Cómo hacer actas de reunión efectivas y concisas para optimizar la gestión corporativa

Las actas de reunión, también conocidas como “minutas”, son documentos cruciales que proporcionan un registro oficial de lo que se discutió, decidió y asignó durante una reunión. Son una parte esencial del funcionamiento eficiente de cualquier organización.

Sirven como una herramienta valiosa para garantizar la transparencia en un proyecto, facilitar la colaboración y cumplir con los requisitos legales de las empresas durante las reuniones.

Según un estudio de Atlassian, los trabajadores de oficina gastan una media de 31 horas al mes en reuniones no productivas. En contraste a esta estadística, cuando un acta de reunión está bien elaborada, los negocios pueden maximizar la eficacia de las reuniones de la junta directiva, reduciendo la necesidad de repetir y aclarar constantemente los asuntos importantes.

En este artículo, desglosaremos el proceso de cómo hacer un acta de reunión eficiente, lo que ayudará a los ejecutivos corporativos a superar desafíos comunes como restricciones de tiempo, documentación efectiva y cumplimiento legal.

¿Por qué son importantes las actas de reunión?

Las actas de reunión cumplen una serie de funciones vitales en el ámbito empresarial y organizacional, por lo que su importancia en la asamblea no debe subestimarse. Entre las más relevantes están:

Cumplimiento legal

En muchas jurisdicciones y para ciertos tipos de reuniones, especialmente las de las juntas directivas y los accionistas, las actas de reunión son un requisito legal.

Estos documentos oficiales sirven como un registro de las decisiones tomadas y pueden ser utilizados en procedimientos legales o auditorías para demostrar el cumplimiento de la empresa con las leyes y regulaciones pertinentes.

Responsabilidad y transparencia

Las actas de reunión promueven la responsabilidad entre los miembros del equipo al documentar quién se comprometió a hacer qué y cuándo en cada proyecto.

Esto ayuda a evitar malentendidos y a asegurar que todos estén en la misma página en cuanto a las expectativas. Además, las minutas proporcionan un alto nivel de transparencia, al permitir que quienes no pudieron asistir a la reunión entiendan lo que se discutió y decidió.

Documentación y seguimiento

Las actas de reunión son una herramienta de documentación esencial, ya que proporcionan un registro histórico de las decisiones, ideas y planes de acción de la organización.

Ayudan a guiar las acciones futuras y a mantener un seguimiento de los temas y tareas pendientes. Además, pueden ser una valiosa fuente de información para los nuevos miembros del equipo que necesiten ponerse al día.

Cuando las actas de reunión se mantienen de manera eficiente y efectiva, pueden aportar numerosos beneficios a un proyecto y organización, como mejorar la productividad al reducir la necesidad de reuniones de seguimiento, optimizar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo y proporcionar una visión clara y coherente para todos los participantes, lo que se traduce en eficiencia operacional y crecimiento sostenible.

Cómo hacer un acta de reunión

Una de las claves para saber cómo hacer un acta de reunión de trabajo es la preparación previa. Este proceso comienza mucho antes de que la reunión tenga lugar y es fundamental para garantizar que se incluyan todos los detalles relevantes.

Revisar la agenda de la reunión

La agenda debe ser su guía principal para redactar un acta de reunión. Proporciona una visión general de los temas que se van a discutir y puede ayudarle a preparar la estructura de sus actas. Si no hay una agenda disponible, haga lo posible por solicitarla o ayudar a crear una.

Conocer a los participantes

Saber quién asistirá a la reunión le permitirá documentar correctamente en el acta lo que cada participante dijo. Si no está familiarizado con todos los asistentes, considere la posibilidad de obtener previamente la lista de los participantes.

Revisar las actas de reuniones anteriores

Si la próxima reunión es una continuación o seguimiento de una anterior, es útil revisar esa acta de reunión para estar al tanto de cualquier decisión tomada o acción pendiente que pueda surgir.

Preparar una plantilla de acta de reunión

Tener una plantilla estándar para las actas de reunión puede ahorrar tiempo y garantizar la consistencia en la documentación. La plantilla debe tener secciones para la fecha y hora de la reunión, los asistentes, los temas discutidos, las decisiones tomadas y las acciones asignadas.

