntos clave, sigue estos consejos:

– Al realizar un acta del consejo de administración, utiliza un lenguaje preciso y objetivo. Evita emitir juicios de valor u opiniones personales que puedan generar conflictos internos.

– Incluye información relevante sobre el cierre de la reunión, pues, muchos de los temas tratados en esta parte, suelen quedar pendientes para profundizar y resolver en futuras reuniones.

– Mantén un registro frecuente de las reuniones, para garantizar la transparencia y responsabilidad en la gestión a largo plazo.

Modelo de acta de la reunión del consejo de administración

Ahora veamos un ejemplo de acta del consejo de administración, que puedes utilizar como modelo o plantilla para documentar todas las reuniones del consejo de administración de tu empresa, rellenando los espacios respectivos con tus propias minutas. 

¡Ahora tienes todo lo necesario para redactar las actas! Recuerda adaptar este modelo a las necesidades específicas de tu empresa y asegurarte de cumplir con todos los requisitos legales y formales.

¿Cómo preparar los temas por tratar en el acta del consejo de administración antes de la reunión?

Preparar el acta del consejo de administración previo a una reunión de la junta directiva facilitará al secretario encargado de la gestión del acta la toma de notas y la redacción posterior de los puntos.

Para crear con éxito tus pautas, haz una lista de los tópicos principales por los que se ha convocado el encuentro. Jerarquiza cada tema, de manera que se traten primero los más importantes. Asegúrate de incluir en cada tópico una descripción detallada. 

Ideas clave

Redactar de manera precisa y objetiva tus actas te permitirá elevar al máximo las competencias de la empresa, en cuanto a la gestión corporativa y la toma de decisiones. 

Llevar un registro constante de las minutas discutidas y las acciones ejecutadas establecerá procesos claros y confiables a nivel interno, fortaleciendo los vínculos entre clientes, accionistas y ‘stakeholders’. 

Otro recurso muy valioso es utilizar un software para reuniones de juntas, como iDeals Board, que puede ser de gran ayuda para alcanzar con éxito los objetivos de las empresas. 

Podrás gestionar efectivamente todos los procesos comunicativos entre los equipos de trabajo, mediante el acceso a una plataforma digital disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 

FAQ

¿Cuál es la diferencia entre el acta del consejo de administración y el acta de la junta de accionistas?

Esencialmente, ambas actas persiguen el mismo fin: documentar los temas discutidos y las acciones ejecutadas durante una reunión. La diferencia está en los miembros que participan en cada una de ellas. En el primero, los actores son los integrantes de la junta directiva. En el segundo, participan los accionistas. Otro modelo de registro similar es el de las actas de acuerdo de la asamblea general.

¿Es obligatorio crear un acta del consejo de administración?

Que sea obligatorio o no depende de las leyes específicas de cada país y jurisdicción. En España, es obligatorio porque así lo estipula la Ley de Sociedades de Capital (LSC). De cualquier forma, es recomendable contar siempre con estas actas, ya que aportan credibilidad en el cumplimiento de los estándares de transparencia, confiabilidad y responsabilidad empresarial.