Roles y responsabilidades durante la elaboración del acta

El proceso de documentar las actas de reunión comienza en el momento en que las reuniones de la junta directiva se ponen en marcha en la asamblea. El papel del redactor de las actas es crítico en este punto y requiere un alto grado de atención y precisión.

• Redactor de las actas: El encargado de redactar un acta tiene la responsabilidad de capturar los puntos clave de la reunión, incluyendo las decisiones tomadas, las acciones asignadas y cualquier punto importante discutido. Debe mantener un registro claro y al mismo tiempo ser capaz de seguir el hilo de la conversación.
• Tomar notas durante la reunión: Al tomar notas en el acta, es preciso utilizar abreviaturas para mantenerse al día con las reuniones. También es crucial no perder de vista los puntos clave y las decisiones tomadas. Recuerde, su objetivo no es transcribir cada palabra, sino documentar la esencia de la reunión.
• Claridad en la escritura: Evite el lenguaje técnico y la jerga, a menos que esté completamente seguro de que todos los miembros del consejo de administración le entenderán. Asegúrese de que las decisiones, las acciones y los responsables de ejecutar las tareas específicas esté claramente indicado en el acta de las reuniones.
• Precisión: Debe ser preciso en sus notas, especialmente cuando se documentan decisiones y asignaciones de tareas del proyecto en las actas. Asegúrese de atribuir declaraciones o ideas a las personas correctas, utilice un lenguaje conciso y evite hacer suposiciones. Si no está seguro de algo, no dude en pedir aclaraciones durante la reunión.

Siguiendo estos consejos, puede asegurarse de que su acta de reunión sea un registro preciso y valioso de lo que se discute y decide en las reuniones.

Estructura de un acta de reunión

En general, las actas de reunión se elaboran siguiendo un modelo de plantilla o estructura estándar que puede variar dependiendo del tipo de reunión y de la empresa. A continuación, se muestra una plantilla con una estructura básica que puede ser útil para su proyecto u organización:

1. Encabezado

Aquí se incluye información básica sobre como hacer un acta de reunion, como el nombre de la organización, el tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, anual), la fecha y la ubicación.

2. Asistencia

En esta sección del acta se registra quién estuvo presente en la reunión, incluyendo los nombres de los participantes y sus roles. También se debe indicar quién estuvo ausente y si se excusó previamente.

3. Orden del día 

Se detalla la agenda de la reunión, es decir, los temas que se planean discutir.

4. Discusiones

Esta es la parte más sustancial para comprender cómo hacer un acta de una reunión. Aquí se registran las discusiones que tuvieron lugar en las reuniones, incluyendo las opiniones de los miembros, los puntos de vista expuestos, las preguntas planteadas, entre otros temas relevantes.

5. Decisiones

El acta también debe documentar todas las decisiones que se tomaron durante la reunión. Esto puede incluir votos, acuerdos y aprobaciones.

6. Acciones a seguir 

Se detallan todas las tareas o acciones que deben llevarse a cabo. Esto incluye quién es responsable de cada acción y cuándo se espera que se complete.

7. Cierre

Esta sección del acta incluye la hora de finalización de la reunión y la fecha de la próxima, si se conoce.

8. Firmas

Dependiendo de la formalidad de la reunión, el acta puede requerir las firmas del presidente y el secretario, o de los miembros que estuvieron presentes.

Como hacer un acta de reunion ejemplo

Encabezado modelo Nombre de la Organización  Tipo de Reunión  Fecha:  Hora de inicio:  Lugar:  Asistencia Nombre Rol en la reunión Presente/Ausente Orden del día 1. 2. 3. Discusiones Tema 1:  Resumen de la discusión, puntos de vista presentados, preguntas planteadas, etc. Tema 2:  Resumen de la discusión, puntos de vista presentados, preguntas planteadas, etc. -Continúa según sea necesario- Decisiones Decisión 1:  Descripción de la decisión, cómo se llegó a ella, cualquier votación o acuerdo relacionado. Decisión 2:   Descripción de la decisión, cómo se llegó a ella, cualquier votación o acuerdo relacionado. -Continúa según sea necesario- Acciones a seguir Acción Responsable Fecha de finalización Cierre Hora de finalización:  Fecha de la próxima reunión: Firmas Presidente: ________________________  Secretario: ________________________  Continúa la plantilla con las firmas de todos los miembros presentes si es necesario.

Esta es una plantilla genérica que puede ser ajustada según las necesidades específicas de su organización o tipo de reunión. Recuerde que para resolver cómo hacer un acta de reunión de asociación debe proporcionar un registro claro y conciso de lo que ocurrió con el consejo de administración.

Responsabilidades posreunión

Las responsabilidades posreunión son fundamentales para asegurar la efectividad y la continuidad de las decisiones tomadas. En primer lugar, es esencial que el acta de reunión se redacte con información oportuna y se distribuya a todos los asistentes de la reunión y a las partes relevantes de la comunidad profesional.

Por otra parte, dependiendo de la organización y el tipo de reunión, puede haber requisitos legales y de cumplimiento asociados con las actas.

Para garantizar el cumplimiento de estos estándares, la persona encargada de redactar el acta debe estar familiarizada con dichas regulaciones. Además, la información debe ser revisada y aprobada por los asistentes de la reunión para garantizar su precisión.

Como lo enfatiza un reporte de Harvard Business Review, el diseño de una agenda efectiva (y, por lo tanto, el modelo de cómo realizar un acta de una reunión) es vital para evitar problemas críticos, como los referentes a la asignación de recursos compartidos y a la optimización de los tiempos de respuesta que, aplicando estos consejos, pueden reducirse al máximo.

Software para reuniones de juntas: una herramienta indispensable

Los software de gestión de reuniones, como iDeals Board, pueden ser extremadamente útiles para mejorar la gestión de las reuniones. Proporcionan un espacio centralizado para el almacenamiento y acceso al acta de reunión, facilitan la comunicación y la colaboración entre las personas y mejoran la seguridad y privacidad del contenido y los documentos.

Estas plataformas ofrecen funciones para el seguimiento de las decisiones y acciones, lo que facilita el cumplimiento de los plazos y las responsabilidades asignadas.

Si está interesado en explorar las opciones de portales de junta, en este enlace puede acceder a un listado de los portales de junta directiva mejor valorados en el mercado.

Ideas clave

El acta de reunión es un documento crucial que permite llevar un registro detallado de lo que se habla y decide en las reuniones.

El redactor del acta tiene la responsabilidad de capturar en la información los puntos clave de la reunión, manteniendo un registro claro y preciso. Al tomar notas, es importante utilizar una versión abreviada para mantenerse al día con la conversación, pero sin perder los puntos clave y las decisiones tomadas.

La escritura del acta debe ser clara, evitando utilizar un lenguaje técnico. El objetivo es ser preciso al documentar las decisiones y sus respectivas asignaciones de tareas.

La estructura estándar de un acta incluye: encabezado, asistencia, orden del día, discusiones, decisiones, acciones a seguir, cierre y firmas.

Después de la reunión, es importante que el acta se distribuya a todos los asistentes de la reunión y a las partes relevantes. El acta también debe cumplir con cualquier requisito legal o de cumplimiento asociado.

Preguntas frecuentes

¿Quién debe tomar las actas de reunión?

Por lo general, la persona que toma las actas de la reunión es el secretario de la junta o el equipo. Si no hay un secretario asignado, la responsabilidad puede recaer en cualquier miembro del equipo designado para esa tarea. Es importante que esta persona tenga buenos hábitos de escucha, habilidades de escritura claras y concisas y una comprensión atinada de lo que se discute para cumplir con éxito la tarea de cómo hacer un acta de reunión de junta directiva.

¿Cómo puedo asegurarme de que las actas de reunión sean claras y precisas?

Para garantizar que las actas de reunión contengan información clara y precisa, es esencial prepararse bien antes de la reunión. Asegúrese de conocer la agenda y cualquier material relevante, para poder seguir la discusión y captar los puntos clave de la información.

Al tomar notas del acta, intente escribir lo suficientemente rápido para mantener el ritmo de la conversación y el tema, pero que a la vez sus notas sean claras y comprensibles. No es necesario transcribir todo lo que se dice; en cambio, puede centrarse en describir a lo largo del acta las decisiones tomadas, las acciones asignadas y cualquier otro punto clave que se discuta.